valeur probante

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Qu'est-ce que la valeur probante d'un document ?

La valeur probante est la garantie que le droit de propriété a été transféré avec les droits numériques et confirme que ce droit est identique à celui qui serait conféré à son équivalent papier. Un ensemble de règles spécifiques pour la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité d’un document numérique rassemblées en un seul endroit.

Valeur probante : définition

Les documents numériques ne sont plus simplement un substitut aux documents papier. Les documents numériques sont de plus en plus utilisés comme preuve des transactions et des contrats. En tant que tels, ils doivent être traités en droit et en pratique de la même manière que les documents traditionnels « papier ».

Dans quelles circonstances est-ce important ?

La valeur probante des documents comptables est appréciée lors des contrôles de l'administration fiscale, et des audits comptables. Mais la valeur probante d’un document est aussi une évaluation importante à faire au cours d’une procédure judiciaire.

Par exemple, une facture pourrait être considérée comme probante pour déterminer si un incident s'est produit à une date et une heure spécifiques. La facture ne sera utile pour prouver ce point que si elle a été émise à peu près au même moment que l'incident, et si la date et l'heure sont lisibles sur la facture.

De nombreux documents numériques ne contiennent aucune valeur intrinsèque et ont une finalité purement probatoire.

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Comment la déterminer ?

Pour qu’un document comptable ait une valeur probante, il doit répondre à certains critères. Il doit notamment :

  • Être exact : l'exactitude d'un élément probant permet de savoir s'il est utile pour soutenir ou étayer une conclusion formulée.

  • Être fiable : la fiabilité d'un élément de preuve indique s'il peut être accepté comme crédible par d'autres.

  • Être complet : la suffisance d'un élément de preuve indique s'il existe suffisamment d'éléments de preuve pour étayer ou justifier une conclusion.

  • Être authentique.

Il existe plusieurs façons d’assurer l’intégrité d’un document numérique. La première consiste à utiliser une signature électronique certifiée qui garantit l’authenticité et l’intégrité du document. Un autre moyen consiste à apposer un filigrane sur les documents afin qu’ils ne puissent être modifiés d’aucune manière. Enfin, vous pouvez utiliser un logiciel de cryptage pour protéger vos documents.

Comment prendre en compte la valeur probante d’un document dans le cadre de la comptabilité ?

Les différents documents qui peuvent être utilisés dans le cadre d’une vérification de comptabilité doivent en effet avoir leur valeur probante et permettre, par leur consultation, d’obtenir des informations pertinentes pour l’examen effectué.

La valeur probante d'une facture, d'une note ou d'une lettre d'un client serait très élevée car elle est directement pertinente pour le compte de résultat Elle pourrait également être pertinente pour d'autres états financiers tels que le tableau des flux de trésorerie.

Le concept de valeur probante est important dans le cadre de l’audit, où l’énorme volume des transactions enregistrées rend impossible un audit à 100 %. L’auditeur doit plutôt se concentrer sur des échantillons, qui sont ensuite évalués en fonction de leur degré de valeur probante.

Par exemple, compte tenu de la nature de l’audit et de ses objectifs, il sera difficile de considérer qu’un bon de commande, qui ne comporte que des prix et des délais de livraison, puisse être utilisé comme preuve dans le cadre d’un audit financier.

Comment faire un archivage à valeur probante ?

Pour qu’une archive ait une valeur probante, elle doit être le résultat d’une piste d’audit fiable, basée sur des normes méthodologiques et un processus précis :

Piste d'audit fiable

Pour réussir votre archivage à valeur probante, vous devrez :

  • Créer un environnement électronique sûr et stable pour les archives.

  • Nommer un responsable légal.

  • Préparer des règles détaillées pour le fonctionnement.

  • Préparer un plan de sauvegarde. Ce plan doit prévoir :

    • le stockage des sauvegardes dans des lieux distincts,

    • une protection contre le feu et le vol,

    • et une rotation régulière des sauvegardes entre les lieux (au moins une fois par an).

Dans une archive à valeur probante, les documents sont organisés de manière cohérente, ils sont datés et ne peuvent pas contenir de contradiction.

La valeur probante d’une archive peut être définie comme la mesure dans laquelle il est possible d’établir les faits qui se sont produits au moment et à l'endroit de leur survenance.

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