Artisans des réseaux simplifie son workflow avec Libeo

Artisans des réseaux se définit comme « une conciergerie multitechnique, digitalisée », dédiée aux interventions de travaux, levées de réserves, maintenance et dépannage chez les enseignes en réseau : enseignes de magasins, restaurants, crèches, salles de sport, coworking, etc.

Artisans des réseaux en chiffres :

• Un réseau de plus de 1500 sociétés techniques
• 8 domaines d’intervention
• Une présence dans 3 pays : France, Suisse et Benelux
• Plusieurs centaines de factures fournisseurs par mois

Comme beaucoup d’entreprises du bâtiment, Artisans des réseaux a en tête de gagner du temps à la fois :

• Sur le devis (beaucoup de clients font appel au premier devis reçu)
• Et sur la facture (pour réduire les délais de paiement).

Au-delà du gain de temps, les entreprises du BTP cherchent surtout à contrôler leurs marges en chiffrant leurs travaux.

Avant Libeo, Jacques et ses collaborateurs jonglaient entre l’interface bancaire pour le paiement des factures et l’outil de comptabilité pour le rapprochement. Un va-et-vient administratif qui leur prenait une journée par semaine.

En effet, avec un processus manuel, l’ensemble des décaissements est à effectuer à la main sur le compte bancaire. C’est-à-dire :

1. Entrer le bon RIB.
2. Valider avec la clé digitale.
3. Vérifier le montant de la facture, le RIB du fournisseur, le numéro de facture.
4. Procéder au paiement.
5. Attendre que le paiement apparaisse dans l’outil comptable.
6. Enfin, procéder au rapprochement.

Le tout sur un volume mensuel de l’ordre de plusieurs centaines de factures, donc à la fois chronophage et source d’erreurs. De ce procédé, il ressort trois blocages majeurs :

• Perte de temps et mobilisation des ressources internes sur des tâches peu impactantes.
• Erreurs liées à la saisie manuelle des données : RIB, montant, oubli de factures, facture payée en double, etc.
• Frustration du personnel interne et externe avec un processus problématique.

Artisans des réseaux était à la recherche d’un outil d’automatisation des décaissements lorsqu’il découvert a Libeo sur la marketplace QuickBooks.

C’est à partir de là que la plateforme a commencée à mettre en place un workflow propre entre différents outils, intégrés, automatisés pour gagner en temps et en efficacité.

Depuis qu’il utilise Libeo, Artisans des réseaux a réuni le paiement et la comptabilité : grâce aux différentes intégrations comptables, les factures sont chargées automatiquement dans QuickBooks. L’équipe opérationnelle contrôle les factures et prépare les paiements.

En qualité de Chief Operating Officer (COO), c’est à Jacques qu’il incombe de valider les paiements. Avec Libeo, il bénéficie d’un contrôle très fin sur les décaissements. Mais surtout, il a sensiblement réduit ses délais de paiement fournisseur : en 48 h, ceux-ci reçoivent leur paiement.

Cette automatisation des processus a permis au directeur financier de déléguer une partie de la chaîne aux équipes opérationnelles. C’est donc à la fois une responsabilisation des équipes et un gain de temps.

Avec Libeo, Artisans des réseaux a atteint 4 objectifs :

1. Simplifier énormément le workflow.
2. Diminuer fortement le risque d’erreurs dans les paiements.
3. Accroître sa visibilité sur les décaissements à venir, que ce soit pour le mois courant ou le mois suivant.
4. Externaliser la saisie du RIB chez le fournisseur via la fonctionnalité de paiement sans IBAN.