FICHE PRATIQUE
Le Code du commerce et le Code général des impôts prévoient certaines règles pour la numérotation des factures fournisseurs. Voici comment bien numéroter une facture.
Concernant la numérotation des factures, le BOFIP est formel : pour être conforme, une facture doit obligatoirement comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Les enjeux de la numérotation de facture ne se cantonnent pas à la tenue de la comptabilité. Il s’agit également de donner à l’administration fiscale une traçabilité optimale de l’activité de l’entreprise.
Pour cela, la numérotation des factures implique obligatoirement :
Cela dit, rien ne vous oblige à commencer par le numéro 1...
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklistVous pouvez utiliser un préfixe, afin de mieux situer votre facture rapidement. Une technique classique consiste à employer des préfixes temporels :
Dans certains cas particuliers, on peut utiliser plusieurs séries distinctes pour numéroter les factures, avec un système de numérotation différent. C’est le cas notamment dans les entreprises :
Ce n’est pas obligatoire, mais vivement conseillé. La facture électronique va devenir la norme d’ici 2024. Utiliser une classification dématérialisée des factures fournisseurs vous facilitera le classement et vous évitera les erreurs de classement et la perte de documents.
Les factures d’avoir suivent les mêmes règles de numérotation que les factures « classiques ». Avec quelques flexibilités en place. Vous pouvez choisir soit :
Oui, l’incrémentation (le suivi) des numéros est la règle fondamentale. La facture numéro 12 doit précéder la facture numéro 13, qui doit elle-même précéder la facture numéro 14…
Par ailleurs, il est strictement interdit de supprimer une facture. Cette action est considérée par l’administration fiscale comme de la fraude, et passible de sanctions.
ASTUCE
Pour simplifier la numérotation des documents, numérisez-les. Mieux encore : utilisez une solution de gestion des factures dématérialisée.