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Know Your Suppliers (KYS) : comment s'assurer de la solvabilité de ses fournisseurs ?

Connaître ses fournisseurs (KYS) est un concept bien connu. Il vise à vous donner une visibilité sur la fiabilité et la productivité de vos fournisseurs. Son objectif ultime est de vous aider à choisir les meilleurs fournisseurs et de vous permettre de définir une politique efficace pour leur gestion et leurs niveaux de stockage.

L’impact potentiel sur vos coûts d’achat est très élevé. Dans cet article, Libeo explique ce qu’est réellement la procédure Know Your Suppliers et son fonctionnement, et donc comment créer le système propre à votre entreprise.

KYS : HOW DO YOU KNOW YOUR SUPPLIERS WELL ?

Les livraisons des fournisseurs sont l’un des meilleurs moyens de s’assurer que votre entreprise fonctionne bien. Mais saviez-vous que ces livraisons vous permettent également d’obtenir de nouvelles commandes de la part des fournisseurs ? Aussi simple que cela puisse paraître, ce processus s’appelle « Know Your Suppliers », ou KYS, et fonctionne à travers une série d’étapes que chaque entreprise met en place de son côté. Pour accompagner les entreprises dans le déploiement de ces procédures, des solutions spécialisées ont vu le jour. C’est le cas de Provigis, une solution de conformité fournisseurs à destination des PME et grandes entreprises.

Concrètement, le KYS est un processus de contrôle permanent des fournisseurs. Cette vérification vise à s’assurer qu’ils respectent :

  • Leurs dates de livraison,

  • Leurs normes de qualité,

  • Et leurs obligations financières.

Cette pratique de vérification tire son origine de deux textes de loi : la loi Sapin 2, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, et la loi sur le devoir de vigilance. Sur ce point, elle est proche de la Piste d’Audit Fiable (PAF), une documentation du cheminement des opérations, de leur documentation et de leur contrôle en entreprise.

Lire aussi : Piste d’audit fiable : la méthodologie pour les TPE/PME

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POURQUOI METTRE EN PLACE UNE PROCÉDURE KYS ?

Un système de gestion des factures peut vous aider à entretenir des relations positives avec vos fournisseurs, à réduire les coûts, à améliorer le flux de trésorerie et à accroître la rentabilité. Si une facture n’a pas été payée dans les 60 jours, elle est considérée comme une créance en souffrance. Cela peut conduire à des amortissements de créances douteuses. Voir à une procédure d’insolvabilité à l’encontre de votre entreprise si elle prend trop de temps pour rembourser la dette. La procédure KYS vous permettra de :

  • Réduire le temps passé à relancer vos fournisseurs pour des factures impayées ;

  • Réduire le temps passé à gérer les pénalités de retard ;

  • Améliorer la trésorerie, car vous serez payé plus rapidement ;

  • Améliorer les relations avec les fournisseurs, car vous éviterez qu’ils s’énervent de ne pas être payés.

L’équivalent existe entre une entreprise et ses clients. On parle alors de Know Your Customer (KYC). Très employée dans le milieu de la banque, la procédure KYC permet la collecte et la mise à jour des données client. Ceci afin d’assurer la conformité aux obligations de lutte contre le blanchiment d’argent, la fraude, l’évasion fiscale et le financement du terrorisme. Ces deux procédures (KYS et KYC) participent à la gestion des risques liés aux tiers.

Le saviez-vous ? La fraude au faux fournisseur représente 48 % des tentatives d’escroquerie en entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de valider l’identité de ses fournisseurs, afin de maîtriser sa chaîne d’approvisionnement, du fournisseur au client et d’avoir une base fournisseur de qualité.

KNOW YOUR SUPPLIER : CHECKLIST

En tant que chef d’entreprise avisé, vous devriez appliquer une forme de procédure KYS à tous vos fournisseurs. Lors de la phase de sourcing, le Know Your Supplier peut prendre la forme d’un questionnaire, à adresser à vos prestataires potentiels. Que vous achetiez directement auprès du fournisseur ou auprès de ses sous-traitants, suivez cette procédure pour vous assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.

  1. Faites des recherches sur votre fournisseur — avant de commander des marchandises, assurez-vous d’avoir fait des recherches sur le fournisseur. Où sont fabriquées les marchandises ? À quelles normes répondent-elles ? Sont-ils certifiés comme étant des produits sûrs ? Quels matériaux ont été utilisés pour les fabriquer ? Pouvez-vous visiter les installations de fabrication ? Existe-t-il des critiques en ligne sur l’entreprise ou ses produits ?

  2. Passez des commandes auprès de plusieurs fournisseurs — si vous disposez de plusieurs fournisseurs, passez d’abord de petites commandes auprès de chacun d’entre eux afin de tester leur niveau de service et de comparer les prix avant de passer des commandes plus importantes. Si possible, essayez de passer de petites commandes auprès de plusieurs fournisseurs, afin de voir qui offre les meilleurs niveaux de service sur une période donnée.

  3. Contrôlez la qualité des produits livrés — Dans quel état arrivent-ils à la livraison ? Quel est le taux de perte ? Sont-ils conformes à la commande (quantité, fraîcheur, emballage, etc.).

  4. Vérifier les modalités de paiement — Le fournisseur accepte-t-il le versement d’acompte ? Est-il flexible sur les délais de paiement ? Quelle est sa position sur la facture dématérialisée ?

Libeo, votre allié dans la gestion des fournisseurs

La façon et la réactivité avec laquelle une entreprise paye ses factures sont révélatrices de son professionnalisme. Au-delà de l’aspect comptable et administratif, elle témoigne de la considération dont elle fait preuve envers ses fournisseurs. Avec une procédure KYS, vous contrôlez le moment où le paiement est appliqué à la facture de votre fournisseur. Ceci est particulièrement utile lorsque vous traitez avec des fournisseurs dont les modalités de paiement peuvent varier. Ou qui ont un historique de retard ou de non-paiement dans le passé.

Le paiement des factures est soumis à un délai qui ne dépasse généralement pas 30 jours à compter de la date de réception en bonne et due forme de la facture par le service de comptabilité fournisseur. Bien que le processus de dématérialisation permette de réduire considérablement le risque de falsification, les entreprises peuvent encore être confrontées à des risques. En éliminant le besoin d’imprimer tout document, la solution de Libeo réduit les risques de sécurité associés. Chaque facture, chaque fournisseur importé sur Libeo fait l’objet de contrôles rigoureux, grâce à la technologie de vérification et validation d’IBAN et RIB SEPAMail Diamond.

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