Comment comptabiliser facture fournisseur

FICHE PRATIQUE

Comment saisir une facture en comptabilité ?

La saisie des factures d'achat et de vente est une opération comptable indispensable et pas difficile, à condition de savoir entrer les bonnes écritures dans les comptes.

QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE UNE FACTURE D'ACHAT ET DE VENTE ?

Les opérations d’achats et de ventes sont matérialisées par un document unique : la facture. Une même facture peut être d’achat ou de vente selon le positionnement de l’entreprise.

  • Une facture de vente est émise par l’entreprise et envoyée à son client

  • Une facture d’achat est envoyée à l’entreprise par son fournisseur, suite à l’exécution d’une prestation ou la livraison de marchandises.

Pour l’acheteur, la facture de vente établie par le vendeur constitue une facture d’achat et vice versa. Il est important de bien faire la différence entre les deux. Outre la question du destinataire et de l’émetteur, le procédé de saisie comptable est lui aussi différent.

Comptabilisation facture d’achat (fournisseur)

  • Débit du compte de charges ;

  • Débit du compte TVA déductible ;

  • Crédit du compte fournisseur.

Comptabilisation facture de vente (client)

  • Débit du compte client ;

  • Crédit du compte TVA collectée ;

  • Crédit du compte de produits.

COMMENT COMPTABILISER UNE FACTURE DE VENTE ?

Commençons par la facture de vente. Avant de saisir les différentes écritures dans la comptabilité, commencez par distinguer ces trois montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)

  • Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants, comme indiqué dans les tableaux ci-dessous :

CompteÉcritures / dateDébitCrédit
Compte 411 (Clients)Facture client n°XXX1 800,00 €
Compte de 707 (Vente de marchandises)Facture client n°XXX2 000,00 €
Compte 445 (TVA collectée)Facture client n°XXX200,00€

COMMENT COMPTABILISER UNE FACTURE D'ACHAT ?

Passons à la facture d’achat. Comme pour la facture de vente, la première étape consiste à séparer 3 montants :

  • Le montant HT

  • Le montant de la TVA facturée (TVA collectée)

  • Le montant TTC (somme due par le client)

Ensuite, entrez dans votre logiciel comptable les écritures au débit et/ou crédit des comptes correspondants, comme indiqué dans les tableaux ci-dessous :

COMPTEÉCRITURES / DATEDÉBITCRÉDIT
Compte 401 (Fournisseurs)Facture fournisseur n°XXX1 800,00 €
Compte 607 (Achats de marchandisesFacture fournisseur n°XXX2 000,00 €
Compte 44561 (TVA déductible)Facture fournisseur n°XXX200,00 €

COMMENT COMPTABILISER UNE FACTURE D'AVOIR ?

Il n’est pas possible d’annuler une facture en comptabilité. Pour modifier ou supprimer une facture fournisseur, la seule option consiste à émettre une facture d’avoir.

ASTUCE

La facture d'avoir s'enregistre en inversant l'écriture passée lors de la comptabilisation de la facture de doit.

Pour comptabiliser un avoir fournisseur, voici comment procéder :

  • Débit du compte 401 « Fournisseurs »

  • Crédit du compte 44566 « TVA déductible »

  • Crédit du compte 609 'Rabais, remises et ristournes obtenues sur achats'

QUAND COMPTABILISER UNE FACTURE ?

Pour tenir à jour votre comptabilité, veillez à enregistrer les factures le plus tôt possible, et de façon régulière :

  • À la date de d’émission pour les factures de vente

  • À la date de paiement pour les factures d’achats

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