Comment enregistrer une facture fournisseur en comptabilité ?

Comment reconnaître une facture fournisseur ?

Les factures fournisseurs sont l’autre nom donné aux factures d’achats. Obligatoire dans les transactions professionnelles, ce document comptable atteste de la dette d’un client envers un fournisseur. Elle est émise à la suite d’une livraison de marchandises ou de prestation de services. Elle facture la totalité de la transaction, ou une partie, si l’entreprise a émis une facture d’acompte fournisseur en amont.

Facture d’achat : exemple

Voici un exemple facture fournisseur, importée dans Libeo :

La comptabilisation d’une facture fournisseur consiste à faire l’enregistrement comptable d’un achat.

Comment faire une facture fournisseur ?

La facture fournisseur, par définition, est émise par le fournisseur. La plupart des organisations utilisent un logiciel de facturation pour leurs clients. Ces outils permettent de créer et envoyer des factures directement aux clients, dans le respect des normes comptables en vigueur.

Sur la forme, il n’existe pas de contrainte particulière. Mais le contenu de la facture, lui, est strictement encadré par la législation. La facture doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires, et ne peut plus être modifiée une fois émise.

Où est le fournisseur sur une facture ?

L’identité du fournisseur fait partie des mentions obligatoires à inscrire sur les factures. Il est généralement inscrit en haut à gauche de votre facture, avec :

• Son logo
• Le nom de son entreprise
• Son adresse
• Ses coordonnées

Comment comptabiliser les factures fournisseurs ?

"Comptabiliser" une facture signifie faire son enregistrement dans la comptabilité fournisseur. Lorsque vous recevez une facture d'un fournisseur, vous pouvez l'enregistrer en saisissant les informations relatives à la facture dans votre système comptable.

Le système comptable calcule alors le montant dû sur la base de la facture et débite le compte fournisseurs - ou, en jargon comptable, crée un passif pour le paiement - et crédite le compte de trésorerie (ou crée un actif pour le paiement).

Dans la plupart des cas, vous pouvez comptabiliser une facture sans la payer immédiatement, sauf si votre fournisseur exige un paiement immédiat, vous devez payer dès que possible pour éviter les pénalités et les intérêts.

La procédure de comptabilisation des factures fournisseurs comporte plusieurs étapes :

• Contrôle des données de la facture
• Imputation de la facture fournisseur dans les comptes appropriés
• Rapprochement de la facture avec son bon de commande
• Validation de la facture et préparation du paiement
• Déclenchement du paiement
• Archivage de la facture

Voici, schématisé, le circuit de validation des factures dans Libeo, depuis l'import sur la plateforme jusqu'à l'archivage final :

1. Contrôler la facture

Lorsque votre entreprise reçoit une facture d’un de ses fournisseurs, la première étape est de la vérifier avant de l’enregistrer dans vos comptes. Dès réception d’une facture fournisseur, vous devez vous assurer qu’elle contient bien les éléments suivants :

• Coordonnées du fournisseur et du client (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
• Numéro de facture ;
• Date d’édition de la facture ;
• Description du bien livré ou de la prestation ;
• Date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
• Date limite de paiement et pénalités prévues en cas de retard ;
• Montants HT et TTC de l’opération ;
• Taux de TVA.

L’ensemble de ces éléments doit être présent sur la facture réceptionnée. Faute de quoi, celle-ci est considérée non-conforme et non-valide.

Bon à savoir : lorsque vous payez une facture avec Libeo, les données sont systématiquement contrôlées en amont.

Grâce à la reconnaissance automatique des caractères (OCR), toutes les informations sont saisies et classifiées automatiquement, ce qui réduit sensiblement le risque d’erreur et de doublon de facture.

2. Détecter les factures en double

La technologie Libeo détecte les éventuelles factures en double et vous l’indique par un message d’alerte. Vous pouvez ensuite vérifier les documents signalés :

3. Associer les factures à leurs bons de commande et de livraison

Le suivi des flux de trésorerie et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles dans le cycle d'exploitation d'une entreprise. Un produit manquant facturé, des quantités supérieures à celles commandées... autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien le BFR et la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.

Grâce à sa fonctionnalité Auto-match, Libeo retrouve tous les documents associés à un même numéro de commande :

Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés :

Comment optimiser la saisie des factures fournisseurs ?

Enregistrer une facture, c'est facile. Enregistrer plusieurs factures, chaque jour, à la main, c'est plus délicat. Voici comment simplifier la comptabilisation de vos factures fournisseurs et faciliter la tenue de votre comptabilité.

Utiliser une solution de récupération automatique des factures

Après avoir été enregistrées, toutes vos factures doivent être conservées pendant une période minimale de 10 ans. Pour les retrouver facilement et avoir une comptabilité bien organisée, il est essentiel de codifier vos factures. Pour cela, vous pouvez attribuer un numéro précis à vos factures selon une nomenclature définie en interne. Vous n’aurez plus qu’à les ranger dans des classeurs dédiés et numérotés eux aussi.

Centraliser ses factures au même endroit

Pour plus de simplicité dans la gestion de vos factures fournisseurs, vous pouvez également adopter un logiciel qui vous permettra de conserver l’ensemble de vos factures de façon dématérialisée.

Bon à savoir : il n’existe aucune obligation légale en termes de classification des factures. C’est donc à vous d’opter pour le mode de classement qui conviendra le mieux à votre organisation. La dématérialisation des factures fournisseurs entre dans le champ des obligations légales introduites par le passage à la facture électronique.

Automatiser la saisie de ses factures

Pour simplifier l’enregistrement de vos factures fournisseurs, vous pouvez digitaliser la gestion de vos factures fournisseurs en adoptant une solution comme Libeo.

Notre produit vous permet en effet de gagner un temps précieux et de reprendre le contrôle de votre trésorerie en automatisant le traitement et le règlement des factures. Vos factures fournisseurs sont ainsi centralisées dans un même outil et validées par votre équipe avant d’être réglées en un clic. Compatible avec des logiciels comptables comme Sage ou Cegid, Libeo facilite la transmission des écritures comptables dans votre logiciel pour ne pas perdre de temps à les ressaisir.

Foire aux questions

Comment fonctionne le compte fournisseur ?

Le compte fournisseur (compte 401) fonctionne comme un compte d'attente, qui totalise des dettes de l'entreprises envers ses fournisseurs sur la base des factures reçues non payées. Cet enregistrement dans le compte fournisseur est indispensable pour ensuite classer les factures "en attente de paiement".

Il appartient à la classe 4 du Plan Comptable Général (PCG), qui regroupe tous les comptes de tiers (clients et fournisseurs). Dès la réception d'une facture d'achat, celle-ci est saisie et enregistrée dans le compte fournisseur (401). L’enregistrement doit être réalisé le jour du paiement de la facture (qui varie selon le mode de paiement (chèque ou virement).

Quels sont les différents types de factures ?

Il existe trois principaux types de factures :

1. La facture de vente (facture client)
2. La facture d'achat (facture fournisseur)
3. La facture de service

Est-il obligatoire de fournir une facture ?

Si vous êtes assujetti(e) à la TVA, il est obligatoire de fournir des factures à vos clients professionnels. Une facture doit contenir toutes les informations requises par la loi, notamment ce que vous vendez et à quel prix.

Vous pouvez fournir des factures sur papier ou par voie électronique. Toutefois, si vous choisissez de les émettre au format électronique, vous devez vous assurer qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires et qu'elles ont un aspect professionnel.