Dématérialisation des factures : aspects pratiques et légaux

Comment la dématérialisation des factures peut booster vos performances

Transformer les factures en documents électroniques. Accroître la mobilité des factures. Faciliter la soumission des documents. Simplifier la création et libérer les coûts des opérations bancaires. Améliorer la communication avec les clients. Tout cela est possible avec la dématérialisation des factures. De quoi s'agit-il ?

La dématérialisation des factures est un processus dans lequel une facture n'est pas envoyée physiquement sous forme de document imprimé, mais sous forme d'image électronique. Déjà en place dans le secteur public (B2G) via la plateforme Chorus Pro, la dématérialisation des factures va devenir l'obligation en 2023 dans le secteur privé. Un changement motivé par une législation de plus en plus complexe sur les documents imprimés.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : UNE OBLIGATION DÈS 2024

À l'ère du numérique, la dématérialisation des documents professionnels est un phénomène répandu. De plus en plus d'entreprises ressentent le besoin de travailler avec un flux de travail sans papier pour conserver les documents, les stocker et les envoyer. De cette manière, elles peuvent optimiser les procédures administratives et économiser sur les coûts d'impression.

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La facture électronique s'inscrit naturellement dans ce besoin de limiter les étapes et les interactions humaines dans les processus de paiement. Pour simplifier les transactions d'une part, mais aussi (et surtout) pour lutter contre la fraude à la TVA et limiter les retards de paiement. Autant de raisons qui ont poussé le gouvernement à faire de la facture électronique la norme à compter de 2024.

Dans le secteur public : obligation en place depuis 2017

Toute entreprise qui fournit des services ou des biens en B2B (Business to Business) et répond à des appels d'offres dans le service public, doit dématérialiser ses factures depuis le 1er janvier 2017. Vinrent ensuite les fournisseurs du service public. Désormais, depuis le 1er janvier 2020, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, ETI, PME, TPE et micro-entreprises) ils sont soumis à cette obligation.

Pour ce faire, les entreprises concernées utilisent le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées.

Dans le secteur privé : mise en place progressive entre 2023 et 2025

La loi de finances 2020 prévoit une mise en place de la facture électronique, pour toutes les entreprises du secteur privé assujetties à la TVA par palier:

  • Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) : 2024

  • PME, TPE : 2025.

La Piste d'Audit Fiable

C'est dans cette volonté d'imposer un contrôle renforcé des transactions que s'inscrit la Piste d'Audit Fiable. Pour rappel, il s'agit de mettre en place un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations, de leur documentation et de leur contrôle.

Piste d'audit fiable

Dématérialisation des factures : cadre légal et commercial

La dématérialisation est le processus par lequel des documents sont convertis en format électronique. Elle est utilisée dans les sphères commerciales et gouvernementales, mais est devenue de plus en plus courante dans les transactions interentreprises. Compte tenu des obstacles juridiques, trois pressions principales s'exercent sur les entreprises pour qu'elles dématérialisent leurs factures :

  • La perte de temps : on estime que les grandes entreprises consacrent environ 15 % de leur temps à la gestion manuelle des documents, ce qui implique de retrouver chaque facture et de s'assurer que tous les documents sont correctement remplis et envoyés au bon endroit.

  • Le coût : entre les frais d'impression, d'envoi, la réception, le traitement à la main etc. On estime qu'une facture papier coûte en moyenne... 14€. Et ce, avant même d'avoir été payée.

  • Le suivi et le contrôle des documents : la facture dématérialisée représente un outil remarquable dans la lutte contre l'évasion fiscale. Elle permet au fournisseur et au client de conserver un enregistrement numérique de toutes leurs transactions, et les deux parties peuvent y accéder à tout moment. En outre, ce format évite les risques liés aux pertes en transit, qui sont courants lors de l'envoi de documents papier par courrier ou par fax.

LES AVANTAGES DES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES

Jamais l'utilisation des technologies de l'information n'a été aussi répandue et diversifiée qu'aujourd'hui. Ce fait permet de réduire l'utilisation du papier et donc de réaliser des économies. Toutefois, l'avantage le plus important de la facturation électronique est qu'elle permet de réduire les dépenses administratives et d'améliorer la productivité. Les avantages des factures dématérialisées sont les suivants :

  • Réduction du poids et du volume des envois ;

  • Identification et vérification des informations plus rapides et plus faciles ;

  • Réduction le nombre de documents traités ;

  • Faciliter l'ouverture et la mise à jour des comptes ;

  • Assurance que toutes les conditions et modalités applicables, telles que les délais de paiement, sont enregistrées avec chaque transaction ;

  • Réduction du nombre de documents en double, ce qui permet de réduire l'espace de stockage, le temps du personnel nécessaire au traitement des factures, etc ;

  • Réduction du temps nécessaire au traitement des documents à chaque étape du traitement.

En outre, dans le cas des documents papier, il n'y a aucun moyen de savoir s'ils ont été ouverts ou non par le destinataire. Les factures dématérialisées sont accompagnées d'une fonction de suivi d'utilisation qui vous permet de savoir comment vos factures ont été consultées.

COMMENT METTRE EN PLACE UNE POLITIQUE DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES ?

Un bon point de départ est la vue d'ensemble. Commencez par vous demander ce que vous voulez. S'agit-il d'économiser du temps, de l'argent ou du papier ? Ou quelque chose d'autre ? Il est important de clarifier vos objectifs, car des actions différentes donneront des résultats différents.

Lire aussi : Le guide de la dématérialisation des factures en entreprises

Les étapes suivantes seraient nécessaires pour mettre en place une politique de dématérialisation :

  1. Décider du type de support (papier, électronique ou autre) qui sera utilisé pour stocker les factures.

  2. Décider qui sera responsable de l'archivage des factures, c'est-à-dire si cela sera fait en interne ou en externe.

  3. Désigner l'espace de stockage et commander les équipements nécessaires tels que les scanners, les imprimantes, les ordinateurs, etc.

  4. Introduire le nouveau système et former le personnel sur la meilleure façon de l'utiliser, c'est-à-dire comment scanner les factures et où les stocker, etc.

Et si vous décidez de passer au tout électronique et de supprimer carrément la facture papier, la démarche la plus directe consiste à créer un processus d'acheminement des données des systèmes des fournisseurs vers le vôtre, en mettant en place un flux d'approbation, voire en exigeant des fournisseurs que leur système d'application de paiement soit compatible avec le vôtre.

Comment convaincre vos fournisseurs d'adopter la facture électronique ?

La première étape pour une organisation qui souhaite mettre en place une politique de dématérialisation efficace est de créer une liste de fournisseurs agréés capables de fournir des factures électroniques. Pour ce faire, il est nécessaire d'identifier lesquels de vos fournisseurs utilisent des factures papier au lieu de factures électroniques.

La liste ci-dessous contient quelques suggestions sur la manière dont vous pouvez approcher chacun de vos fournisseurs :

  • Essayez de vous adresser directement à votre fournisseur et demandez-lui s'il est prêt à vous fournir des factures électroniques ;

  • Si vous traitez avec une grande entreprise, contactez son service des achats et informez-le de votre nouvelle politique, en lui demandant s'il peut effectuer un changement pour les futurs achats que vous ferez chez lui ;

  • Vous pouvez également écrire un e-mail ou appeler votre fournisseur en lui expliquant que votre entreprise travaille sur une politique de dématérialisation et qu'elle aimerait savoir s'il serait prêt à passer de l'émission de factures papier à des factures électroniques ;

  • Une autre solution consiste à inclure cette exigence dans le cahier des charges lors de l'appel d'offres.

Avez-vous déjà subi des retards dans l'émission de vos factures en raison du processus manuel pénible d'impression, de signature, de transmission et d'archivage des documents papier ?

Laissez Libeo vous fournir tous les outils nécessaires à la mise en place de votre politique de dématérialisation des factures.

Laissez-nous vous le prouver. Demandez-nous de présenter notre environnement de démonstration en direct sur notre site.

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