Comment digitaliser la gestion de votre entreprise ?

Les avantages de la digitalisation

Avant d'explorer les différentes étapes de la digitalisation, il est important de comprendre les avantages qu'elle peut apporter à votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages de la digitalisation :

1. Amélioration de l'efficacité opérationnelle

En adoptant des outils numériques pour gérer vos processus internes, vous pouvez automatiser certaines tâches, réduire les erreurs humaines et gagner du temps. Quelques exemples :

• Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) centralisent toutes les informations clients, automatisent le suivi des ventes et à améliorent la satisfaction client.
• Les logiciels de gestion de la relation fournisseur centralisent les listes de fournisseurs et de produits, gèrent les contrats et les appels d'offres, automatisent les renouvellements de produits et la collecte des devis.
• Les logiciels de gestion RH et SIRH (système d'information des ressources humaines)
• Les logiciels de gestion intégré (ERP) homogénéisent le système d'information de l'entreprise (gestion commerciale, administratif, production, logistique, etc.).

2. Accès aux données en temps réel

La digitalisation vous permet d'accéder à des données en temps réel sur l'état de votre entreprise. Vous pouvez obtenir des rapports détaillés sur les ventes, les stocks, les flux de trésorerie, les performances des employés, etc. Ces informations précieuses vous aident à prendre des décisions éclairées et à ajuster votre stratégie en fonction des besoins du marché.

3. Amélioration de la collaboration

Les outils de collaboration en ligne facilitent la communication entre les membres de votre équipe, même s'ils sont géographiquement dispersés. Vous pouvez partager des documents, travailler ensemble sur des projets et coordonner les tâches plus efficacement. Cela favorise la créativité, l'innovation et la cohésion au sein de votre entreprise.

Analyser vos besoins et objectifs

Avant de commencer la digitalisation, il est essentiel de comprendre vos besoins spécifiques et vos objectifs. Que cherchez-vous à obtenir avec la digitalisation ?

• Augmenter mon chiffre d'affaires
• Acquérir plus de clients
• Améliorer ma visibilité en ligne
• Développer de nouveaux canaux de vente
• Lancer de nouveaux produits / services
• Optimiser mes processus et flux de travail en interne.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont les activités éligibles à la digitalisation ?
• Quelles sont les tâches qui peuvent être automatisées ?
• Quels sont les processus qui pourraient bénéficier d'une optimisation numérique ? Dans quel ordre de priorité ?
• Quels sont les résultats que je cherche à obtenir ?
• Quels sont les outils de digitalisation indispensables pour mon entreprise ? Quels sont ceux dont je peux me passer ?

Identifiez les domaines clés où la digitalisation peut apporter le plus de valeur ajoutée à votre entreprise. Cette évaluation vous permettra de choisir les bonnes solutions et de mesurer le succès de votre transformation digitale.

Choisir des outils et technologies appropriés

Une fois que vous avez identifié les domaines à digitaliser, il est temps de choisir les bons outils pour y parvenir. Il existe une multitude de logiciels et de solutions disponibles sur le marché, alors faites des recherches approfondies pour trouver ceux qui répondent le mieux à vos besoins. Assurez-vous que les outils choisis sont conviviaux, évolutifs et compatibles avec vos systèmes existants.

La plateforme de dématérialisation : numérisez facilement vos fichiers

La première étape de la digitalisation consiste à numériser les documents physiques afin de les transformer en fichiers numériques. Une plateforme de dématérialisation est un outil essentiel pour cette tâche. Cet outil permet de capturer rapidement et facilement des images haute résolution de vos documents, tout en assurant une grande précision de numérisation. Avec une solution de dématérialisation Cloud, vous pouvez convertir des piles de factures en fichiers numériques en un rien de temps. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la collecte, le traitement et la préparation des paiements.

Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) : organisez et centralisez vos fichiers

Une fois que vos documents sont numérisés, il est essentiel de les organiser et de les gérer de manière efficace. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion électronique de documents (GED). Ce type de logiciel vous permet de stocker, d'indexer et de retrouver facilement vos fichiers numériques. Vous pouvez créer des catégories, des dossiers et des étiquettes pour classer vos documents de manière logique et intuitive. De plus, un bon logiciel de GED offre des fonctionnalités avancées telles que la recherche par mots-clés, les autorisations d'accès, et la possibilité de partager et de collaborer sur des fichiers en ligne.

L'OCR (Optical Character Recognition) : transformez vos documents numérisés en textes éditables

L'OCR, ou reconnaissance optique de caractères, est un outil puissant qui permet de convertir des images de texte en fichiers éditables. Il reconnaît les caractères présents dans une image et les transforme en texte que vous pouvez modifier et formater comme bon vous semble.

Exemple de traitement d'une facture d'achat par océrisation avec Libeo : les données contenues dans la facture sont automatiquement saisies et retranscrites dans les onglets correspondants.

L'OCR est particulièrement utile lorsque vous avez besoin de modifier des documents numérisés, de les traduire ou de les extraire pour les intégrer dans d'autres applications. Avec l'OCR, vous pouvez exploiter pleinement le contenu de vos fichiers numériques et en améliorer la productivité.

La signature électronique : simplifiez vos processus de validation

La signature électronique est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser leurs processus de validation. Elle permet de signer des documents de manière électronique, sans avoir besoin d'imprimer, de signer à la main et de numériser le document signé. La signature électronique est juridiquement valide et sécurisée, offrant ainsi un gain de temps et une réduction des coûts. De plus, elle facilite la traçabilité et l'archivage des documents signés. Avec la signature électronique, vous pouvez accélérer vos processus de validation et optimiser votre productivité.

Le stockage en ligne : sécurisez et sauvegardez vos fichiers

Une fois que vos documents sont dématérialisés, il est crucial de les stocker de manière sécurisée et de les sauvegarder régulièrement. Le stockage en ligne, également connu sous le nom de cloud, offre une solution idéale pour cela. Il vous permet de stocker vos fichiers numériques sur des serveurs distants, accessibles via Internet.

Exemple de stockage des factures en ligne avec Libeo : les factures importées sont contrôlées, validées et classées par filtre (statut, fournisseur, date de facturation, numéro de facture, etc.).

Le stockage en ligne présente de nombreux avantages, tels que la sécurité des données, la redondance des sauvegardes et la facilité d'accès depuis n'importe quel appareil connecté. En optant pour le stockage en ligne, vous pouvez être sûr que vos fichiers sont protégés et disponibles en cas de besoin.

Le système d’archivage électronique (SAE) : protégez vos données et documents

Un système d'archivage électronique (SAE) permet de conserver des archives dématérialisées ou nativement numériques, dans un unique emplacement. Au-delà de la conservation, il est possible de rechercher, consulter, gérer le, cycle de vie et éliminer des archives.

Le Robotic Process Automation (RPA) : gagnez du temps sur les tâches répétitives

La robotisation, via le RPA (Robotic Process Automation), permet d’automatiser les processus métier, comme le traitement de facture ou le rapprochement bancaire, et de générer des gains de productivité importants.

La Piste d'Audit Fiable (PAF) : prouvez la validité de vos processus de facturation

La Piste d'Audit Fiable (PAF) est un ensemble de contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise pour s’assurer de l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des documents. Elle permet de suivre l'origine et la destination des documents ainsi que leur affectation.

Au sens large, une Piste d'audit Fiable est une caractéristique d'un système informatique qui fournit un enregistrement ininterrompu des événements. Ce traçage est indispensable pour s'assurer que les données ne sont pas utilisées à des fins néfastes telles que l'usurpation d'identité ou la fraude. En outre, la piste d'audit permet de s'assurer que personne ne modifie les données sans autorisation appropriée.

Mettre en place une stratégie de sécurité

Lorsque vous digitalisez la gestion de votre entreprise, la sécurité des données devient une préoccupation majeure. Veillez à mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger vos informations sensibles. Cela peut inclure :

• L'utilisation de pare-feu
• Des systèmes d'authentification à deux facteurs
• Des protocoles de sauvegarde réguliers
• Des circuits d'approbation en séquences pour la validation des dépenses et des factures notamment.

Assurez-vous également de sensibiliser vos employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique.

Former vos employés

La digitalisation implique un changement de paradigme pour vos employés. Il est donc essentiel de leur fournir une formation adéquate pour qu'ils puissent utiliser efficacement les nouveaux outils et processus. Organisez des sessions de formation régulières et assurez-vous que chaque membre de votre équipe comprend les avantages de la digitalisation et sait comment l'appliquer dans son travail quotidien.

Évaluer et ajuster

La digitalisation n'est pas un processus ponctuel, mais plutôt un parcours continu. Il est important d'évaluer régulièrement les résultats de votre digitalisation et d'apporter les ajustements nécessaires. Surveillez les métriques clés telles que la productivité, l'efficacité des processus et la satisfaction des clients pour mesurer l'impact de la digitalisation sur votre entreprise. Si nécessaire, apportez des modifications à votre stratégie et à vos outils pour optimiser les résultats.