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Comment utiliser un outil de gestion de facture dans son hôtel ?

outil de gestion des factures

Avec le déploiement d’internet et du numérique, la technologie est partout. Pour s’adapter à ces nouveaux usages, il devient nécessaire de se doter d’outils destinés à faciliter la gestion de son quotidien professionnel, notamment quand on est à la tête d’un hôtel. Certains logiciels comme un outil de gestion de facture permettent ainsi de se concentrer sur son métier principal : la gestion des clients. À quoi sert un outil de gestion de facture ? Quels en sont les bénéfices pour un hôtel ? Libeo vous répond.


Les obligations de l’hôtelier en matière de facturation

À partir du montant de 25 € TTC, le gérant d’un hôtel doit remettre une note à son client. Ce dernier peut en revanche lui en demander une, quel que soit le montant payé. Ce document doit alors respecter certaines conditions de forme et de fond. Il doit notamment comporter des mentions telles que :

Ce document doit être établi en deux exemplaires, l’un remis au client et l’autre destiné à l’hôtelier. Dans la mesure où une facture est une pièce comptable, elle doit être conservée pour une période minimale de 10 ans. Leur conservation peut se faire au format papier ou électronique. Lorsque la facture est émise par voie électronique, elle doit comporter les mêmes informations qu’une facture papier. Pour être valable, il faut toutefois que cette facture soit lisible, intègre et authentique, conformément à la Piste d’Audit Fiable.

3 raisons d’utiliser un outil de gestion de factures pour son hôtel

Un outil de gestion de factures est indispensable pour suivre sa comptabilité. D’autant plus dans le secteur de l’hôtellerie-restauration, qui fait intervenir de nombreux fournisseurs (équipements, linge et textiles, mobilier, piscines, domotique, décoration, matières premières et boissons, etc.). La gestion automatisée des factures permet d’émettre des factures conformes à la législation, mais également de les réduire les coûts et les délais de traitement. L’utilisation d’un outil de gestion de facture présente ainsi 3 avantages bien définis pour un hôtel.

1) Une conformité assurée

En tant qu’hôtelier, vous avez de nombreuses obligations à respecter en matière de facturation. Pour assurer votre conformité face à la législation, vous devez assurer une parfaite gestion de votre établissement et de vos factures. Un outil de gestion de facture vous permet d’émettre des factures parfaitement conformes à la législation. Vous pouvez ainsi les centraliser, les contrôler avant de les régler.

Si de nombreux professionnels utilisent encore un tableur Excel ou d’autres outils plus rudimentaires encore pour produire leurs factures, un outil de gestion de facture adapté vous permet d’enregistrer vos opérations comptables automatiquement et de manière sécurisée. Vous gagnez ainsi en sérénité, tout en sécurisant votre comptabilité et en vous mettant en conformité vis-à-vis de la loi.

?Bon à savoir : pour utiliser un outil de gestion de facture, il faut que le logiciel utilisé bénéficie d’une certification de conformité délivrée par un organisme accrédité. À défaut, une amende peut être encourue par le professionnel qui n’est pas aux normes.

2) Un gain de temps non négligeable

Un logiciel de facturation est un outil stratégique au sein de toute entreprise. C’est tout aussi vrai dans le secteur de l’hôtellerie, où la volumétrie de factures est très élevée. La gestion automatisée des factures simplifie énormément la gestion de l’établissement dans sa globalité :

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : une facture papier prend en moyenne une semaine (8,6 jours) à traiter, contre 1,4 jour en version dématérialisée.

Pratique et facile à utiliser, un outil de gestion de facture vous permet de gagner du temps sur le paiement des factures pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajouté dans votre hôtel. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, vous n’avez plus à entrer à chaque fois les coordonnées bancaires de votre fournisseur une fois celui-ci connu de votre logiciel. Vous pouvez également modifier facilement vos factures, contrôler l’import pour limiter au maximum le risque d’erreur. Certaines opérations, comme l’intégration comptable, peuvent aussi être automatisées. De cette façon, vous pouvez réunir le paiement et la comptabilité.

Enfin, ce type d’outil vous permet d’accéder à une base de données spécifique grâce à laquelle vous pourrez suivre les flux de trésorerie, les encaissements et les décaissements, même sans posséder un bagage technique très développé. Vous pourrez ensuite vous en servir pour établir votre comptabilité ou transmettre les données directement à votre expert-comptable.

3) Une meilleure expérience client/fournisseur

Comme tout client, le voyageur est de plus en plus attentif à l’expérience client qui lui est proposée lorsqu’il loge dans un hôtel. Il s’avère ainsi nécessaire de satisfaire sa clientèle en lui offrant une expérience unique pour la fidéliser et faire en sorte qu’elle recommande votre établissement.

Si de nombreux axes peuvent être développés pour améliorer l’expérience client au sein de votre hôtel, la facturation est l’un des enjeux à prendre en compte. Un hôtel doit en effet chercher à fluidifier le parcours client pour éviter aux voyageurs de régler chaque prestation l’une après l’autre. Idéalement, vous ne devez proposer qu’une seule facture à votre client, celle-ci comprenant les différentes prestations dont il a profité au cours de son séjour. En adoptant un système de facturation plus adapté, votre client a davantage tendance à consommer lors de son séjour puisqu’il n’a pas besoin d’avoir un moyen de paiement sur lui.

Vous pouvez vous servir de votre outil de gestion de facture pour regrouper vos factures, et ainsi gagner en transparence sur votre trésorerie, mais

une facture centralisée, mais également pour vous adapter aux demandes de votre client. Vous pouvez par exemple lui proposer un paiement fractionné ou un partage de la facture avec un autre voyageur. L’objectif est d’avoir un outil qui vous permettra de répondre favorablement à votre client, tout en conservant une trace des opérations menées pour justifier de vos actes en cas de contrôle.

Votre outil de gestion de facture vous permet de proposer des factures dématérialisées à vos clients. Chaque encaissement est directement traité d’un point de vue comptable pour vous permettre là encore de gagner du temps en évitant les erreurs de saisie.

Comment choisir son outil de gestion de facture ?

De nombreux outils sont disponibles sur le marché, à l’image de Libeo, pour ne citer que lui. Pour choisir le bon outil, plusieurs critères doivent être pris en compte, à commencer par vos besoins :

Solution 100 % Saas, Libeo simplifie et sécurise vos paiements fournisseurs. Grâce à la fonctionnalité de collecte automatique, les factures sont centralisées dans une interface unique, pour être ensuite traitées. Grâce à la gestion des droits d’équipe, vous pouvez partager l’accès avec votre expert-comptable, et ainsi gagner un temps considérable sur le traitement comptable des factures. Réservez dès maintenant votre démo personnalisée pour découvrir les avantages de Libeo.

Puisque vos factures doivent refléter votre univers et votre image de marque, vous devez sélectionner un outil qui vous permette de retrouver rapidement vos documents. De même, votre logiciel de facturation ne doit pas simplement vous permettre d’émettre vos factures. Vous devez également pouvoir les classer pour les retrouver facilement, les envoyer, ou identifier les factures impayées pour relancer les clients concernés automatiquement.

Enfin, il faut choisir un outil de gestion de facture conforme à la loi antifraude parue le 1er janvier 2018. Il faut donc sélectionner un outil certifié sous peine de se voir attribuer une amende d’un montant de 7 500 €.

Comme tout secteur d’activité, l’hôtellerie doit adopter un outil de gestion de facture pour réduire le poids des missions à faible valeur ajoutée. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre clientèle et la croissance de votre entreprise.

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