Détecter les factures en double avec Libeo

Cette situation est fréquente en comptabilité des entreprises, du fait que, dans les transactions B2B, la double facturation est une obligation légale. La loi rend obligatoire l’émission d’une facture en double exemplaire, à délivrer soit au moment de la livraison de la marchandise, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.

Cette double émission est souvent à l’origine d’une double comptabilisation des factures. Dans de nombreux cas, les entreprises ne prennent aucune mesure pour s’assurer que leurs systèmes comptables sont configurés de manière à ce que ces doubles ne soient pas automatiquement enregistrés deux fois. Cela conduit à des erreurs et à une mauvaise saisie des données, ce qui peut avoir un impact sur vos états financiers.

Lors de l’import des factures sur la plateforme, Libeo procède à une série de contrôles pour s’assurer de l’authenticité de la facture et de sa provenance. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères par OCR, la plateforme est en mesure de saisir et retranscrire les données contenues dans la facture (fournisseur, montant HT et TTC, dates d’échéance et de comptabilisation, TVA, etc.) et donc de détecter les éventuelles factures en double. Une facture peut être signalée comme un doublon si :

• Une autre facture est strictement identique ;
• Il existe des similitudes avec une autre facture au niveau du fournisseur, du montant ou encore du numéro de facture.

Libeo vous indique la présence d’un doublon à différents endroits :

• Dans « Contrôler » à la fin de la ligne avec un symbole Attention en orange et pendant le contrôle de la facture avec le message suivant dans un bandeau beige « Cette facture semble être un doublon. Cliquez ici pour voir la facture similaire. » ;
• Dans « Payer » à la fin de la ligne avec un symbole attention en orange et sur le volet de détail de la facture avec le message suivant dans un bandeau beige « Cette facture semble être un doublon. Cliquez ici pour voir la facture similaire. ».

Signalement d’un potentiel doublon de facture par Libeo lors du paiement

Comment annuler une facture en double ?

Pour traiter un doublon, cliquez sur le bandeau beige avec le message « Cette facture semble être un doublon. Cliquez ici pour voir la facture similaire. ». Ainsi vous pourrez comparer les factures et supprimer le doublon s’il est avéré.

Mise en comparaison de deux factures similaires depuis Libeo. Il est possible de supprimer la facture en double en cliquant sur « Supprimer ce document ».

Les erreurs dans la comptabilité fournisseurs font perdre en moyenne 0,01 à 0,1 % du volume d’achat des entreprises. Découvrez comment supprimer les doubles paiements grâce à l’association automatique des factures et de bons de commande dans Libeo.