Comment mettre en place une récupération automatique de factures ?

Récupération automatique de factures : une nécessité pour les entreprises

Comment faire pour récupérer une facture ?

Dans beaucoup d’entreprises, la collecte de factures s’effectue manuellement. Soit :

• En récupérant la facture déposée par le fournisseur dans l’espace client ;
• En entrant les données des factures reçues par courrier à la main.
• En transférant les factures reçues par mail dans le logiciel comptable.

Une opération qui consiste, chaque mois, à aller dénicher dans les espaces clients et les mails des fournisseurs de l’entreprise la bonne facture, et à l’intégrer ensuite dans le logiciel comptable. Si cette tâche est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, elle mobilise des ressources et du temps, qui prennent sur la productivité de l’entreprise.

La gestion des fournisseurs est un point central de la productivité de la tenue comptable d’une entreprise. Il y va de sa relation avec ses prestataires, mais aussi (et surtout) de sa capacité à produire n’importe quel document comptable en cas de contrôle. En optant pour la collecte automatique des factures, vous réduisez le nombre de tâches à faible valeur ajoutée de votre organisation, et sécurisez votre facturation.

En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, vous retrouverez vos documents plus facilement, et plus rapidement, s’ils sont rangés dans une seule interface de gestion.

Facture dématérialisée : le futur des paiements B2B

Si le format papier domine encore de loin la version numérique en facturation, les factures dématérialisées s’intègrent peu à peu dans le paysage comptable. Dans un souci de réduction des coûts, de plus en plus de fournisseurs délaissent les feuillets A4 pour la facture digitale. Moins chère, plus rapide à éditer et à envoyer, la facture numérique a de quoi convaincre.

Mais contrairement à une facture papier, qu’on reçoit dans son enveloppe timbrée, la facture dématérialisée se contente d’être glissée en pièce jointe d’un mail ou déposée dans un espace client. Un mode d’envoi beaucoup plus rapide certes, mais moins percutant pour le réceptionnaire. C’est le comptable, ou, dans certaines structures, le dirigeant qui doit ensuite :

• Jongler entre les boîtes mail pour trouver le bon mail (et la bonne pièce jointe).
• Se connecter à son espace client EDF, Amazon, Orange, etc. pour récupérer la bonne facture (et ne pas perdre ses identifiants !)
• Naviguer dans les espaces partagés (Google Drive, Microsoft Teams, DropBox, etc.) pour récupérer le bon document.

Un véritable travail d’archéologie… C’est pourquoi de plus en plus de dirigeants choisissent de mettre en place un collecteur automatique de factures, comme Libeo.

Comment fonctionne la récupération automatique de facture avec Libeo ?

Les solutions de collecte Libeo vous permettent d’importer directement toutes vos factures dans un seul et même espace.

Par Drag and Drop

Grâce à la fonction « Glisser / déposer » (Drag and Drop), il vous suffit de transférer les pièces jointes dès leur réception sur votre espace Libeo.

Partagez cette adresse avec votre équipe et votre comptabilité pour qu’elles fassent de même.

Par mail

Une autre option consiste tout simplement à donner l’adresse mail de facturation à vos fournisseurs. Ce faisant, vous gagnez une étape : plutôt que de les envoyer au service comptabilité, ou à la personne en charge, les factures sont envoyées directement dans votre compte Libeo.

Par capture d'écran

Vos factures arrivent au format papier ? Aucun problème. Prenez-les en photo, et transférez-les directement dans votre espace Libeo. Avec la reconnaissance automatique des factures, la lecture s’effectue automatiquement. Les données comptables sont détectées et saisies pour être ensuite transférées dans votre logiciel comptable.

Depuis vos espaces clients

Avec 200 connecteurs disponibles sur l’application, Libeo vous permet d’automatiser la récupération des factures très facilement. Grâce aux différentes solutions de collecte Libeo, vous pouvez centraliser toutes vos factures. Et ce peu importe leur format de réception : mail ou papier.

Prenons l'exemple d'OVH. La facturation se fait via un espace client : les factures sont automatiquement glissées chaque mois. Avec la récupération automatique, vos factures OVH sont directement exportées de votre espace client vers votre compte Libeo.

Pour rattacher votre compte OVH à votre compte Libeo, rendez-vous dans l'onglet Intégrations dans le menu de droite, puis cliquez sur "Collecte de factures" :

Dans la liste des établissements disponibles, saisissez "OVH" et acceptez les conditions générales d'utilisation. Vous serez alors automatiquement redirigé vers le site d'OVH pour finaliser l'automatisation.

Toutes vos factures sont ainsi centralisées sur une seule application ce qui vous évitera de mauvaises surprises en fin de mois !

Elles sont ensuite transférées dans votre compte Libeo et classées par fournisseur.

Terminée, la recherche de documents manquants, la navigation entre les boîtes mail pour trouver le bon fichier, les relances aux fournisseurs pour obtenir un duplicata…

La centralisation des factures vous offre une visibilité accrue sur votre comptabilité. Le processus est simplifié, fluidifié, et votre service comptable gagne en productivité.

Foire aux questions

Comment bien gérer ses factures ?

Si vous avez plusieurs fournisseurs, il est important de définir des paramètres de paiement différents pour chacun d'eux.

Par exemple, si un fournisseur a un taux d'intérêt plus élevé qu'un autre, vous voudrez peut-être le payer plus rapidement que les autres afin de ne pas encourir de coûts supplémentaires dus aux retards de paiement ou aux pénalités pour non-paiement.

Pensez également à mettre en place des cycles de paiement distincts pour les différents types de produits ou de services, afin de ne pas payer trop de factures à la fois ou de ne pas vous éparpiller entre plusieurs services de comptabilité fournisseurs au sein de votre organisation.

Quand doit-on remettre une facture ?

Entre professionnels, la remise de facture doit s'effectuer au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du services.

Qu’est-ce que ZeBill ?

ZeBill Mail était un logiciel de collecte automatique de factures édité par la société Xamance. Aujourd’hui indisponible au téléchargement.