Factur-X

Qu'est-ce que Factur-X, la nouvelle facture électronique ?

Toutes les entreprises, petites, moyennes ou grandes, investissent du temps et de l’argent dans la facturation de leurs services. Une tâche coûteuse et chronophage, c’est pourquoi de plus en plus d’entre elles passent à la facture dématérialisée.

C’est dans ce contexte qu’en 2017, le Forum National de la Facture Électronique en France (FNFE) et le Comité Européen de la Normalisation (CEN) ont lancé Factur-X, aussi appelée facture mixte ou facture hybride.

QU’EST-CE QUE LA FACTUR-X ?

Le nom évoque un film de la franchise Marvel, mais il n’en est rien. Il s’agit d’une facture répondant à la Norme Sémantique européenne EN 16931 du CEN et du FNFE basée sur les standards franco-allemands, qui définit précisément la nature des données devant être présente dans une facture dématérialisée. Il s’agit d’une facture électronique « mixte », car elle est composée d’un fichier en deux formats : le format PDF et le format XML. La Factur-X va permettre de normaliser la facture électronique et de la généraliser dans les relations entre entreprises et avec le secteur public.

Comment se présente ce genre de facture ?

La Factur-X est un fichier PDF/A-3. Elle se compose de deux parties :

  1. une facture simple au format PDF, telle qu’elle serait présentée sur papier. Il mentionne toutes les informations nécessaires au traitement humain de la facture.

  2. une facture avec des données structurées sous format XML. Il présente une version détaillée structurée permettant un traitement automatisé des données par une machine. Ce format est compatible avec tous les logiciels comptables.

Ainsi, vous pouvez l’envoyer à n’importe quel client sans vous soucier de sa possibilité à exploiter le fichier. Plus besoin non plus d’adapter le format de la facture au client. Il est également possible d’ajouter au fichier d’autres documents de suivi de la prestation de la commande à la livraison.

QUELS SONT LES AVANTAGES DE LA FACTUR-X ?

Une réduction du temps et des coûts de traitement

Comme toute facture électronique, elle permet de réduire de 50% le coût global d’une facture et de 30 % son temps de traitement, ce qui améliore le délai de paiement. De plus, le nombre d’erreurs de saisie et donc celui des litiges diminue également. L’envoi et le traitement des factures sont accélérés et automatisés. C’est donc un avantage considérable, notamment pour les PME et les TPE, qui en général n’ont que peu d’argent et de temps à consacrer à l’édition de factures tout en souhaitant qu’elles soient de qualité.

Une facilité de lecture et de saisie

Proposer la Factur-X, c’est donc proposer des factures à valeur ajoutée. Il s’agit d’un contenu à la fois simple et structuré permettant le traitement de l’information de la manière la plus efficace. Les services comptables de votre entreprise et de celle de vos clients n’auront plus besoin de ressaisir toutes les informations de la facture dans leur logiciel. Cela se fera automatiquement.

Un « avant-goût » de ce qui nous attend en 2023

Par ailleurs, la facture électronique deviendra la norme pour les entreprises d’ici 2025. Depuis 2017, la dématérialisation des factures est obligatoire pour les petites, moyennes et grandes entreprises travaillant avec le secteur public. De plus, avec l’article 153 de la loi de finances 2020, la facture électronique deviendra progressivement obligatoire dans les échanges entre entreprises à partir de 2023. Utiliser la Factur-X vous assure donc d’être en avance sur ce changement et vous permet de vous familiariser avec le format avant qu’il ne devienne obligatoire.

Davantage de sécurité

Grâce à la fonctionnalité d’archivage incluse dans la solution, SaaS, à l’architecture des systèmes d’informations.

COMMENT LA CRÉER ?

Générer Factur-X ne nécessite aucun changement de logiciel et aucun investissement important. Il suffit d’éditer ses factures au format fichier PDF habituel (en incluant toutes les mentions légales et les mentions métiers demandées par le client) puis de passer par un intermédiaire ou une plateforme de dématérialisation afin de passer du format PDF informatique simple au format PDF/A-3. Libeo vous propose d’automatiser directement tout votre processus de traitement des factures. Il est alors possible de choisir une option de signature électronique avec un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Selon les exigences réglementaires et les besoins des métiers en termes de facturation, il est possible de choisir entre 3 profils de données structurées. Cela permet aux entreprises de toutes les tailles de l’adopter. On distingue donc :

  • Le profil « Minimum » : basé sur le minimum de données exigé par le portail Chorus Pro ;

  • Les profils « Basic » et « Basic WL » : basés sur le minimum de données avec ou sans les lignes de facture ;

  • Les profils « EN 16931 » et « Extended » : basés sur les nouvelles normes européennes de facturation.

Quels sont les langages de programmation compatibles avec Factur-X ?

Pour créer une facture sur la base d’un lisible PDF et d’un fichier de données xml, on peut utiliser les librairies Factur-X, qui utilisent des langages de programmation comme Python, PHP, Java, etc…

Factur-X, obligatoire dès 2023 ?

La facture électronique va devenir une obligation pour les entreprises à compter de 2023. Pour autant, à l’heure actuelle, rien ne permet d’affirmer que Factur-X va devenir le format par défaut. Par ailleurs, certaines solutions de dématérialisation des factures comme Libeo ne nécessitent pas de fichier XML.

Pour conclure, la Factur-X vous permet d’obtenir des factures simples et complètes grâce à ses formats PDF et XML. Elle vous permettra de satisfaire humains et logiciels grâce à ses deux volets et d’obtenir une normalisation de vos factures. En passant par un logiciel de dématérialisation comme Libeo pour passer vos factures au format Factur-X, vous gagnerez du temps et de l’argent.

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