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Restauration : une caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

Depuis le 1er janvier 2018, les restaurateurs font face à de nouvelles obligations. Dont certaines portent sur la tenue d'une caisse enregistreuse.

Et pour cause, bien qu’elle facilite la gestion quotidienne d’un restaurant et la tenue de la comptabilité, tous les professionnels du secteur n’en sont pas encore équipés. Alors, une caisse enregistreuse est-elle obligatoire au sein d’un restaurant ? Libeo vous répond.

À QUOI SERT UNE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Apparue à la fin des années 1870, la caisse enregistreuse est en quelque sorte la tour de contrôle d’un établissement. Très utile pour les commerçants et les restaurateurs, cet outil central va leur permettre de mieux synchroniser les opérations de salles et de cuisine, tout en veillant à la gestion des stocks, la répartition du personnel, la préparation de la salle, etc. Pour résumer, les principales fonctionnalités de cette machine sont :

  • Gérer les commandes ;

  • Assurer la jonction entre la salle et la cuisine ;

  • Faciliter la saisie de vos différentes opérations comptables ;

  • Analyser vos ventes en temps réel ;

  • Limiter le gaspillage et le coulage.

Une caisse enregistreuse se compose de plusieurs éléments :

  • TPV (Terminal de Point de Vente), lui-même constitué d’un PC (ou d’un smartphone/tablette)

  • Écran

  • Tiroir-caisse

  • Imprimante de ticket de caisse

  • Scanner

  • Logiciel de caisse

Qu’elle soit électronique, tactile ou informatisée, la caisse enregistreuse présente de nombreux atouts, à commencer par le gain de temps qu’elle offre lors de l’encaissement. Elle contribue ainsi à offrir une expérience de qualité à la clientèle de votre restaurant, améliorant dans le même temps la productivité ainsi que l’image de votre établissement.

La caisse enregistreuse facilite également le suivi de votre activité professionnelle. Les données qu’elle contient vous permettent en effet de créer des tableaux de bord pour suivre l’évolution de vos ventes ainsi que vos stocks.

Enfin, la caisse enregistreuse garantit la transparence de vos comptes. Elle est ainsi un précieux atout destiné à faciliter la tenue de votre comptabilité.

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UNE CAISSE ENREGISTREUSE EST-ELLE OBLIGATOIRE DANS UN RESTAURANT ?

Au risque de surprendre, non. Un restaurateur n’a pas l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Si la loi de finances pour 2016 n’impose aucune règle en ce sens, son utilisation semble toutefois nécessaire compte tenu des nombreuses obligations fiscales qui incombent aux restaurateurs.

À la question « une caisse enregistreuse est-elle obligatoire », nous vous répondons « non ». Bien que vous n’ayez aucune obligation en ce sens, vous devez tout de même conserver la trace des transactions dont le montant excède la somme de 25 € TTC. Il faut alors établir une note en deux exemplaires, un pour votre client et un pour vous. En deçà, la note n’est indispensable que si le client vous la demande. En revanche, la loi impose aux commerçants d’avoir un logiciel ou système de caisse sécurisé et conforme pour enregistrer les règlements de leur clientèle.

Quelles sont les alternatives ?

Vous pouvez utiliser un carnet à souche sur lequel vous pourrez rédiger le détail de la commande sur les deux feuillets en même temps. C’est une solution viable si votre volume d’affaires est très faible. En revanche, si vous faites face à une forte affluence de clients (et nous vous le souhaitons), mieux vaut vous équiper d’une caisse enregistreuse au risque de perdre beaucoup de temps et de voir votre service perdre en qualité. C’est plus vrai encore dans l’hypothèse d’un paiement à diviser entre plusieurs clients d’une même table. Là est tout l’intérêt d’un système de caisse enregistreuse : il vous permet d’éditer facilement un ticket de caisse aux normes prenant en compte les différents taux de TVA applicables selon les produits et le mode de consommation.

Mais ce n’est pas tout : les logiciels modernes de caisses enregistreuses peuvent éditer le ticket Z et simplifier la clôture de caisse en fin de journée.

Bien que l’utilisation d’une caisse enregistreuse ne soit pas obligatoire, elle reste fortement recommandée. En effet, elle est particulièrement utile, tant au quotidien pour la gestion de vos notes que pour bénéficier de documents aux normes afin d’assurer la bonne tenue de la comptabilité de votre restaurant.

QUELLES SONT LES OBLIGATIONS À RESPECTER ?

Vous avez décidé d’acquérir une caisse enregistreuse pour votre restaurant ? Attention à bien la choisir. En effet, si l’article 88 de la loi de finances pour 2016 ne mentionne aucune obligation quant à l’utilisation d’une caisse enregistreuse, les restaurateurs qui en sont déjà équipés doivent obtenir un certificat de conformité ou une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel dont ils disposent. Cette règle est en vigueur depuis le 1er janvier 2018.

Destinée à lutter contre la fraude contre la TVA, la loi oblige en effet les restaurateurs disposant d’une caisse enregistreuse à prouver que leur équipement permet de :

  • Conserver les données sur une période précise ;

  • Archiver les données en respectant l’intégrité des informations contenues ;

  • Sécuriser les données et les justificatifs ;

  • Enregistrer les données sans qu’elles ne puissent être modifiées ou supprimées.

Votre restaurant est déjà équipé d’une caisse enregistreuse, il faudra donc obtenir un certificat ou une attestation pour prouver aux autorités la conformité de votre équipement. Dans le cas contraire, vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 5 000 € par caisse enregistreuse frauduleuse.

Vous cherchez à équiper votre restaurant d’une caisse enregistreuse, optez pour un modèle non permissif. Vous l’aurez compris, modifier ou supprimer une partie des recettes enregistrées n’est pas autorisé par la loi.