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Dématérialisation des factures : surmonter les défis de la facturation sans papier

La dématérialisation des factures, tout le monde en parle mais peu l’ont mis en place. Dans le monde de l’entreprise, la dématérialisation des factures est l’exception plutôt que la norme. D’après la FNFE, sur 2,5 milliards de factures échangées chaque année, seules 15% sont électroniques. Beaucoup d’entreprises se fient encore aux factures papiers, par habitude ou par peur de passer à un système de facturation dématérialisé.

À l’heure de la digitalisation, la concurrence est rude et l’inefficacité des documents papiers difficile à ignorer. Voici en quelques points l’importance d’adopter les factures au format numérique pour votre entreprise et de digitaliser l’ensemble du processus.

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES POUR FAIRE DES ÉCONOMIES

La gestion manuelle est longue, fastidieuse, et surtout coûteuse. Le coût de traitement d’une facture au format papier est estimé à 22€ par l’association Apeca, qui travaille sur la dématérialisation des finances publiques. En effet, ils estiment également que les entreprises génèrent des économies à hauteur de 25 à 50% sur leurs factures, une fois leur gestion automatisée par un support numérique.

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De plus, d’après le “Productivity tracker” mis à jour par Sage, les entreprises françaises dépensent 1 368 euros par seconde en gestion des tâches administratives dont 61,3 % concernent des problématiques de comptabilité et de finance.

D’autant plus que le traitement d’une facture prend en moyenne 10 jours, soit autant de temps non consacré à l’acquisition de nouveaux clients. Lorsque vous calculez le temps, la main-d’œuvre et les fournitures associés à l’impression et à la gestion manuelle des factures, les coûts financiers engendrés peuvent véritablement étouffer votre entreprise. Cela nous amène d’ailleurs naturellement au second point.

Lire aussi : 11 chiffres-clés sur la gestion des factures dans les TPE-PME

DÉMATÉRIALISER POUR GAGNER DU TEMPS

Le traitement des factures papiers engendre une succession de tâches répétitives telles que la réception, le tri, la saisie des données et le classement des factures. Autant de tâches chronophages qui freinent la productivité des équipes financières. À en croire le “Productivity tracker”, parmi les tâches administratives les plus chronophages en France, Sage liste les problématiques de comptabilité (14,9 %), le traitement des factures à envoyer (13,5 %) et le traitement des factures reçues (12,6 %). Le traitement et la gestion des factures prennent beaucoup de temps, ce n’est plus à prouver.

De plus, les erreurs se glissent trop souvent dans les factures papiers. Les corriger ajoute à la durée de traitement et au temps passé par vous ou vos équipes. Surtout qu’il n’est pas légal de les rectifier à la main. Ce travail répétitif et chronophage peut être allégé grâce à la gestion électronique des documents. La dématérialisation des documents assure un gain de productivité.

Concrètement, il vous suffit de scanner votre support papier puis d’envoyer cette facture électronique à votre plateforme de numérisation des factures. Il existe aujourd’hui une technologie appelée OCR (Optical Character Recognition) qui permet de convertir les données d'un document au format numérique. C'est la reconnaissance automatique des caractères, un procédé qui automatise la saisie des factures dans le logiciel, vérifie leur conformité en un coup d’oeil, avant de les valider.

La numérisation de vos factures papiers en facture électronique par un outil digital fait gagner du temps et limite les erreurs liées à la saisie manuelle des documents. Un exemple concret, l’adresse de facturation. Elle peut être erronée et dans ce cas-là, c'est tout le processus de paiement qui prend du retard. L’OCR met ainsi fin aux longues heures de saisie et re-saisie des données comptables de vos factures.

LA DIGITALISATION DES FACTURES POUR NE PLUS PERDRE DE DOCUMENTS

Un point essentiel en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal. Nombre de TPE et PME affrontent alors le même problème : la perte de document. Or, la conservation des pièces comptables est une obligation légale. L’administration fiscale peut, à tout moment, vous demander de fournir des factures ou tout autres informations nécessaires en cas d’audit fiscal, sous peine de sanctions.

Ergo, votre entreprise à tout intérêt à mettre en place une solution d’archivage électronique des factures. Plutôt que de conserver des cartons de papiers, stocker des factures électroniques (format PDF, EDI ou autres) prendra moins de place et sera plus efficace !

Aujourd’hui, grâce à la technologie du Cloud, vous vous retrouvez avec zéro papier. La dématérialisation de vos factures permet de centraliser vos documents électroniques sur une plateforme unique, de les archiver facilement à vie et de pouvoir les retrouver en quelques clics. C’est un des principaux avantages de la dématérialisation. Fini de transpirer car on ne retrouve pas ce satané document !

DÉMATÉRIALISER SES FACTURES POUR ÉVITER LES RETARDS DE PAIEMENT

Le médiateur national des relations inter-entreprises Pierre Pelouzet a déclaré que “25% des faillites (françaises) sont liées à des retards de paiement”. Le non-respect des échéances de règlement entraîne pénalités et litiges, la dernière chose dont vous avez envie pour votre entreprise. Au-delà de la perte d’argent, de temps et d’énergie, vos relations avec vos fournisseurs se dégradent. Dommage, pour un simple oubli.

Pour rappel, les conditions de règlements font partie des mentions obligatoires des factures.

Utiliser un outil de dématérialisation de factures solutionne ces problèmes, car les rappels des dates d’échéances sont programmés. Vous pouvez également mettre en place le paiement automatique afin d’automatiser vos paiements récurrents (fonctionnalité disponible uniquement sur certaines plateformes). Cette rigueur génère ainsi un net progrès dans la confiance et la durabilité de vos relations fournisseurs.

DÉMATÉRIALISATION, CE QU’IL FAUT RETENIR

Alors que la dématérialisation est une obligation légale pour les PME depuis janvier 2019, toutes les entreprises sont concernées depuis janvier 2020. Outre la nécessité de se conformer à la loi, la numérisation des factures est l’occasion d’accélérer et simplifier sa gestion des fournisseurs ainsi qu’un gain de temps et une réduction des coûts. Il est urgent aujourd’hui de trouver des solutions et de s’équiper des bons outils de numérisation des documents pour ne pas être à la traîne.

La plateforme Libeo est construite pour vous aider au quotidien dans la dématérialisation et la gestion de vos factures :

  • Collecte et centralisation automatique des factures

  • Dématérialisation instantanée des factures

  • Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles

  • Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)

  • Connexion intégrée à toutes les banques européennes

  • Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

La facturation papier est un sérieux frein à votre productivité et à vos bénéfices. La facture dématérialisée peut éliminer ce fardeau, réduire les erreurs et les retards et améliorer le flux de trésorerie.

Laissez Libeo vous aider à réduire votre charge de papier en échangeant un moyen facile de suivre et de gérer vos factures.