Comment annuler une facture fournisseur en comptabilité

FICHE PRATIQUE

Comment annuler une facture fournisseur en comptabilité ?

Erreur, oubli, faute de frappe... Les erreurs sont courantes en comptabilité. Mais l'administration française est formelle : la suppression des factures est strictement interdite. Alors comment annuler une facture fournisseur ?

Est-il possible d'annuler une facture  ?

La loi est formelle : la suppression ou l’annulation d’une facture émise est totalement interdite. Il n’est pas possible de sortir une facture de sa comptabilité, pas plus qu’il est possible de modifier une facture déjà éditée.

Cette interdiction s’inscrit dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA de 2018. Cette même loi oblige les logiciels de facturation et les logiciels de caisse à garantir l’inaltérabilité des opérations enregistrées. En d’autres termes, il est impossible de supprimer ou de modifier une facture créée à l’aide de ces outils.

Selon l’avancement du traitement de la facture, plusieurs options s’offrent à vous pour rectifier le tir :

  • Éditer un avoir ;

  • Éditer une facture rectificative et informer le fournisseur/client que l’autre est nulle.

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COMMENT ANNULER UNE FACTURE NON PAYÉE ?

Pour modifier ou annuler une facture non payée, il vous faut établir une facture rectificative.

Concrètement, la facture rectificative reprend le contenu de l’original, mais corrigée des informations manquantes/erronées.

Comment faire une facture rectificative ?

Lorsque vous créez une facture rectificative, veillez à bien respecter ces trois règles :

  • Donner à la facture rectificative son propre numéro, et ne pas reprendre celle du document à annuler.

  • Renvoyer au numéro et à la date de l’originale dans le corps du document, en faisant par exemple figurer la mention suivante : « Annule et remplace la facture n° [numéro de la facture remplacée] ».

  • Indiquer toutes les mentions obligatoires d’une facture traditionnelle.

COMMENT ANNULER UNE FACTURE DÉJÀ RÉGLÉE ?

La seule façon d’annuler une facture déjà payée, c’est d’éditer un avoir. Concrètement, il s’agit d’éditer une facture avec les montants en négatifs. C’est l’avoir qui annule la facture d’origine. Aussi appelé note de crédit, l’avoir équivaut à une annulation de facture. Elle comporte les références de la facture déjà éditée.

Comment faire une facture d’avoir ?

La facture d’avoir obéit aux mêmes règles que la facture classique en matière. Elle comporte les mêmes mentions obligatoires :

  • les coordonnées et identification du client ;

  • l’adresse de facturation ;

  • le numéro de bon de commande ;

  • les dates d’émission, de la vente ou des services ;

  • le numéro ;

  • la quantité, la description et le prix unitaire des produits/travaux ;

  • taux de TVA applicables ;

  • les montants détaillés et le montant total HT et TTC ;

Pour être conforme, votre facture d’avoir doit en plus comporter deux mentions supplémentaires :

  • La dénomination « Avoir », de pair avec le numéro de la facture initiale ;

  • La formule « Net à déduire » au lieu « net à payer ».

Vous pouvez indiquer le solde à rembourser en négatif, mais cette mention n'est pas obligatoire.

COMMENT ANNULER UNE FACTURE COMPTABILISÉE EN DOUBLE ?

Comme nous l’avons dit, il n’est pas possible de supprimer une facture, même comptabilisée deux fois. La seule solution, c’est de l’extourner, c’est-à-dire la « repasser la facture à l’envers », exactement comme elle avait été saisie :

  • Débit devient crédit ;

  • Crédit devient débit ;

Traitez la facture comme un avoir avec un libellé du genre : ANNUL FXXX PASSEE 2 FOIS.

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