documents comptables

Les différents documents comptables en entreprises

À chaque exercice social, l’entreprise doit obtenir et conserver différents documents qui retracent l’ensemble de ses mouvements comptables. Ils assurent donc la transparence des finances de l’entreprise et lui permettent d’évaluer sa santé financière.

Tenir ses documents comptables est également une obligation légale à laquelle doivent se soumettre les entreprises.

QUELLES SONT LES LIVRES COMPTABLES INDISPENSABLES EN ENTREPRISE ?

Les livres comptables permettent à l’entreprise de retranscrire fidèlement les opérations financières réalisées. Ces documents comptables offrent une visibilité sur les activités menées par l’entreprise et sur l’état de son patrimoine.

LE LIVRE-JOURNAL

À l’exception des micro-entreprises, toutes les entreprises doivent tenir un livre-journal. Ce document comptable essentiel permet d’obtenir une chronologie jour après jour des transactions réalisées par l’entreprise. Si les opérations effectuées sont de nature très différentes, elles peuvent être saisies dans des journaux différents, tels qu’un journal des achats, un journal des ventes ou encore un journal de banques.

Bon à savoir : si vous décidez de réaliser plusieurs journaux, il faudra tout de même rassembler l’ensemble des informations qu’ils contiennent dans un livre-journal général.

LE GRAND LIVRE

Comme le livre-journal, le Grand livre est un document comptable obligatoire. Il reprend les informations contenues dans le livre-journal, mais les organise différemment. Ainsi, toutes les transactions sont réparties en grands comptes suivant le plan comptable de l’entreprise. Un Grand livre comprend par exemple :

  • Les comptes financiers ;

  • Les comptes de stocks ;

  • Et les comptes d’immobilisation…

Ce document permet ainsi de consulter un compte spécifique en détail pour en identifier le solde et l’évolution.

LE LIVRE D’INVENTAIRE

Le livre d’inventaire mentionne tous les éléments inscrits à l’actif et au passif de l’entreprise. Il indique également en quelle quantité ils sont présents et quelle est leur valeur au moment de l’inventaire.

Le livre d’inventaire permet de justifier les informations contenues dans chaque poste du bilan. Il couvre notamment les immobilisations, les stocks, ou encore les dettes fournisseurs.

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Bon à savoir : ce document comptable n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Il est toutefois intéressant de produire ce type de document pour simplifier les formalités liées à la constitution du bilan comptable.

LES COMPTES ANNUELS

Une bonne tenue des livres comptables permet d’établir des comptes annuels sans faille en fin d’exercice comptable. Ils offrent ainsi un aperçu clair sur la santé financière de l’entreprise, tant pour ses dirigeants que pour l’administration fiscale. Les comptes annuels sont ainsi composés de trois documents comptables :

  • Le bilan ;

  • Le compte de résultat ;

  • Les annexes comptables.

LE BILAN COMPTABLE

Le bilan est un document comptable qui permet à l’entreprise d’avoir une visibilité sur son patrimoine à un instant T. Il s’agit en quelque sorte d’une photographie prise à un instant T du patrimoine de l’entreprise (ses ressources et ses dépenses).

En effet, il contient :

  • L’actif, c’est-à-dire ce que possède l’entreprise (créances, biens immobiliers…) ;

  • Le passif, c’est-à-dire ce que doit l’entreprise (capital social, emprunts bancaires…).

LE COMPTE DE RÉSULTAT

Le compte de résultat fait apparaître les produits et les charges de l’exercice comptable. Il met en évidence un résultat positif ou négatif, attestant ainsi que l’entreprise génère des bénéfices ou des pertes.

Bon à savoir : pour analyser un compte de résultat, il faut le diviser en soldes intermédiaires de gestion (SIG).

LES ANNEXES COMPTABLES

Les annexes comptables apportent des précisions sur les éléments qui figurent au bilan comptable et dans le compte de résultat. Elles apportent de plus amples précisions sur les mouvements qui peuvent impacter les comptes de l’entreprise. Les annexes comptables peuvent par exemple évoquer certains événements qui ont impacté l’entreprise ou expliquer la méthodologie employée par les gestionnaires de l’entreprise pour l’établissement des comptes.

LES AUTRES DOCUMENTS COMPTABLES

LES PIÈCES JUSTIFICATIVES COMPTABLES

Les pièces justificatives sont des documents comptables qui viennent certifier les écritures enregistrées en comptabilité. Il s’agit notamment :

  • des relevés bancaires,

  • des notes de frais,

  • ou encore des factures d’achat et de vente.

Les pièces justificatives comptables sont des éléments probants qui enclenchent un enregistrement comptable.

Pour retrouver et suivre aisément vos factures, nous vous conseillons d’adopter une solution de gestion des factures fournisseurs. Très performants, ces outils vous offrent une visibilité optimale sur l’état de vos factures, le suivi des paiements et l’archivage des documents. On parie qu’on arrive à vous convaincre en vidéo ?

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LE FICHIER DES ÉCRITURES COMPTABLES

Le fichier des écritures comptables est un document qui inclut tous les mouvements comptables de l’entreprise en cours, ainsi que leur montant, leur date de réalisation ou encore les numéros des comptes concernés.

Seules les entreprises qui réalisent leur comptabilité de manière dématérialisée sont concernées par ce document comptable. Elles devront en effet fournir un fichier des écritures comptables en bonne et due forme en cas de contrôle fiscal.

Bon à savoir : les entreprises relevant du régime micro BIC ou micro BNC ne sont pas concernées par ce document.

DOCUMENTS COMPTABLES ET RÈGLES À RESPECTER

Une entreprise doit respecter certaines règles pour la bonne tenue de ses documents comptables. Elle doit notamment respecter :

  • Des règles de classement ;

  • Des règles de conservation.

Chaque document comptable doit être rangé de manière rigoureuse. L’essentiel est de ne perdre aucune pièce, d’autant plus si elle est obligatoire. Il faut alors adopter une bonne méthode de classement pour opérer un tri optimal des documents en fonction de leur nature. Pensez également à les numéroter par ordre chronologique pour vous y retrouver plus facilement.

Vous devez ensuite stocker correctement vos documents comptables pour les retrouver facilement et assurer leur parfaite conservation. Si vos comptes sont tenus sur le papier, il faudra vous équiper de classeurs. Si vos comptes sont réalisés de manière numérique, il faudra vous équiper d’un espace de stockage sûr et, pourquoi pas, d’un logiciel de comptabilité adapté.

Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pour une période minimale de 10 ans une fois l’exercice comptable en cours finalisé. Vous devez être en mesure de les présenter pour prouver l’exactitude de votre comptabilité s’ils vous sont demandés. Si ce délai ne peut pas être raccourci, vous pouvez en revanche les conserver plus longtemps si vous le souhaitez.

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