Centralisation de factures : la fonctionnalité ultime pour faciliter les paiements

Vous êtes un(e) expert(e)-comptable chevronné(e) ou vous faites votre rapport de stage sur la gestion des factures fournisseurs ? Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place une centralisation des factures en entreprise.

Facturation fournisseur : comment arrivent vos factures ?

Dernière étape du processus commande / livraison : la facturation. Pour l’expert-comptable ou la personne chargée de récupérer les factures et d’effectuer les paiements, c’est parfois un véritable travail d’investigation qui s’opère pour collecter les factures :

• Envoyées par email en pièce jointe (format PDF) ;
• Accessibles depuis un lien public pour capter le document par téléchargement direct ;
• Accessibles depuis un lien privé pour capter le document (plateforme accessible avec login et mot de passe) ;
• Envoyées dans le corps de l’email.
• Déposées dans un espace de stockage (Google Drive, DropBox, etc.)

Sans parler de toutes les factures envoyées par courrier, qui s’entassent dans les bannettes de bureaux…

Résultat ? Une véritable chasse à la facture qui fait perdre un temps précieux à la personne chargée de la collecte. Des factures éparpillées dans les boîtes mail et les espaces clients, des logins et mots de passe à retrouver, etc.

Centralisez facilement toutes vos factures fournisseurs avec Libeo

Centralisez automatiquement vos pièces comptables sur une seule application grâce à nos solutions de collecte. Une fois vos documents importés, leurs données sont extraites instantanément grâce à notre technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).

Récupérez les factures sur vos espaces clients

De fournisseurs n’envoient pas leurs factures par email et vous les déposent simplement sur un espace client sur leur site web. C’est le cas des fournisseurs d'énergie (EDF, Enedis...) , des FAI ( Orange, Sosh, OVH...) et de la plupart des géants du web (Amazon, Google..).

Chaque mois, il faut donc se connecter à son espace avec les bons identifiants, retrouver la facture dans la rubrique correspondante et la télécharger.

Avec plusieurs collecteurs web à son actif, Libeo est la solution de référence de collecte automatique des factures depuis espace client. Les solutions de collecte vous permettent de récupérer automatiquement vos factures, même sans être connecté à votre espace. Comment ? En vous connectant une seule fois à vos comptes via Libeo : toutes vos factures seront importées automatiquement au fil de l’eau :

Transférez les factures reçues par emails

Pour gagner en productivité, il vous suffit de transférer les pièces jointes dès leur réception à votre adresse Libeo personnalisée ([email protected]). Partagez cette adresse avec votre équipe et votre comptabilité pour qu’elle fasse de même. Toutes vos factures sont ainsi centralisées sur une seule application. Encore plus simple : impliquez directement vos fournisseurs dans la boucle en leur demandant de vous envoyer leurs factures directement sur cet email.

Pour vous simplifier la tâche, Libeo a inclus un modèle de demande de mail à envoyer au fournisseur, précisant que vous utilisez Libeo pour vos factures et lui demandant de renseigner son RIB :

Glissez et déposez toutes vos factures

Une fois téléchargée depuis un espace client ou de stockage, la facture arrive dans vos téléchargements. Pour les centraliser, il vous suffit d’importer toutes les pièces comptables stockées sur votre ordinateur en sélectionnant les documents voulus et de les déposer en masse sur votre espace Libeo :

Vous pouvez également importer un avoir ou une commande.

Finie la chasse aux factures, gagnez du temps sur votre gestion administrative et comptable grâce à notre solution d’automatisation et de centralisation des factures.

La centralisation pour un meilleur contrôle des factures fournisseurs

La centralisation facilite le règlement des factures. En effet, grâce à l’import en masse par upload et email, vous réduisez sensiblement le temps de récupération des factures. Un avantage non négligeable, quand on sait qu’il faut en moyenne 2 semaines pour traiter une facture papier. La solution de collecte est couplée un processus de dématérialisation, qui intègre le remplissage automatique des champs. L’outil va travailler à l’identification des doublons et à la récupération de la TVA. Ces fonctionnalités vous aident ensuite au traitement de la facture par le logiciel comptable. Si vous constatez une anomalie sur une facture, il sera plus facile de la corriger.

Si besoin, à tout moment, vous pouvez récupérer vos factures disponibles en PDF. En utilisant un logiciel de récupération de facture au quotidien, vous obtenez un meilleur contrôle de l’état de vos factures : en attente de paiement, de validation, paiement planifié, refusé, etc.

Dans le menu « Payer maintenant », vous pouvez choisir une autre option de paiement : payer à une autre date, payer un acompte, etc.

FOIRE AUX QUESTIONS

Comment fonctionne un collecteur de facture ?

Libeo utilise la solution Budget Insight, une API bancaire, pour connecter sa plateforme à des centaines de fournisseurs : Apple, Google, EDF, Amazon, Uber, La Poste… Grâce à cette API, Libeo peut récupérer directement les factures automatiquement depuis le site du fournisseur.

Qu’est-ce que ZeBill ?

Édité par Xamance, ZeBill était un outil de scraping de factures, un collecteur automatique de factures gratuit. Il n’est plus disponible à la commercialisation depuis 2020.