YouLovewords divise par 4 le temps passé sur ses factures

YouLoveWords : 5 000 freelances et leurs factures à gérer au quotidien

Spécialiste du Content Marketing, YouLoveWords est une agence pluridisciplinaire, elle propose un accompagnement 360° et compte parmi ses clients des acteurs du secteur bancaire, de la mode, de l’électroménager, ou encore des plateformes comme Airbnb ou Deliveroo.

YouLoveWords en chiffres :

• 30 collaborateurs

• 100 k€ de contenus produits

• 150 clients dans le monde

• 4,5 M€ de chiffre d'affaires

• 5 000 freelances à missioner et facturer

  
  

Avant Libeo : une centaine de factures saisies à la main, chaque mois

Pour comprendre les enjeux de la facturation chez YouLoveWords, il faut donner un peu de contexte : spécialisée en Content Marketing, l’agence propose à ses clients un large catalogue de prestations qui lui permet de toucher une cible très large.

En contrepartie, l’agence récupère, traite et paye les factures de ses 5 000 freelances, en interne. Une charge de travail titanesque, d’autant que, d’un mois sur l’autre, d’avoir à traiter plusieurs factures par freelance.

À savoir que pour chaque facture, il faut vérifier les montants, les dates, les mentions légales, l’identité de l’entreprise, etc.

Sans parler des tâches annexes :

• Relances,

• Suivi de facturation,

• Paiement des factures en plusieurs fois

• Vérification des comptes, des soldes, des acomptes

Soit une centaine de factures en moyenne par mois. Le tout traité sur Excel, avec beaucoup de saisie manuelle, source d’erreurs potentielles.

Avec Libeo : 30 secondes par facture maximum

Début 2020, YouLoveWords décide de passer chez Libeo pour la gestion de sa facturation. Une décision qui a porté ses fruits : de 2 personnes sur 1,5 jour par mois, l’agence est passée à… 1 seule personne, sur une demi-journée par mois. Soit un temps de travail divisé par 6.

Terminées, les feuilles volantes, éparpillées dans 12 dossiers différents : les factures collectées depuis les boîtes mail ou en drag and drop, puis centralisées dans l’interface Libeo :

Grâce à la reconnaissance automatique des factures, la saisie est automatique. Ne reste plus qu’à procéder à la validation des factures dans le compte fournisseur, et à programmer le paiement :

Le résultat est sans appel : 30 secondes passées par facture maximum. Du temps de travail optimisé, mais surtout une diminution du risque d’erreurs et de paiements en double.

Grâce au suivi des factures en équipes, la gestion administrative est simple, et s’effectue en temps réel :

LE PAIEMENT SANS IBAN, UN GAIN DE TEMPS NON NÉGLIGEABLE

Souvent pris par le temps, Jérémie apprécie particulièrement la fonctionnalité de paiement sans IBAN, qui permet de valider une facture en un clic, et d’avertir le fournisseur par mail que son paiement est parti.

Précisons que Libeo ne remplace pas la banque : elle permet de s’y connecter en back-office. La plateforme intègre une connexion à toutes les banques européennes, soit plus de 5000 banques.

Pour la suite, YouLoveWords prévoit de passer sur Libeo pour l’ensemble du workflow de validation de la facture.

• Dématérialisation et centralisation

• Import en masse de factures

• Saisie automatisée des données et vérification des IBAN

• Validation en 1 clic

• Règlements immédiats ou programmés

• Suivi des paiements en temps réel

• Historique des règlements émis et reçus