Créez et paramétrez vos règles et circuits d’approbation dans Libeo

Dans Libeo, les règles d’automatisation vous permettent de créer une règle ou un ensemble de règles (circuit) qui appliquent automatiquement une certaine action sur une facture ou un paiement lorsque certains critères sont remplis. Voici les différentes règles d’automatisation possibles avec Libeo :

• Approbation : Si la facture a un montant TTC supérieur à [MONTANT], alors l’approbateur est [NOM]
• Comptabilisation : si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors le compte comptable est [COMPTE]
• Catégorisation : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors les catégories sont [CATÉGORIES]
• Méthode de paiement : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors je la règle par [MODE DE PAIEMENT]
• Date d’échéance : Si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors la date d’échéance de la facture est [FOURNISSEUR]

L’ensemble des règles d’automatisations définies pour votre société est disponible dans l’onglet « Automatisations » de la section « Configurer. »

De là, vous pouvez modifier/supprimer une règle ou en ajouter en cliquant sur « Ajouter une règle » en haut à droite. Un onglet « Nouvelle règle » apparaît, qu’il vous faudra emplir avec les critères voulus dans la logique « Si (paramètre) alors (règle) ».

Dans l'onglet "Personnalisation", définissez les paramètres relatifs à l'utilisation de votre compte Libeo :

• Paiements hors Libeo
• Demande de code de validation
• Contrôle des documents par analytique
• Création de catégories
• Notifications

La création de règles d'automatisation dans Libeo rationalise vos flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises et en vous informant lorsqu'elles sont déclenchées.

Les circuits d'approbation sont un ensemble de règles d'automatisation successives utilisées pour fluidifier les flux de travail. Vous pouvez mettre en place des circuits d'approbation afin de :

• Définir le processus d'approbation d'une facture ou d'un paiement.
• Limiter l'accès aux actions qui nécessitent une approbation à des personnes définies.
• Mettre en place un flux de travail entre les utilisateurs et les groupes.

1) Approbation des factures

Vous pouvez mettre en place un chemin d’approbation pour chaque facture client ou fournisseur reçue, ce qui signifie que vous devrez l'approuver avant qu’elle ne soit envoyée en attente de paiement (pour les fournisseurs) ou d'encaissement (pour les clients).

Notez qu'avec le plan Expert, vous pouvez définir plusieurs approbateurs sur un même workflow. Dans ce cas, tous les approbateurs recevront une demande d'approbation simultanément :

• Si tous les approbateurs valident la facture, celle-ci aura le statut "A payer" dans Libeo.
• Si un refus est émis, la facture ne sera plus accessible aux autres approbateurs et aura le statut "Approbation refusée" dans Libeo. Un email sera envoyé à l'utilisateur qui a refusé l'approbation avec pour demander sur la raison du refus et la façon de la soumettre à nouveau.

Ces informations ainsi que les commentaires laissés par les approbateurs seront visibles depuis le fil d'activité de la facture, accessible en cliquant sur la facture depuis l’onglet « Payer » :

2) Approbation des paiements

Vous pouvez également configurer un chemin d’approbation pour chaque paiement que vous envoyez à un fournisseur, ce qui signifie que vous devrez les approuver avant qu’ils ne soient versés sur leur compte bancaire.

Dans « Payer », cliquez sur la facture à traiter. En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal. Enfin, cliquez sur « Demander une approbation » :

De cette façon, vous ne paierez pas les factures qui n’ont pas encore été approuvées.

Pour créer des circuits d’approbation et de paiement des factures, vous devez paramétrer les droits d’accès de vos équipes : c’est-à-dire attribuer à chaque membre, en fonction de son rôle, les droits d’administration et les niveaux d’accès nécessaires.

Ces droits d’accès portent sur :

• Importer et contrôler les documents
• Consulter et payer les factures
• Consulter et modifier les comptes bancaires
• Gérer vos flux de travail
• Gérer la comptabilité
• Configurer

Vous trouverez l’ensemble des utilisateurs membres de votre société dans l’onglet « Équipe » de la section « Configurer », avec leurs droits d’administration respectifs :

Pour inviter un membre de votre équipe, il faudra lui attribuer un rôle (Utilisateur ou Expert-comptable). Attention, car selon les statuts, les droits changent. Les invitations en attente sont affichées en haut de l’écran.

Pour modifier les droits d’accès d’un utilisateur, cliquez sur « Gérer ». Sa fiche utilisateur apparaît et vous pouvez cocher/décocher les cases voulues, voire supprimer ce membre :

Ainsi, les droits d’accès sont minutieusement définis pour chaque membre de votre équipe. Ce qui réduit drastiquement le risque d’erreur et les validations en double.

La fonctionnalité de workflow d’approbation de Libeo vous permet de rationaliser le traitement des factures fournisseurs et, au final, de réduire les délais de paiement. Ces flux de travail contribuent à une bonne cohésion d’équipe et à la communication entre les employés.

Le résultat est un processus de paiement fluide et optimisé, qui permet d’économiser de l’argent et de réduire les retards dans le traitement des paiements.