Livre de recettes : définition, utilisation en comptabilité

Qu’est-ce qu’un livre de recettes ?

Le livre de recettes appartient à la catégorie des journaux comptables. Ce document comptable répertorie les recettes encaissées au cours d’un exercice comptable, de façon chronologique. Il détaille toutes les sommes perçues par le professionnel au cours de son activité.

Pour un auto-entrepreneur, la tenue d'un livre de recettes apporte de nombreux avantages :

• Une meilleure visibilité sur la situation financière de son entreprise ;
• Un suivi clair et précis de son chiffre d’affaires pour veiller au respect des plafonds de la micro-entreprise ;
• L'estimation de son seuil de rentabilité ;
• La déclaration de son chiffre d’affaires plus facilement.

Ce document permet à l’administration de permet également de détecter les tentatives de fraude et les dissimulations d’entrées d’argent.

Le livre de recettes doit être conservé pendant 10 ans.

Quelles sont les entreprises qui doivent tenir un livre de recettes en comptabilité ?

Le livre de recettes est LE document comptable que doivent obligatoirement tenir les micro-entrepreneurs soumis au régime fiscal micro-BIC ou micro-BNC.

Un micro-entrepreneur qui ne se soumet pas à l’obligation de tenir son livre de recettes s’expose à une amende pouvant aller jusqu'à de 75 000 €, conformément à l’article L441-1 du Code de commerce.

Le micro-entrepreneur peut tenir lui-même son livre de recettes, ou confier cette tâche à un expert-comptable. Vous aurez ainsi la certitude que ce document sera correctement tenu et régulièrement mis à jour.

Une exception ceci-dit : les transactions BtC dont le montant ne dépasse pas 76 €. Dans ce cas, vous pouvez regrouper l’ensemble des opérations réalisées au cours d’une journée sur une seule ligne.

Comment remplir livre recettes en auto-entrepreneur ?

Le micro-entrepreneur a l’obligation de remplir un livre de recettes, en revanche, aucune forme particulière à respecter.

Quelles informations contient le livre de recettes ?

Le livre de recettes est divisé en 6 colonnes :

• Une colonne pour la date d’encaissement ;
• Une colonne pour la référence de la facture ;
• Une colonne pour le nom du client ;
• Une colonne pour la nature de la vente (la référence produit, ou l’indication de la prestation vendue) ;
• Une colonne pour le montant de la vente ;
• Une colonne pour le mode de règlement de la facture (espèces, virement, carte bancaire…).

Une même ligne correspond toujours à une même facture. Si vous exercez une activité mixte, vous devez ventiler votre chiffre d’affaires et le renseigner dans votre livre de recettes en fonction de sa nature (la prestation de service sur une ligne et la vente de marchandise sur une autre).

Comment remplir un cahier de recettes ?

Les informations doivent être reportées dans le livre tous les jours. Elles ne peuvent pas être modifiées a posteriori pour éviter toute tentative de fraude. De même, si vous omettez des informations ou que vous oubliez de tenir votre livre de recettes, vous vous exposez à des sanctions en cas de contrôle fiscal. En effet, vous risquez une amende de 15 € par mention inexacte ou manquante dans votre livre de recettes.

Bon à savoir : si vous exercez plusieurs activités différentes au sein de votre micro-entreprise, vous devez regrouper les bénéfices générés par ces deux activités dans un même livre de recettes, même si elles n’ont rien à voir l’une avec l’autre. Il faudra alors ventiler le chiffre d’affaires perçu en fonction de la nature de l’activité réalisée. Vous n’avez donc pas l’obligation de tenir un livre de recettes par activité.

Où acheter un livre de recette auto entrepreneur ?

Le livre de recettes peut prendre plusieurs formes. Vous pouvez le tenir :

• Sous la forme d’un livre au format papier que vous trouverez dans le commerce ;
• Grâce à des documents officiels téléchargés sur internet ;
• De manière dématérialisée grâce à un logiciel de comptabilité adapté au statut particulier des micro-entrepreneurs.

La version papier augmente le risque d’erreurs de saisie. De plus, cette solution n’est pas adaptée si les flux financiers de votre entreprise sont importants. Avoir recours à la calculatrice et effectuer les calculs à la main augmente en effet le risque d’erreur.

Les documents officiels vous permettront d’être plus efficace dans la gestion de votre livre de recettes. Néanmoins, il faudra faire preuve de rigueur pour en assurer la mise à jour quotidienne.

Si vos recettes sont importantes et que vous avez peur de faire des erreurs, il est préférable d’adopter un logiciel de comptabilité. Efficace, cet outil vous permettra de faciliter la tenue de votre livre de recettes. Vous aurez également accès à un tableau de bord qui vous permettra de visualiser en un coup d’œil les bénéfices générés par votre activité.

Bon à savoir : si vous êtes micro-entrepreneur assujetti à la TVA, vous devez obligatoirement tenir votre livre de recettes sur un logiciel conforme à la loi antifraude.

Quelles sont les autres obligations du micro-entrepreneur ?

En plus du livre de recettes, les micro-entreprises doivent remplir d'autres obligations comptables :

• Facturer leurs clients
• Déclarer leur chiffre d'affaires
• Ouvrir un compte bancaire
• Tenir un registre des achats

Facturer ses clients

Vous devez facturer vos clients lorsque vous réalisez une prestation ou une vente en respectant les règles afférentes. Chaque facture doit comporter certaines mentions obligatoires comme :

• La date d’émission ;
• Le numéro de la facture ;
• L’identité du client ;
• La désignation du produit ;
• Le prix ;
• Le taux de TVA…

Remplir une déclaration de revenus

Les micro-entreprises doivent aussi déclarer leur chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement (selon l'option choisie) sur le Portail officiel des auto-entrepreneurs. Depuis ce portail, chaque entreprise dispose d'un accès sécurisée, où elle peut déclarer son chiffre d'affaires et payer ses cotisations. La déclaration du 1er trimestre en auto-entrepreneur doit être envoyée avant la fin du mois suivant les 3 premiers mois d'activité.

Chaque année, lors de la saison des impôts, ils doivent déclarer le total des recettes encaissées sur le formulaire n° 2042 C Pro de la déclaration de revenus. En revanche, l'auto-entrepreneur n'a pas a produire de bilan comptable.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pendant 2 années successives, vous avez l’obligation de détenir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle. Ce compte vous servira à réceptionner vos paiements, à réaliser des achats ou encore à obtenir un crédit au nom de votre entreprise.

Tenir un registre des achats

Vous devez aussi tenir un registre des achats. Il doit contenir le récapitulatif chronologique par année du détail des achats que vous avez effectués dans l'exercice de votre activité. Vous devez indiquer les informations suivantes :

• Mode de paiement (chèque, espèces...)
• Références des pièces justificatives (factures, notes...