Dématérialisation factures

Dématérialisation des factures : quels avantages ?

À l’ère du digital, les avancées technologiques sont un atout majeur pour les entreprises et il est primordial de suivre les tendances et évolutions pour ne pas se laisser dépasser.

Bien que nécessitant une adaptation de votre société, voire un gros changement, la dématérialisation des factures est une solution rentable à long terme pour toute organisation.

 

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à transformer des factures physiques en documents numériques. Elles gardent pour autant leur valeur fiscale.

La loi Macron du 6 août 2015 a octroyé le droit aux entreprises privées d’accepter des factures électroniques émises par d’autres entreprises privées. Il s’agit donc de factures éditées, transmises, reçues et archivées sous un format électronique. Ce type de facturation s’est progressivement imposé du fait de son efficacité et est devenu obligatoire pour :

  • Les grandes entreprises privées et les personnes publiques en 2017 ;
  • Les entreprises de taille intermédiaire, en 2018 ;
  • Les petites et moyennes entreprises, en 2019 ;
  • Les microentreprises, en 2020.

Pensez à donc bien vous informer sur les modalités d’édition de vos factures selon votre structure. Sachez qu’une facture initialement conçue sur un support papier puis numérisée, en la scannant ou en la prenant en photo, n’est pas considérée comme numérique.

Pour en savoir davantage sur la facture électronique, vous pouvez lire notre article « Facture électronique obligatoire en 2023 ».

Vidéo démo Libeo

 

Quels en sont les avantages de la numérisation des factures ?

La dématérialisation de vos factures représente un réel atout pour votre entreprise, et ce, sur de nombreux aspects. Revenons sur les principaux.

1- La réduction des délais

L’émission des factures est largement simplifiée grâce aux logiciels de facturation, comme Libeo. Ils réduisent les risques d’erreurs et le temps voué à la conception. De plus, l’envoi et la réception d’une facture dématérialisée sont quasiment instantanés. Cela permettra à vos clients de régler vos factures plus rapidement. Ces derniers en tireront également entière satisfaction puisqu’ils pourront aisément consulter et enregistrer les factures.

2- La réduction des coûts

La production et l’envoi d’une facture dématérialisée sont bien moins onéreux qu’avec une facture papier. En moyenne, le coût d’une facture classique, en comptant le prix des dispositifs nécessaires pour sa production, est estimé à 14 €. L’envoi électronique vous fera économiser papier, encre, timbres et enveloppes, ce qui représente environ 9 €. En outre, sa rapidité d’exécution vous fera gagner du temps, que vous pourrez consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3- Un archivage infaillible

Les documents numériques vous éviteront de consacrer tout un espace physique à l’archivage de documents papier, soit un gain de place considérable dans vos locaux. Un classement numérique organisé vous permettra également de trouver un fichier plus rapidement, notamment si vous disposez d’un espace dédié. Ce type d’archivage rendra le stockage de vos documents plus sécurisé, puisqu’ils ne seront plus susceptibles d’être perdus ou endommagés.

Astuce sécurité : pensez à paramétrer les droits d’accès à ce type de fichier.

4- Une meilleure image de marque

L’image de votre entreprise est un point clé à sa réussite. En réduisant votre volume papier, vous limitez l’impact environnemental de votre activité qui devient soucieuse de son environnement. De quoi plaire à de nombreux clients, prospects et autres fournisseurs. Au-delà de l’intérêt écologique, c’est aussi en uniformisant vos factures que votre professionnalisme sera remarqué.

En bref, la dématérialisation des factures facilitera votre quotidien en réduisant le temps consacré à la facturation ainsi que les délais de paiement. Le coût de production et d’archivage de factures numériques est, en moyenne, deux fois moins élevée que pour une facture classique.

Vous pourrez même gagner encore plus de temps si vous vous servez de logiciels qui automatisent la dématérialisation des factures comme Libeo, tout en améliorant vos relations professionnelles. 

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