Règles et circuits d’approbation dans Libeo

5 min

Créez et paramétrez vos règles et circuits d’approbation dans Libeo

Pour gagner du temps dans la gestion de vos factures, vous pouvez créer des automatisations, en définissant des règles et des circuits d'approbation, du contrôle des factures au paiement final. Dans ce guide, nous allons suivre le processus de création de règles et de circuits d'approbation dans Libeo.

Inès de Baynast

Inès DE BAYNAST • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Créer une règle d'automatisation

Dans Libeo, les règles d’automatisation vous permettent de créer une règle ou un ensemble de règles (circuit) qui appliquent automatiquement une certaine action sur une facture ou un paiement lorsque certains critères sont remplis. Voici les différentes règles d’automatisation possibles avec Libeo :

  • Approbation : Si la facture a un montant TTC supérieur à [MONTANT], alors l’approbateur est [NOM]
  • Comptabilisation : si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors le compte comptable est [COMPTE]
  • Catégorisation : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors les catégories sont [CATÉGORIES]
  • Méthode de paiement : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors je la règle par [MODE DE PAIEMENT]
  • Date d’échéance : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors la date d’échéance de la facture est [FOURNISSEUR]

L’ensemble des règles d’automatisations définies pour votre société est disponible dans l’onglet « Automatisations » de la section « Configurer. »

De là, vous pouvez modifier/supprimer une règle ou en ajouter en cliquant sur « Ajouter une règle » en haut à droite. Un onglet « Nouvelle règle » apparaît, qu’il vous faudra emplir avec les critères voulus dans la logique « Si (paramètre) alors (règle) ».

règles d'automatisations
Dans l'onglet "Personnalisation", définissez les paramètres relatifs à l'utilisation de votre compte Libeo :

  • Paiements hors Libeo
  • Demande de code de validation
  • Contrôle des documents par analytique
  • Création de catégories
  • Notifications

Personnalisation de votre compte
La création de règles d'automatisation dans Libeo rationalise vos flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises et en vous informant lorsqu'elles sont déclenchées.

approval-workflows_FR

FLUIDIFIEZ VOTRE TRAVAIL D’ÉQUIPE

Définissez des circuits d’approbation sur mesure qui reflètent au mieux l’organisation de vos équipes.

Essayer maintenant

Ajout d'un chemin d'approbation

Les circuits d'approbation sont un ensemble de règles d'automatisation successives utilisées pour fluidifier les flux de travail. Vous pouvez mettre en place des circuits d'approbation afin de :

  • Définir le processus d'approbation d'une facture ou d'un paiement.
  • Limiter l'accès aux actions qui nécessitent une approbation à des personnes définies.
  • Mettre en place un flux de travail entre les utilisateurs et les groupes.

1) Approbation des factures

Vous pouvez mettre en place un chemin d’approbation pour chaque facture client ou fournisseur reçue, ce qui signifie que vous devrez l'approuver avant qu’elle ne soit envoyée en attente de paiement (pour les fournisseurs) ou d'encaissement (pour les clients).

Notez qu'avec le plan Expert, vous pouvez définir plusieurs approbateurs sur un même workflow. Dans ce cas, tous les approbateurs recevront une demande d'approbation simultanément :

  • Si tous les approbateurs valident la facture, celle-ci aura le statut "A payer" dans Libeo.
  • Si un refus est émis, la facture ne sera plus accessible aux autres approbateurs et aura le statut "Approbation refusée" dans Libeo. Un email sera envoyé à l'utilisateur qui a refusé l'approbation avec pour demander sur la raison du refus et la façon de la soumettre à nouveau.

Ces informations ainsi que les commentaires laissés par les approbateurs seront visibles depuis le fil d'activité de la facture, accessible en cliquant sur la facture depuis l’onglet « Payer » :

vue filtrée

2) Approbation des paiements

Vous pouvez également configurer un chemin d’approbation pour chaque paiement que vous envoyez à un fournisseur, ce qui signifie que vous devrez les approuver avant qu’ils ne soient versés sur leur compte bancaire.

Dans « Payer », cliquez sur la facture à traiter. En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal. Enfin, cliquez sur « Demander une approbation » :

Demander d'approbation de paiement

De cette façon, vous ne paierez pas les factures qui n’ont pas encore été approuvées.

Mike Nogueira, "Libeo en une phrase : des workflows de paiements efficaces"

Témoignage client

"LIBEO, CE SONT DES WORKFLOWS DE PAIEMENT EFFICACES”

Mike Nogueira, directeur du cabinet Strauss & Associés, a déployé Libeo pour développer des missions de paiement.

Lire le témoignage

Gestion des droits d'accès

Pour créer des circuits d’approbation et de paiement des factures, vous devez paramétrer les droits d’accès de vos équipes : c’est-à-dire attribuer à chaque membre, en fonction de son rôle, les droits d’administration et les niveaux d’accès nécessaires.

Ces droits d’accès portent sur :

  • Importer et contrôler les documents
  • Consulter et payer les factures
  • Consulter et modifier les comptes bancaires
  • Gérer vos flux de travail
  • Gérer la comptabilité
  • Configurer

Vous trouverez l’ensemble des utilisateurs membres de votre société dans l’onglet « Équipe » de la section « Configurer », avec leurs droits d’administration respectifs :

Gestion des droits

Pour inviter un membre de votre équipe, il faudra lui attribuer un rôle (Utilisateur ou Expert-comptable). Attention, car selon les statuts, les droits changent. Les invitations en attente sont affichées en haut de l’écran.

Pour modifier les droits d’accès d’un utilisateur, cliquez sur « Gérer ». Sa fiche utilisateur apparaît et vous pouvez cocher/décocher les cases voulues, voire supprimer ce membre :

Gestion des droits d'équipe

Ainsi, les droits d’accès sont minutieusement définis pour chaque membre de votre équipe. Ce qui réduit drastiquement le risque d’erreur et les validations en double.

La fonctionnalité de workflow d’approbation de Libeo vous permet de rationaliser le traitement des factures fournisseurs et, au final, de réduire les délais de paiement. Ces flux de travail contribuent à une bonne cohésion d’équipe et à la communication entre les employés.

Le résultat est un processus de paiement fluide et optimisé, qui permet d’économiser de l’argent et de réduire les retards dans le traitement des paiements.

droits-users

DÉLÉGUEZ, MAIS GARDEZ LE CONTRÔLE

Définissez les droits d’accès et rôles de chaque utilisateur : approbation, paiement, gestion comptable...

Essayer maintenant
facebookIcontwitterIconlinkedInIcon

Vous aimerez aussi

liasse fiscale 2022

Liasse fiscale 2024 : date limite de dépôt

La période fiscale 2024 bat son plein dans les cabinets comptable. Chaque année, la date limite de dépôt de la liasse fiscale change. Dans ce billet, vous découvrirez les dates limites de la liasse fiscale 2024 ainsi que le calendrier fiscal des entreprises.

3 min

comptabilité analytique

Comptabilité analytique : principes, objectifs et organisation

La comptabilité analytique est une pratique comptable qui aide les dirigeants, directeurs financiers et experts-comptables d'une entreprise à superviser, surveiller, analyser et contrôler leurs dépenses. Une comptabilité analytique correcte et précise aide l'entreprise à prendre des décisions efficaces.

13 min

charges constatées d'avance

Charges constatées d'avance (CCA) : définition et traitement comptable

Les charges payées d’avance sont des paiements effectués à l’avance pour des biens ou des services utilisés à l’avenir. Saviez-vous que, lorsqu’il s’agit de comptabiliser ces dépenses, nombre d’entre elles peuvent être comptabilisées selon différentes méthodes ? Voyons ce que sont les charges payées d’avance et comment elles sont comptabilisées.

7 min