Workflow-de-validation

Q'est-ce que le workflow de validation des factures ?

Afin de fluidifier la circulation de l’information et fiabiliser les processus internes, la procédure de validation des factures fournisseurs est automatisée. On parle de workflow de validation, un ensemble d’étapes de niveaux d’approbation successifs, effectuées par différents intervenants.

Afin de fluidifier la circulation de l’information et fiabiliser les processus internes, la procédure de validation des factures fournisseurs est automatisée. On parle de workflow de validation, un ensemble d’étapes de niveaux d’approbation successifs, effectuées par différents intervenants. Quelles sont les étapes du workflow de validation des factures ? Qui sont les intervenants ? Comment mettre en place un workflow de validation des factures efficace ? Libeo fait le point.

À quoi sert un workflow de validation ?

Mettre en place des flux de validation revient à définir un certain nombre d’étapes, mais aussi, pour chacune de ces étapes, une personne (ou un groupe de personnes) chargée de les valider. En comptabilité et gestion des factures, la personne qui valide peut être l’expert-comptable, le comptable, le DAF, l’office manager, le responsable administratif, le CEO, etc.

Le nombre d’étapes de validation va de pair avec la taille de l’entreprise : plus l’effectif est grand, plus la mise en place de workflows devient indispensable pour sécuriser le processus de validation, mais aussi pour l’accélérer. De même, pour tous les services qui traitent des données sensibles / financières (comptabilité, gestion, paie, achats et ventes, etc.), mettre en place des workflows est indispensable pour garder une trace et un suivi des flux d’information.

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Processus de validation des factures fournisseurs : les atouts pour l’entreprise

Le workflow de validation des factures s’inscrit dans les processus de Gestion Électronique des Documents (GED). La Gestion Électronique des Documents et des factures fournisseurs participe à l’établissement du workflow de validation. Les factures sont entièrement dématérialisées : depuis leur édition sur le logiciel de facturation du client jusqu’à l’archivage final. De plus en plus déployé dans les entreprises, ce mode de gestion numérique des documents comptables améliore leur performance, sur plusieurs plans :

  • La GED favorise les échanges collaboratifs grâce à la centralisation des factures dans une seule et même interface de gestion.

  • Elle permet de gagner en visibilité et suivre en temps réel le traitement des factures.

  • Elle garde le contrôle grâce à une meilleure traçabilité des actions et une mémorisation des décisions prises.

  • Enfin, elle diminue les risques d’erreurs : avec l’automatisation des processus, le risque d’erreur humaine (envoi du mauvais document, oubli…) est totalement éliminé. Sans parler de la diminution du risque de fraude (au faux virement, au fournisseur, au président)

On pourrait résumer la GED comme la volonté de dire adieu à la facture papier, qui coûte cher aux entreprises, et de synthétiser au maximum le processus, en supprimant les étapes non essentielles.

Lire aussi : Comment protéger votre plateforme de paiement B2B des risques de fraude ?

Comment mettre en place un worflow de validation des factures efficace ?

Le but de tout workflow de fluidifier la circulation, la modification, et la publication des données échangées par les collaborateurs. Pour commencer, vous devez mettre à plat la procédure de validation telle qu’elle existe actuellement, avec tous ses paramètres :

  • Combien de fournisseurs et de factures traitez-vous par mois ?

  • Combien d’étapes de validation sont mises en place ?

  • Qui sont les intervenants ? En cas d’absence de l’un d’entre eux, quelle est la délégation établie ?

  • Quelles sont les étapes à valider ? En combien de temps ?

  • Votre logiciel comptable est-il compatible avec votre interface de gestion des paiements ?

La définition des étapes est le pilier du worflow : afin de ne pas le rendre trop long et trop complexe, décomposez le processus et visualisez. Supprimez toute étape qui n’est pas indispensable à 100% et établissez des règles précises pour valider les documents. Avant de déployer officiellement votre workflow, procédez à des tests en interne.

Worklfow de validation des factures fournisseurs : la solution Libeo

Une TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois. Un chiffre qui peut monter jusqu’à 150 factures par mois dans les entreprises du digital. Pour la personne chargée de collecter tous ces documents (comptable, DAF, RH, CEO, etc.), c’est un véritable travail de récupération manuelle qui a lieu chaque mois. Précisons qu’en plus du volume à traiter, la difficulté se trouve dans la recherche pour rassembler les factures envoyées :

  • par email ;

  • par fax ;

  • par courrier ;

  • déposées sur un espace client ;

  • glissées dans un espace de stockage des fichiers (Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, etc.).

Le temps passé à récupérer tous ces fichiers est long. En moyenne, on estime que le traitement d’une facture papier prend deux semaines. C’est autant de temps passé sur une tâche à faible valeur ajoutée, et ce tous les mois.

Libeo est une application SaaS de gestion des factures fournisseurs, conçue pour aider les TPE-PME et les experts-comptables dans la gestion de leurs factures. L’application permet notamment de centraliser ses factures sur une interface unique, pour ensuite les traiter.

Grâce à la collecte automatique de facture, finies les heures passées à traquer les documents, relire les chaînes de mail, se connecter à ses espaces clients, etc. Avec le téléchargement automatique de facture, centralisez automatiquement vos pièces comptables sur une seule application grâce à nos solutions de collecte. Une fois vos documents importés, leurs données sont extraites instantanément grâce à la technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).

Libeo est un collecteur web de facture couplé à un logiciel de validation des factures : depuis son compte, l’utilisateur peut valider et payer toutes ses factures fournisseurs.

Résultat : le temps de traitement des factures est divisé par 6. La procédure est plus fluide, plus sécurisée, ce qui améliore les délais de paiement et donc la relation fournisseur.

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