Faut-il faire appel à un DAF externalisé ?

Quel est le rôle d'un directeur administratif et financier (DAF?

Le Directeur Administratif et Financier (DAF) est responsable de toutes les fonctions administratives et financières de l'organisation. Cela comprend les ressources humaines, la comptabilité et les finances, les technologies de l'information, la gestion des installations et d'autres domaines liés à l'administration.

Organigramme de la direction financière

Le DAF rend compte directement au directeur exécutif ou au Président-Directeur Général. Son rôle peut varier en fonction de la taille de l'entreprise ou de l'organisation, mais il consiste généralement à :

• Coordonner les politiques et les procédures entre les départements.
• Gérer tous les aspects des finances de l'organisation, y compris la budgétisation, la comptabilité, la paie et la gestion des flux de trésorerie ;
• Examiner les budgets avec les autres départements et s'assurer qu'ils sont conformes aux prévisions.
• Gérer le recrutement du personnel et les besoins en formation.
• Apporter un soutien aux autres directeurs sur une base ad hoc, selon les besoins.
• Planifier les programmes et les événements organisés par l'entreprise ;

Il doit avoir une connaissance approfondie de tous les aspects des opérations de l'organisation ainsi qu'une expérience de la gestion des personnes et des budgets à son niveau actuel. À ce titre, il est régulièrement amené à prendre un certain nombre de décisions stratégiques pour assurer la pérennité financière de l’entreprise.

Qu'est-ce qu'un DAF externalisé ?

Faire appel à un Directeur Administratif et Financier externalisé consiste à confier la gestion financière de son entreprise à un professionnel extérieur ayant une expertise confirmée dans le domaine.

Un DAF externalisé occupe les mêmes fonctions qu’un DAF interne, à ceci près qu’il exerce à temps partiel dans différentes organisations, ce qui permet de réduire les coûts liés à sa rémunération, tout en bénéficiant de ses compétences et de son expertise. On parle de DAF à temps partagé.

Lorsque le DAF externalisé intervient ponctuellement dans le cadre d’un projet spécifique ou pour combler un poste vacant, on parle de DAF en mission de management de transition (DAF en transition). Il peut s’agir, par exemple, de répondre à une pression qui s’exerce sur l’entreprise, d’un besoin de visibilité sur votre trésorerie, d’avoir la nécessité de digitaliser vos processus, de mettre en place la facturation électronique, de professionnaliser votre communication auprès de financeurs…

Ce profil de DAF externalisé intervient généralement sur des missions de courte durée, allant de quelques semaines à plusieurs mois. Il prendra en charge tous vos sujets et vous donnera la visibilité attendue.

Les services typiques fournis par un DAF externalisé sont les suivants :

• La planification financière et fiscale;
• l'établissement du budget ;
• La gestion de la trésorerie ;
• La comptabilité
• La déclaration d'impôts et les rapports ;

Pourquoi faire appel à un DAF à temps partagé ?

Un DAF externalisé est une bonne option si votre entreprise a besoin d'économiser de l'argent sur les services comptables. Externaliser la fonction de DAF présente plusieurs avantages pour l' entreprise :

• Réduire le budget ;
• Bénéficier d’une plus-value technique ;
• Prendre du recul sur sa prise de décision
• Gagner en agilité.

1) Réduire le budget

L’embauche d’un DAF en interne représente bien souvent un coût financier important pour la plupart des petites entreprises. Un DAF externalisé est alors l’opportunité de bénéficier de l’expertise d’un professionnel sans avoir à embaucher une personne à temps plein. Il s’agit d’une solution plus économique puisque l’entreprise rémunère son DAF sur la base du travail réalisé.

Là où un DAF en interne représente un coût moyen de 120 k€ à 150 k€ à l’année, un DAF externalisé représente 15 k€ à 60 k€ selon le travail demandé. Externaliser la fonction de DAF permet donc de profiter des services d’un véritable expert à la carte, et donc à moindre coût.

2) Bénéficier d’une plus-value technique

Solliciter l’accompagnement d’un DAF externalisé vous permet de bénéficier du soutien et des compétences techniques d’un expert des chiffres. La société d'externalisation sera en mesure de vous fournir un éventail de services beaucoup plus large, notamment l'optimisation des coûts et les prévisions financières.

Il vous accompagne ainsi dans la gestion de votre entreprise en vous aidant à :

• Soutenir la direction de l'entreprise dans la définition de sa stratégie de croissance ;
• Préparer les budgets et les prévisions ;
• Concevoir des politiques et des procédures comptables ;
• Identifier les risques et proposer des solutions.

En optant pour un DAF externalisé, vous bénéficiez de l'expérience d'un profil senior pour une fraction du coût.

3) Prendre du recul sur sa prise de décision

Le recours à un DAF en temps partagé permet à la direction de prendre du recul par rapport au processus de prise de décision directe, ce qui, en fin de compte, lui libère du temps pour se concentrer sur des tâches de plus haut niveau.

De son côté, le directeur financier peut alors présenter à l'entreprise un plan financier réaliste, basé sur les différentes conditions du marché, les tendances historiques et les paramètres futurs. Presque toujours, cela conduit à une meilleure stratégie commerciale à long terme que celle qui aurait été possible en se fiant uniquement à l'intuition.

4) Gagner en agilité

Externaliser la fonction de DAF répond à deux problématiques que rencontrent souvent les petites entreprises :

• Le manque de temps ;
• Le manque de compétences en interne.

En ayant recours à un DAF externe, vous gagnez ainsi en agilité en confiant la gestion financière et administrative de votre entreprise à un expert chevronné. Vous pouvez faire appel à lui soit de manière régulière, soit aux moments où vous en avez le plus besoin. Puisque le DAF se concentre sur les missions qui lui incombent, vous avez plus de temps pour vous consacrer à vos activités et à votre clientèle.

Quelles sont les missions d'un directeur administratif et financier à temps partagé ?

Si les entreprises de plus de 100 salariés ont souvent les moyens d’embaucher un directeur administratif et financier au sein de leurs équipes, c’est moins le cas des TPE-PME. Ce sont donc ces entreprises qui sont les plus susceptibles de recourir à un DAF externalisé. Ses missions incluent :

• Exploitation et budgétisation
• Audits et reportings
• Fiscalité
• Gestion des prêts
• Intervention en cas de besoin ponctuel

Exploitation et budgétisation

Un DAF en temps partagé gérera les opérations quotidiennes de la société, y compris la budgétisation et les prévisions. Cela comprend le suivi des recettes et des dépenses ainsi que l'analyse des tendances pour déterminer si des changements doivent être apportés afin d'atteindre les objectifs budgétaires.

Le DAF vous aidera également dans les processus de budgétisation, notamment dans la préparation des budgets.

Audits et reportings

Le DAF fournira des rapports réguliers à la direction sur les résultats financiers, ce qui peut inclure des rapports trimestriels et annuels ainsi que des comptes de gestion mensuels.

Fiscalité

Le DAF veillera à ce que toutes les taxes soient payées à temps et dans leur intégralité. Cela inclut la préparation des déclarations d'impôts pendant la saison fiscale, la demande d'allègement si nécessaire, la compréhension de la manière dont la fiscalité affecte votre entreprise, le suivi de toutes vos dépenses lors du calcul du revenu imposable, et plus encore.

Gestion des prêts

Un directeur financier externe veillera à ce que tous les prêts contractés par votre entreprise soient remboursés à temps ou refinancés si nécessaire.

Intervenir en cas de besoin ponctuel

Votre entreprise fait face à un besoin urgent, à une crise financière, à un pic d’activité, ou à une croissance inattendue ? Vous pouvez également solliciter l’aide d’un DAF externalisé. Il pourra par exemple vous aider à :

• Clôturer vos comptes ;
• Piloter votre trésorerie ;
• Optimiser votre BFR ;
• Établir des tableaux de bord ;
• Remplir les déclarations fiscales ;
• Trouver des financements ;
• Redresser vos budgets…

Bon à savoir : le recours à un DAF externalisé est conseillé si vous souhaitez préparer une levée de fonds ou si vous cherchez des subventions. Il vous accompagnera dans la préparation de votre business plan pour convaincre de potentiels investisseurs et vous suivra ensuite dans la gestion de votre trésorerie.

Avant d’externaliser la direction financière de votre entreprise, évaluez vos besoins le plus précisément possible et déterminez les tâches que vous confierez à votre DAF. Comparez ensuite le coût de la prestation aux profits potentiels pour estimer l’opportunité de cette collaboration. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner un prestataire et à formaliser votre partenariat en signant une lettre de mission. Nous vous recommandons de passer par un joboard spécialisé dans les domaines de la gestion et de la finance comme Dogfinance.

Bon à savoir : sélectionnez votre DAF externalisé pour ses compétences techniques, mais également pour ses soft skills. Il doit faire preuve d’un excellent relationnel pour que votre collaboration s’inscrive dans la durée.