facture fournisseur

Comment enregistrer une facture fournisseur en comptabilité ?

Toute opération financière qui impacte les comptes d’une entreprise doit être comptabilisée, et donc enregistrée. C’est le cas lorsque l’entreprise émet une facture, mais également lorsqu’elle réceptionne une facture fournisseur. Procéder à l’enregistrement de vos factures en temps et en heure est nécessaire pour tenir une comptabilité saine. Libeo vous explique comment enregistrer une facture fournisseur en comptabilité.

Comment effectuer le traitement d’une facture fournisseur ?

Lorsque votre entreprise reçoit une facture de la part de l’un de ses fournisseurs, votre premier réflexe doit être de la vérifier avant de l’enregistrer dans vos comptes.

La vérification de la facture

Dès réception d’une facture fournisseur, vous devez vous assurer de la présence de ces différents éléments :

  • Coordonnées du fournisseur et du client (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
  • Numéro de facture ;
  • Date d’édition de la facture ;
  • Description du bien livré ou de la prestation ;
  • Date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
  • Date limite de paiement et pénalités prévues en cas de retard ;
  • Montants HT et TTC de l’opération ;
  • Taux de TVA.

L’ensemble de ces éléments doit être présent sur la facture réceptionnée afin d’attester de sa validité. Si tout vous semble cohérent, vous pouvez procéder au paiement de la facture.

?Bon à savoir : lorsque vous procédez au paiement d’une facture avec Libeo, les données sont systématiquement contrôlées en amont. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, toutes les informations sont saisies et classifiées automatiquement, ce qui réduit sensiblement le risque d’erreur et de doublon de facture.

L’enregistrement d’une facture fournisseur en comptabilité

Dès que le paiement d’une facture fournisseur est réglé, vous devez procéder à son enregistrement en comptabilité. Pour ce faire, il faut distinguer le montant hors taxes, le montant toutes taxes comprises, et le montant de la TVA. Si vous faites l’achat de marchandises, vous devrez modifier les trois comptes suivants :

  • Le compte de charge 607 « Achat de marchandise » : le montant HT doit être débité ;
  • Le compte 44 566 « TVA déductible » : le montant de la TVA doit être débité ;
  • Le compte 401 « Fournisseur » : le montant TTC doit être crédité.

D’autres comptes peuvent faire l’objet d’une saisie comptable. C’est par exemple le cas si vous achetez des matières premières (compte 601 ou 607) ou si vous investissez dans un service (compte 602 ou 606 notamment). Les frais accessoires tels que les frais de livraison sont quant à eux intégrés au compte 607 « Achat de marchandise ». Vous pouvez toutefois créer un compte dédié aux frais accessoires engagés si vous le souhaitez.

Pour que la comptabilisation de la facture fournisseur soit optimale, l’enregistrement doit faire apparaître les éléments suivants :

  • Le numéro de la facture fournisseur ainsi que sa date de création ;
  • Le numéro du compte débité ;
  • Un libellé ;
  • Le montant de l’opération.

?Bon à savoir : afin que la comptabilité de votre entreprise soit conforme, il est nécessaire d’utiliser les bons comptes. Si vous avez peur de faire une erreur, n’hésitez pas à déléguer cette tâche à un professionnel.

Lire aussi : Comment comptabiliser une facture d’acompte fournisseur ?

Optimiser la saisie des factures fournisseurs : nos astuces

Si l’enregistrement d’une facture fournisseur semble simple, il s’agit en réalité d’une tâche particulièrement chronophage, en particulier si vous avez affaire à de nombreux partenaires commerciaux. Voici deux astuces à mettre en place pour simplifier la comptabilisation de vos factures fournisseurs et faciliter la tenue de votre comptabilité.

Conserver et classer ses factures

Après avoir été enregistrées, toutes vos factures doivent être conservées pendant une période minimale de 10 ans. Pour les retrouver facilement et avoir une comptabilité bien organisée, il est essentiel de codifier vos factures. Pour cela, vous pouvez attribuer un numéro précis à vos factures selon une nomenclature définie en interne. Vous n’aurez plus qu’à les ranger dans des classeurs dédiés et numérotés eux aussi. Pour plus de simplicité dans la gestion de vos factures fournisseurs, vous pouvez également adopter un logiciel qui vous permettra de conserver l’ensemble de vos factures de manière dématérialisée.

? Bon à savoir : il n’existe aucune obligation légale en termes de classification des factures. C’est donc à vous d’opter pour le mode de classement qui conviendra le mieux à votre organisation.

Adopter un outil pour gérer vos factures fournisseurs

La saisie manuelle de chaque facture est une tâche extrêmement chronophage qui ne présente pas une réelle valeur ajoutée. Pour simplifier l’enregistrement de vos factures fournisseurs, vous pouvez vous tourner vers votre logiciel comptable. Vous pouvez également digitaliser la gestion de vos factures fournisseurs en adoptant une solution comme Libeo.

Notre produit vous permet en effet de gagner un temps précieux et de reprendre le contrôle de votre trésorerie en automatisant le traitement et le règlement des factures. Vos factures fournisseurs sont ainsi centralisées dans un même outil et validées par votre équipe avant d’être réglées en un clic. Compatible avec des logiciels comptables comme QuickBooks ou Cegid, Libeo facilite la transmission des écritures comptables dans votre logiciel pour ne pas perdre de temps à les ressaisir.

Vous souhaitez vous aussi optimiser le traitement de vos factures fournisseurs ? Grâce aux différentes intégrations techniques, Libeo réunit le paiement et la comptabilité. Réservez dès à présent votre session de démo et découvrez les nombreux avantages offerts par Libeo.

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