Collecte de facture : comment impliquer vos fournisseurs dans le processus ?

Comment fonctionne la récupération automatique de factures ?

Aujourd’hui encore, la récupération des factures par les entreprises se fait de façon manuelle. C’est-à-dire que la personne chargée de cette mission (expert-comptable, comptable, DAF , gestionnaire de paie, directeur administratif, etc.) va aller récupérer les factures une par une, à l’endroit où elles se trouvent. C’est-à-dire quelque part dans la boîte mail du dirigeant (ou du gestionnaire de l’entreprise), sur les ****plateformes de dizaines de fournisseurs ou encore dans les téléchargements… Un véritable travail d’excavation. Sans parler des factures envoyées par courrier et fax.

Sachant qu’une entreprise de type TPE-PME traite environ 67 factures tous les mois, on image sans peine l’impact de cette tâche, qui n’a aucune valeur ajoutée, sur la productivité. D’après une étude de Cegid, il faudrait en moyenne 8,6 jours pour traiter une facture papier, entre le moment de sa réception jusqu’au paiement final. Sans compter les coûts d’émission et de traitement de ces factures. Toujours selon Cegid, 5% du CA d’une entreprise part directement dans la gestion de ses documents papier.

Collecte de facture : les solutions Libeo

C’est là que la collecte automatique de factures devient intéressante. En comptabilité, cette fonctionnalité permet de centraliser ses factures. Selon le mode d'envoi de vos factures, il existe une solution de collecte spécifique, comme le montre le tableau ci-dessous :

Collecte de factures : comment impliquer vos fournisseurs dans le processus

L'intégration des fournisseurs est essentielle à la réussite du recouvrement automatique des factures.

Mettre en place une solution de collecte automatique, c’est l ’étape n°1. Nous vous expliquions déjà comment convaincre vos fournisseurs d’adopter la facture dématérialisée. Jusqu’à présent, vos fournisseurs avaient un processus bien défini pour l’envoi des factures. Il faut savoir qu’en France, l’usage du format papier est encore très répandu. Environ 80% des factures d’entreprise et professionnelles sont encore envoyées au format papier.

La dématérialisation des documents évoque avant tout des avantages sur le plan matériel et écologique, que voici :

• Économie de papier (70kg de papier économisé par an) ;

• Réduction des coûts d’impression ;

• Économie de mise sous pli, d’affranchissement ;

• Gain de temps global : 30% de temps gagné.

Mais les bénéfices de la dématérialisation ne s’arrêtent pas là :

• Optimisation du workflow de validation des factures ;

• Meilleure traçabilité des informations ;

• Amélioration de la relation client / fournisseur ;

• Réduction des délais de paiement.

Ce dernier point est très important, car les retards de paiement en entreprise sont source de nombreux litiges avec les fournisseurs. Mais surtout, c’est la cause de 25% des faillites de TPE-PME chaque année.

En passant à la facture dématérialisée, c’est tout le cycle d’achat qui profite. Les factures sont traitées et payées plus rapidement, les erreurs de paiement sont sensiblement réduites. Idem pour les risques de fraude. Autrement dit, vos fournisseurs ont autant à gagner que vous avec la collecte automatique des factures. D’autant plus que, contrairement à ce qu’on pourrait croire, la transition est relativement simple.

Vos fournisseurs vous envoient les factures par mail ? Il suffit de leur communiquer votre adresse Libeo comme adresse de facturation. De cette façon, toutes les factures envoyées sont transférées directement dans votre compte Libeo. Vos fournisseurs reçoivent ensuite un accusé de réception par mail.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre Libeo et Zebill ?

Zebill est un crawler, un outil de « scraping » (captation) des factures numériques. Contrairement à Libeo, Zebill n’intègre pas de solution de dématérialisation ni de paiement des factures.