factures fournisseurs

10 choses à savoir sur les factures fournisseurs

Les factures sont un aspect essentiel des finances de toute entreprise. Tu dois savoir quand les factures arrivent, à combien elles s’élèvent et qui est le fournisseur. Cet article vous donnera toutes les informations dont vous avez besoin sur les factures des fournisseurs, et comment les gérer au mieux.

Le monde a radicalement changé au cours du siècle dernier et nous avons assisté depuis à une croissance exponentielle de notre économie et de nos technologies. L’un des principaux moteurs de ce changement est dû aux progrès des systèmes de transport qui ont permis d’intensifier les échanges commerciaux entre les entreprises. En revanche, si l’on constante une évolution sensible sur les processus d’échanges BtoB, la gestion des factures elle, reste encore pour la majorité des entreprises un processus très manuel. Mais que doit contenir une facture fournisseur précisément ? À quoi ressemblent-elles ? Comment les enregistrer en comptabilité ? Faut-il les conserver une fois celles-ci payées ? Si oui, combien de temps ? On fait le point.

1) Elles ont une valeur comptable indispensable

En comptabilité, les factures sont des enregistrements des transactions entre une entreprise et ses fournisseurs. Il y a généralement une quantité et un prix unitaire convenus pour chaque transaction qui sont enregistrés sur la facture. Ces informations seront utilisées pour créer un bilan avec les actifs, les passifs et les capitaux propres ainsi que les bénéfices non distribués ou le revenu net, selon que ce sera la saison des impôts ou non. Le compte du coût des marchandises vendues doit aussi contenir le montant total de la facture.

2) Elles ne servent pas qu’au paiement des fournisseurs

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, elle peut prendre l’une des trois mesures suivantes : payer le fournisseur, utiliser la facture comme un actif pour emprunter de l’argent à une banque ou émettre des actions afin de financer le paiement de la facture du fournisseur.

3) Les PME règlent en moyenne leurs factures avec 18,6 jours de retard en 2020

… Contre 10,9 jours en 2020. Une hausse qui s’explique notamment par la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19. Selon l’Observatoire des délais de paiement, les retards de paiement amputent les PME de 19 milliards d’euros de trésorerie.

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4) Elles ont une quadruple utilité

La facture est un justificatif à la fois commercial, comptable, juridique et fiscal. Elle sert aussi bien à la création des bilans comptables de la société qu’au calcul de sa base imposable pour la déclaration de revenus.

5) Il existe des sociétés spécialisées dans le recouvrement des factures fournisseurs

La plupart des entreprises sont soit facturées directement par les fournisseurs avec lesquels elles font affaire, soit elles ont un intermédiaire qui se charge de facturer eux-mêmes les clients. De plus en plus d’entreprises font appel à des sociétés spécialisées dans le recouvrement des créances clients pour s’assurer d’être réglées dans les temps.

? Lire aussi : Comment se faire payer une facture impayée ?

6) Elles sont rarement traitées une par une 

Les factures sont généralement traitées par lots selon un calendrier prédéterminé et un numéro de facture leur est attribué afin qu’elles puissent être facilement identifiées par date, fournisseur et produit ou service.

7) Avec Libeo, le paiement des factures se fait en un clic

Lorsque vous êtes prêt(e) à payer les factures de vos fournisseurs avec Libeo, il suffit de les trouver dans le tableau de bord de Libeo et de cliquer sur « Payer« . Le paiement se fait ensuite automatiquement et sans IBAN, grâce à la solution IBANless et à l’application SEPAmail Diamond.

8) Et plusieurs modes de règlement sont possibles

Avec Libeo, vous pouvez aussi choisir parmi plusieurs modes de paiement :

  • Immédiat,
  • À échéance,
  • Paiement d’un acompte dans un premier temps,
  • Paiement en masse de plusieurs factures.

9) On peut même choisir sa date de paiement

Une autre caractéristique de Libeo est que vous pouvez définir une date d’échéance pour la facture. Libeo vous enverra des rappels lorsque vos factures approcheront de leur date limite de paiement.

10) Gérer et payer ses factures devient facile avec Libeo

La gestion des factures est facile avec Libeo :

  • Importer, contrôler et payer des factures ;
  • Trouver les transactions passées par date, fournisseur ;
  • Suivre vos flux de trésorerie en temps réels
  • Télécharger à tout moment les listes des anciennes transactions pour faciliter la gestion des comptes fournisseurs.

Payer ses factures fournisseurs avec Libeo

Pour résumer, les factures fournisseurs d’une entreprise sont des documents précieux, à conserver pendant au moins 10 ans. C’est là une obligation légale : en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, une entreprise doit pouvoir produire n’importe quel justificatif (facture, devis, bon de commande) jusqu’à 10 ans après archivage. Le paiement des factures est une tâche chronophage, souvent effectuée manuellement, ce qui donne lieu à de nombreuses erreurs de saisie et de doublons. D’où l’avantage d’utiliser une solution automatisée comme Libeo, qui permet de récupérer automatiquement toutes ses factures pour les centraliser avant de les régler.

Libeo utilise la reconnaissance automatique des factures, communément appelée OCR, pour saisir les informations contenues dans la facture (noms, montants, identité du fournisseur, numéro de TVA, etc.). En réduisant le nombre d’interactions humaines, Libeo réduit aussi le risque d’erreurs et de fraudes. Les factures sont traitées et payées plus rapidement, de façon

Libeo est une solution automatisée qui capture toutes tes factures, élimine le processus manuel de saisie des informations de la facture (noms, montants, identité du fournisseur), transfère ces informations au logiciel de comptabilité avec lequel il s’intègre grâce à diverses intégrations comme QuickBooks ou Cegid. De cette façon, vous pouvez combiner le paiement et la comptabilité en un seul processus unique !

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