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Logiciel OCR : la solution qui met fin aux erreurs de facturation

Faute de frappe, erreur de saisie, mauvais montant, oubli de TVA, doublons, etc. Soyons francs : la saisie de données à la main est une perte de temps. Même avec un scanner relié à l’ordinateur, on peut commettre des erreurs. La solution ? Un logiciel OCR, ou logiciel de reconnaissance optique de caractères. Libeo vous explique son fonctionnement et comment choisir le meilleur logiciel OCR.

Les dures réalités de la saisie manuelle des factures

Imaginez ; il est tard dans la nuit, un vendredi, après une longue semaine. Le bureau est calme, mais vous avez encore une feuille de calcul importante à terminer. Vos collègues ne seront pas là avant lundi, alors vous décidez de rester et de faire des heures supplémentaires. En vous asseyant avec votre chocolat chaud, vous jetez un coup d’œil sur les dix dernières lignes de données qui doivent être saisies dans Excel — il semble qu’il s’agisse de numéros de factures. Dix mille factures plus tard, vous posez enfin votre tête sur votre bureau et soupirez : « Ça y est ! »

Le coût de la saisie des données représente une dépense importante pour la plupart des entreprises. Ajouté à ça la méthode traditionnelle de saisie des données, truffée d’erreurs. Une mauvaise frappe, une virgule oubliée, un 0 en trop au clavier peut être désastreux. Les factures, en particulier, sont populaires pour les fautes de frappe et les erreurs de saisie.

Sans parler du temps passé perdu à récupérer toutes les factures. En moyenne, on estime qu’un expert-comptable passe 30 % de son temps à collecter les factures de ses clients…

Perte de temps, coûts de traitement élevés, risque d’erreur, de fraude, résultats incohérents…

Comment les logiciels OCR suppriment les erreurs liées à la saisie manuelle des factures ? C’est pourquoi de plus en plus d’organisations et de cabinets d’experts-comptables utilisent un logiciel OCR pour la captation des données.

AUTOMATISEZ LA SAISIE DE VOS FACTURES

Libeo utilise la reconnaissance optique des caractères via OCR pour saisir les données de vos factures clients et fournisseurs et les importer dans votre espace privé.

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C’est quoi, un logiciel OCR ?

Le logiciel OCR utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les images en texte. Le logiciel OCR lit le contenu d’un document et le convertit en texte en utilisant des algorithmes d’apprentissage automatique pour construire un modèle statistique pour chaque type et taille de police utilisés dans le document. Le logiciel génère ensuite un texte consultable à partir du fichier image en comparant chaque mot avec son modèle stocké.

Comment activer l’OCR ?

Selon le logiciel OCR et le système d’exploitation (Mac, Windows 10, Open Source) que vous utilisez, la méthode peut varier. Mais globalement, il vous suffit d’ouvrir le fichier numérisé et d’activer la reconnaissance automatique des caractères.

Quel est le meilleur logiciel OCR ?

Tout dépend de l’usage que vous en faites et du système d’exploitation que vous utilisez. Il existe des logiciels OCR gratuits pour Mac (ABBYY FineReader, PDFify ou encore'OCR de MacOS Catalina proposé par Apple notamment), pour Windows 10.

Il existe également des logiciels OCR en Open Source, comme Tesseract OCR, GOCR ou encore CuneiForm Cognitive OpenOCR. L’avantage de ce type de logiciel OCR ? Il est gratuit et s’adapte à toutes les plateformes : Linux, Windows et OS X.

Logiciel OCR : le meilleur allié des comptables et dirigeants d’entreprise

Voici 4 raisons qui expliquent la popularité des logiciels OCR à usage professionnel.

1/ L’OCR peut capturer des données à partir de n’importe quel format de facture

Facture dématérialisée, scannée, mail, au format papier… Lorsque vous avez beaucoup de factures à traiter, de formats différents, l’introduction des données dans votre système comptable est un véritable casse-tête. Par exemple, certaines entreprises utilisent des factures dont la mise en page et les polices sont uniques, ce qui les rend difficiles à lire manuellement.

Le principal avantage de l’OCR est sa capacité à capturer des données à partir de n’importe quel format de facture. Le logiciel OCR numérise rapidement et facilement vos factures et les convertit automatiquement en fichiers électroniques, que vous pouvez importer dans votre système comptable.

2/ L’OCR élimine le risque d’erreurs de saisie manuelle des données

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel d’OCR sont nombreux, mais l’un des plus importants est qu’il vous permet d’éviter de faire des erreurs lors de la saisie manuelle des données dans vos systèmes comptables. Cela signifie que l’OCR peut identifier les erreurs dans les documents créés manuellement — des erreurs qui devraient autrement être corrigées à la main avant de pouvoir être traitées par vos systèmes d’entreprise.

3/ L’OCR automatisée élimine les processus manuels qui prennent du temps

La saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse qui peut prendre des heures. La bonne nouvelle est que vous n’avez plus à passer par ce processus, car l’OCR automatisée élimine les processus manuels et vous fait gagner beaucoup de temps.

4/ L’OCR vous permet de répondre plus rapidement aux demandes des clients

Depuis quelques années, on assiste à un phénomène d’ubérisation dans l’expertise-comptable. Loin de reléguer l’humain au second plan, la transformation digitale du secteur vise notamment à remettre le conseil au cœur de la profession. Pour ça, il faut libérer l’expert-comptable de tout ce qui n’est pas foncièrement sa mission.

Dans les cabinets d’experts-comptables, l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée est un enjeu à part entière. Véritable avantage compétitif, le logiciel OCR libère du temps aux experts-comptables, et permet aux clients d’obtenir des réponses plus rapidement et de s’assurer que tout est correctement documenté à des fins comptables par la suite.

Vous pouvez installer un logiciel OCR gratuit pour Mac ou Windows sans problème. Mais dans le cadre de la gestion des factures clients et fournisseurs, une OCR seule ne suffit pas. C’est lorsqu’il est combiné à un flux de travail automatisé que le logiciel OCR exploite pleinement son potentiel. C'est sur ce principe que Libeo a développé son OCR.

Comment utiliser le logiciel OCR de Libeo ?

Libeo est une solution de récupération automatique des factures, qui utilise la technologie OCR pour la captation des données. Lorsque vous importez une facture dans Libeo, celle-ci est automatiquement océrisée, et ses informations extraites :

  • Le numéro de la facture ;

  • La date de facturation et d’échéance ;

  • Les montants HT et TTC ;

  • La devise ;

  • Le montant de la TVA ;

  • Les comptes comptables correspondants (achats, ventes, TVA, banque, etc.)

Les informations lues sont retranscrites dans les onglets correspondants :

Contrôle facture

En cas de doute, l’utilisateur peut surprendre le traitement de la facture et demander une approbation. S’il détecte un possible doublon de facture, l’OCR le signale à l’utilisateur et met en parallèle les deux documents afin qu’il puisse les confondre et supprimer la facture en double :

doublons de facture

Non seulement l’OCR réduit votre charge de travail en vous permettant de convertir les documents en texte éditable, mais elle réduit également les coûts en améliorant la gestion des actifs de l’entreprise. Résultat ? Des factures mieux traitées, plus vite et sans erreur, des délais de paiement réduits et des relations commerciales pérennisées.

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Libeo utilise la reconnaissance optique des caractères via OCR pour saisir les données de vos factures clients et fournisseurs et les importer dans votre espace privé.

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