Comment optimiser le workflow des dépenses en entreprises ?

Typologie des dépenses d'entreprise

Les dépenses d'une entreprise sont divisées en deux catégories : les dépenses fixes et les dépenses variables. Les dépenses fixes sont indépendantes du volume de production, tandis que les dépenses variables en dépendent.

• Les charges fixes, ou « charges de structure » désignent les dépenses liées à la vie de l’entreprise. Incompressibles, elles sont indépendantes des résultats de l’entreprise (chiffre d’affaires, production, etc.).
• Les charges variables, ou « charges opérationnelles » sont les dépenses liées à l’exploitation de l’entreprise. Elles varient selon son volume de production et de son activité.

Les dépenses fixes comprennent :

• Les loyers ou les paiements de bail ;
• Les frais administratifs
• L'amortissement
• Les paiements d'assurance ;
• Les coûts d'entretien des actifs fixes (réparation et remise à neuf) ;
• Les autres coûts non liés à la production.

Les dépenses variables comprennent :

• Les matières premières et les composants achetés aux prix du marché, y compris les services achetés.
• Les coûts de main-d'œuvre dans la production directe, y compris les coûts de main-d'œuvre indirecte liés à la production directe.
• Les coûts de vente et de marketing (y compris les commissions de vente) ;

Ces catégories de dépenses constituent les frais généraux de l’entreprise, aussi appelés coûts de fonctionnement. Ils entrent dans le cycle d'exploitation de l'entreprise.

Qui est chargé de contrôler les dépenses dans une entreprise ?

Le contrôle des dépenses relève de la responsabilité de la direction générale. La première personne est le Président Directeur Général (PDG), qui est responsable de toutes les opérations de l'entreprise. Il ou elle devra s'assurer que les dépenses sont contrôlées et gérées correctement afin d'éviter toute crise financière à l'avenir.

La personne suivante est le Directeur Administratif Financier ou Chief Financial Officer (DAF ou CFO en anglais ), chargé de suivre les performances financières globales de l'entreprise, y compris ses revenus et ses dépenses. Mais le directeur financier n'a pas de contrôle direct sur les décisions de dépenses quotidiennes.

Le comptable est également chargé d'assurer le suivi de tous les documents comptables et de veiller à ce qu'il n'y ait pas d'écart entre ces documents et les chiffres réels. Il ou elle est également chargé(e) de veiller à ce que tous les documents relatifs à la comptabilité soient conservés en toute sécurité à tout moment, afin d'éviter qu'ils ne soient volés par quelqu'un d'autre ou perdus accidentellement par une personne travaillant dans votre immeuble de bureaux.

La plupart des entreprises délèguent cette responsabilité à d'autres services de l'organisation. Par exemple, un Responsable Marketing peut être chargé d'approuver les dépenses liées aux campagnes publicitaires ou aux événements de relations publiques.

Un Responsable des Achats peut être chargé d'approuver les achats d'équipements ou de fournitures nécessaires aux employés des usines de fabrication ou des entrepôts. D'autres responsables peuvent également participer au contrôle et à l'approbation de différents types de dépenses.

Comment calculer les dépenses d’une entreprise ?

C’est le rôle de la comptabilité analytique de prévoir et calculer les coûts de fonctionnement d’une entreprise. Pour procéder, elle classe les dépenses en trois catégories :

• Les coûts d’achat,
• Les coûts de production,
• Les coûts de distribution.

Le total de ces coûts représente le coût de fonctionnement. C’est ce montant qui permet ensuite à la direction financière de dégager des indicateurs comme le coefficient de frais généraux, le seuil de rentabilité et le besoin en fonds de roulement (BFR), qui à leur tour permettent d’estimer les besoins de financement de la structure.

Tous les mois, la comptabilité enregistre les flux entrants (produits) et sortants (charges) pour établir le budget prévisionnel, qui servira de référence pour comparer le prévisionnel au réel.

Comment optimiser les dépenses d’une entreprise ?

Dans le contexte inflationniste actuel, les entreprises sont proches de leur sous... Pour rationaliser et réduire vos dépenses d'entreprises, voici quelques pistes et conseils à mettre en action.

1. Créer une politique de dépenses d'entreprise

La première étape consiste à créer une politique de dépenses qui définisse clairement les types de dépenses autorisées et la procédure de demande et d'approbation. La politique doit inclure des directives sur le processus de dépôt de demande, les informations à renseigner, les approbateurs en charge et la durée du processus d'approbation :

Schéma d'approbation des dépenses multi-séquences via un workflow de validation

Cela permettra également d'éviter les achats non autorisés et de se prémunir contre les fraudes et les abus en fournissant des directives plus claires sur le comportement des employés.

2.Définir des seuils de dépenses

Fixez des règles pour les différents services ou divisions pour le montant qu'ils peuvent dépenser par mois ou par trimestre sans l'approbation préalable des responsables (en fonction de la taille de votre entreprise). Cela vous aidera à vous faire une idée de ce que vos employés achètent et à savoir s'ils respectent les règles ou non.

3.Automatiser le processus d'approbation

Pour réduire le risque de dépenses non autorisées, vous devez automatiser autant que possible le processus d'approbation. Il s'agit de mettre en place des règles basées sur des critères spécifiques tels que le lieu ou le type d'achat, afin que seules les dépenses éligibles soient approuvées automatiquement, sans intervention humaine de la part des équipes RH ou comptables :

Les employés devraient être tenus d'obtenir une approbation pour tout achat lié aux frais de déplacement et de représentation dépassant un certain montant avant de l'effectuer eux-mêmes - que ce soit en ligne ou hors ligne - afin que les administrateurs puissent examiner chaque achat avant d'en approuver le paiement ou le remboursement.

4. Mettez en place un suivi automatisé des dépenses

Le suivi automatisé des dépenses permet de générer automatiquement les notes de frais de votre entreprise sur la base des données d'achat saisies dans un système comptable. C'est beaucoup plus facile que de documenter manuellement chaque transaction et de classer les reçus dans des dossiers ou des boîtes.

5. Centralisez la gestion de vos factures

Plutôt qu’une gestion des dépenses sur Excel, bien pratique pour la gestion des dépenses personnelles, moins pour celle d’une société, tournez-vous vers des solutions digitalisées. Recherchez les nouvelles avancées en matière d’automatisation, de Procure-to-Pay et d’autres technologies qui peuvent aider votre entreprise à réduire ses coûts de production.

De nombreuses entreprises utilisent par exemple des solutions de gestion de trésorerie et suivi des paiements pour diminuer les frais. Il faut admettre que mal gérée, la gestion des factures papier est un véritable gouffre financier :

• Coûts d’envoi et de traitement ;
• Coûts Ressources humaines ;
• Coûts d’archivage ;
• Pénalités en cas de retard de paiement ;
• Coûts liés à la gestion des litiges.

De plus en plus d’organisations mise sur la facture électronique pour suivre et rationaliser leurs dépenses. Ce format, qui deviendra la norme pour toutes les entreprises d’ici 2024, repose sur l’absence de support physique, comme illustré ci-dessous :

La facturation électronique est un excellent moyen d'accroître l'efficacité de la gestion des dépenses de votre entreprise. En automatisant le processus d'émission et de réception des factures, vous pouvez éliminer le papier, l'archivage et les autres processus manuels qui ralentissent la réception des paiements.

La facture dématérialisée améliore la précision des processus de comptabilité fournisseurs en réduisant le nombre d'erreurs commises au cours de ce processus :

• Réduction des coûts
• Amélioration de la précision et des rapports
• Rationalisation des processus
• Suivi de la trésorerie en temps réel

En retraçant l'historique des paiements par date, par montant et par lieu, la facturation électronique fournit toutes les données utiles au moment de préparer et transmettre les rapports financiers.