saisie comptable achat

6 min

La saisie comptable des écritures d'achat

Dans cette fiche pratique, Libeo détaille le traitement comptable des factures fournisseurs (factures d'achat). Comment saisir une facture d'achat ? Comment passer une écriture comptable d'achat ? Dans quel compte ? Décryptage.

Publié le | Mis à jour le

Comment saisir une facture achat ?

Lorsqu'une entreprise achète des marchandises, des matières premières, des fournitures ou des prestations de services, elle dépense de l'argent. Ces dépenses constituent une charge, matérialisée par une facture d'achat, aussi appelée facture fournisseur.

En comptabilité, saisir une facture d'achat revient à enregistrer la charge au débit en utilisant un compte de la classe 6 "Comptes de charges" du Plan Comptable Général (PCG). La comptabilisation des factures fournisseurs se fait dès réception (à la date inscrite sur la facture).

Selon la nature de la transaction, le compte comptable à débiter sera différent :

  • Les achats de marchandises, destinées à être revendues en état, sont à enregistrer dans le compte 607 "Achats de marchandises".
  • Les achats de matières premières, destinées à être transformés, sont à enregistrer dans le compte 601 "Achats stockés – Matières premières (et fournitures)"
  • Quant aux prestations de services, le compte à débiter dépend du type de service réalisé ;

Lorsqu'elle enregistre une facture d'achat dans le compte 607, la fonction comptable ne tient pas compte des éventuels rabais et remises appliqués sur la facture. Ces réductions commerciales ont leur compte à elles : le compte 609 "Rabais, remises, ristournes". Même chose pour les frais de port et de facturation :

  • Frais de port : compte 624100
  • Frais de facturation : 622000

En revanche, s'il y a escompte sur facture, celui-ci est comptabilité au crédit du compte 765 "Escomptes obtenus".

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Comment passer une écriture comptable d'achat ?

Le traitement comptable des factures fournisseurs passe par plusieurs écritures comptables. Autrement dit, on va enregistrer les différentes écritures dans les journaux comptables de l'entreprise. Commençons par le début. Lorsqu'elle reçoit une facture de l'un de ses fournisseurs, la fonction comptable commence par distinguer 3 montants :

  • Le montant HT
  • Le montant de la TVA facturée (TVA déductible)
  • Le montant TTC (somme due au fournisseur)

Ensuite, la facture est traduite par les écritures suivantes :

  • Débit du compte 60X selon la nature de l'achat (marchandises, matières premières ou prestations de services) pour le montant TTC ;
  • Débit du compte 44561 "TVA déductibles sur biens et services" pour le montant de TVA déductible ;
  • Crédit du compte 401 "Fournisseurs" pour le montant TTC.

C'est la première étape. La seconde intervient après le paiement de la facture. Elle consiste en une 2e saisie comptable, visant à "éponger" la dette fournisseur :

  • Débit du compte 401 "Fournisseurs"
  • Crédit du compte 512 "Banque"

Comment comptabiliser une facture d'achat de marchandise à crédit ?

Pour comptabiliser un achat à crédit lorsqu'il s'agit d'un financement accordé par le fournisseur, les écritures sont comptables sont les suivantes ;

  • Débit du compte de la classe 6 "Compte de charges" correspondant à la nature de l'achat, pour le montant HT ;
  • Débit du compte 445581 "Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente - Compte de passif" ;
  • Crédit du compte 401 "Fournisseur" pour le montant TTC ;

Ensuite, pour chaque mensualités de paiement :

  • Débit du compte 404 ou 401 pour la mensualité TTC ;
  • Crédit du compte 512 "Banque" pour la mensualité TTC ;
  • Crédit du compte 44580 "TVA à régulariser" pour la TVA sur la mensualité.

Pour calculer un compte client, déterminez le nombre de jours qu'il faut à l'entreprise pour recevoir le paiement des clients en fonction de leurs conditions de vente. Multipliez ce chiffre par le total des ventes à crédit, puis divisez par 365 jours :

Fiche pratique : Comment comptabiliser une facture fournisseur à recevoir ?

Facture d'achat et de vente : quelle différence sur le plan comptable ?

La comptabilisation des factures d'achat et de vente suit le même procédé : ventilation des montants HT, TTC et TVA, enregistrement des écritures au débit et crédit des comptes, etc. Mais les comptes comptables concernés sont ceux de la classe 7 "Comptes de produits".

Selon la nature de la prestation, les écritures comptables de vente sont enregistrées dans les comptes suivants :

  • Compte 701 pour les écritures comptables de vente de produits finis ;
  • Compte 704 pour les travaux
  • Compte 705 pour les études
  • Compte 706 pour l'enregistrement des prestations de services ;
  • Compte 707 : pour l'enregistrement des ventes de marchandises
  • Compte 708 : produits des activités annexes
  • Compte 709 : rabais, remises et ristournes.

Pour comptabiliser une facture de vente, la méthode est la suivante :

  • Débit du compte 411 "Clients" pour le montant TTC ;
  • Crédit du compte 70X (selon la nature de la vente" pour le montant HT ;
  • Crédit du compte 445710 "TVA collectée" pour le montant de TVA.

BON À SAVOIR

Avec une solution de gestion des factures fournisseurs, la saisie comptable est automatique. Les données sont saisies automatiquement et retransmises dans le compte comptable correspondant.

Automatiser la saisie comptable des factures

La saisie automatisée est une fonctionnalité qui permet d’importer automatiquement les données d’applications tierces, telles que MEG, Cegid Loop ou QuickBooks, dans votre compte Libeo. L'automatisation de la saisie utilise la technologie de reconnaissance automatique des caractères (OCR) qui détecte les données contenues dans les factures et les retranscrit au format électronique.

Vos factures clients et fournisseurs sont automatiquement importées pour être saisies dans la comptabilité. Grâce aux différentes intégrations comptables, la solution importe les nouvelles transactions depuis vos logiciels de comptabilité et de facturation, vos espaces clients et vos boîtes mail. Plus de saisie manuelle des données !

Quel est le meilleure logiciel OCR ?

Vous pouvez facilement importer des données dans Libeo à partir de vos relevés bancaires, de vos relevés de cartes de crédit et d’autres documents financiers — aucune saisie manuelle n’est nécessaire. Pour plus d’efficacité, vous pouvez inviter votre expert-comptable à collaborer avec vous sur la plateforme.

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