collecte automatique de factures

Comment fonctionne la collecte automatique de factures ?

La récupération manuelle des factures, encore une tâche dont on se passerait bien. Entre les mails à trier, les espaces clients avec identifiants (souvent oubliés), les documents glissés et déposés sur le Drive, les fax (si, si, ça se fait encore) et les factures arrivées par courrier, c’est un véritable capharnaüm. Pour gagner du temps dans votre gestion administrative et comptable, la solution, c’est la collecte automatique des factures. Et c’est beaucoup plus simple que ça en a l’air. Libeo fait le point.


Récupération manuelle des factures : une perte de temps pour les entreprises

« Tu peux m’envoyer la facture du fournisseur ? » « Regarde, elle est dans le Drive.  » « Non, c’est celle d’Amazon », « On la retrouve plus, demande un duplicata. » sont autant de phrases qui ponctuent le quotidien des services comptables et administratifs en entreprise. Si la récupération des factures est aussi chronophage, c’est parce qu’elles transitent par plusieurs voies depuis l’envoi ou le dépôt par les fournisseurs :

  • il y a celles qui arrivent par mail, et s’entassent dans la boîte mail du dirigeant ou du gestionnaire de l’entreprise,
  • celles qui sont directement déposées sur les plateformes de dizaines de fournisseurs (énergie-eau, téléphonie, e-commerce, assurances et mutuelles, transports, fournisseurs d’accès Internet,…) ;
  • celles qui arrivent par courrier et / ou fax ;
  • enfin, celles qui sont déposées dans les espaces de stockage de fichiers partagés (Drive, WeTransfer, Dropbox, Microsoft Teams).

Comme si la gestion des relations fournisseurs, le respect des délais de paiement et le paiement des factures n’étaient pas déjà des sujets en soi, voilà qu’il faut en plus passer des heures à rassembler les documents, les trier, les compter, avant de pouvoir (enfin) les saisir.

Un vrai casse-tête pour les services concernés. Encore plus dans les petites entreprises, qui n’ont souvent pas les ressources et les effectifs pour. Résultat : dans les TPE-PME, dans 50% des cas, c’est le dirigeant lui-même qui traite les factures fournisseurs, en plus de sa journée de travail. Sachant que ces structures traitent en moyenne 67 factures par mois, on imagine rapidement l’impact sur la productivité.

Sans parler des risques de perte, d’erreurs et de fraude liés à la saisie manuelle des données comptables. Avec la collecte automatique, la captation et le temps de traitement des factures sont sensiblement réduits.

Comment mettre en place une collecte automatique de factures ?

Afin gagner en temps et en productivité au quotidien, Libeo a développé des solutions de collecte automatique des factures fournisseurs. Très intuitives et faciles à prendre en main, ces applications permettent d’aller chercher directement les factures, et de les centraliser. Les solutions de collecte de Libeo fonctionnent quel que soit le mode d’envoi des factures :

  • par mail ;
  • déposées dans un espace client ;
  • par courrier / fax.

Concrètement, pour utiliser la fonctionnalité de collecte automatique, il vous suffit :

  • de prendre en photos vos factures fournisseur ;
  • d’envoyer vos factures reçues via e-mail à Libeo ;
  • de télécharger les factures dans Libeo.

Depuis un espace client (Amazon, EDF, Orange, etc.) ?

Constat : de nombreux fournisseurs n’envoient pas leurs factures par email et vous les déposent simplement sur un espace client. C’est le cas d’Amazon, La Poste, Orange, Sosh ou encore OVH. Chacun de ces espaces requiert un identifiant et un mot de passe pour se connecter, qu’il faut entrer à chaque fois. Une fois connecté(e), reste de trouver la bonne facture, la télécharger, etc. Sans parler du temps passé à récupérer / recréer les mots de passe oubliés…

Avec Libeo : grâce aux 200 connecteurs disponibles sur l’application, Libeo vous permet d’automatiser la récupération des factures. Il vous suffit de vous connecter une seule fois à vos différents comptes fournisseurs depuis Libeo, et toutes vos factures seront importées automatiquement dès réception.

Par mail ?

Constat : vos fournisseurs vous envoient la facture par mail, en pièce jointe. Celle-ci est vite noyée dans les dizaines d’autres mails que vous recevez tous les jours. Vous perdez un temps précieux chaque mois à retrouver les factures envoyées parmi tous vos emails. Si vous avez nettoyé votre boîte mail entre temps, cela complique encore plus la tâche. Sans parler des factures qui arrivent directement dans les spams.

Avec Libeo : lors de la création de votre compte Libeo, vous recevez une adresse Libeo personnalisée. Transférez directement toutes vos pièces jointes à cette adresse, dès réception. Partagez cette adresse avec votre équipe et votre comptabilité pour qu’elle fasse de même. Encore plus simple : demandez aux fournisseurs de votre entreprise de vous envoyer leurs factures directement sur cet email.

Depuis votre ordinateur ?

Constat : les factures sont éparpillées entre les dossiers, les Finders, les téléchargements, etc.  

Avec Libeo : importez toutes les pièces comptables stockées sur votre ordinateur en une seule fois. Il vous suffit de sélectionner les documents voulus et de les déposer en masse sur votre espace Libeo.

Par courrier ✉️

Constat : vos factures arrivent par la Poste ? Il faut ensuite les scanner, puis les enregistrer, puis les transférer dans le logiciel comptable, etc. Il faut s’assurer que la personne qui les réceptionne les envoie bien au bon service, etc.

Avec Libeo : prenez-les photos. Envoyez-les ensuite automatiquement dans votre espace Libeo. Grâce à la reconnaissance automatique des factures, les données sont saisies automatiquement, et intégrées dans le logiciel comptable.

Libeo, collecteur de factures fournisseurs

Libeo est un collecteur web de facture, mais pas uniquement. La fonction « Collecte » vous permet de centraliser vos factures, dans une interface gestion unique et sécurisée. Depuis cette interface, Libeo fonctionne comme un logiciel de suivi de paiement des factures : vous pouvez approuver, refuser ou payer vos factures à tout moment avec l’application Libeo. Vous pouvez également suivre en temps réel l’état de paiement de vos factures.

Foire aux questions

Libeo est-il gratuit ?

Libeo est logiciel suivi des factures fournisseurs, gratuit avec l’option Standard, qui inclut plusieurs fonctionnalités telles que :

Quelle est la différence avec Zebill ?

Zebill est un collecteur automatique de facture, édité par Xamance. Contrairement à Libeo, qui inclut des fonctionnalités de suivi, traitement et paiement des factures, la technologie ZeBill est limitée à la seule captation des factures, depuis les boîtes mail des utilisateurs.

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