Numéroter facture fournisseurs

FICHE PRATIQUE

Comment bien numéroter ses factures ?

Le Code du commerce et le Code général des impôts prévoient certaines règles pour la numérotation des factures fournisseurs. Voici comment bien numéroter une facture.

Comment choisir la numérotation de départ ?

Concernant la numérotation des factures, le BOFIP est formel : pour être conforme, une facture doit obligatoirement comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Les enjeux de la numérotation de facture ne se cantonnent pas à la tenue de la comptabilité. Il s’agit également de donner à l’administration fiscale une traçabilité optimale de l’activité de l’entreprise.

Pour cela, la numérotation des factures implique obligatoirement :

  • Un numéro unique pour chaque facture ;

  • Une chronologie basée sur la date de création de la facture et non son paiement par le client ;

  • Une numérotation chiffrée et continue, et sans rupture inexpliquée (pas de trou dans la numérotation des factures). Par exemple, si la numérotation d’une facture est B015, la suivante devra porter le numéro B016.

Cela dit, rien ne vous oblige à commencer par le numéro 1...

Comment bien numéroter une facture ?

Vous pouvez utiliser un préfixe, afin de mieux situer votre facture rapidement. Une technique classique consiste à employer des préfixes temporels :

  • Année : 2021 — (numéro) » pour les factures émises en 2021.

  • Année + mois : « 2021-02 — (numéro) » pour les factures émises en février 2021.

Dans certains cas particuliers, on peut utiliser plusieurs séries distinctes pour numéroter les factures, avec un système de numérotation différent. C’est le cas notamment dans les entreprises :

  • qui ont plusieurs sites de facturation,

  • qui ont différentes catégories de clients, avec différentes règles de facturation

  • qui utilisent plusieurs systèmes d’émission de factures

FAUT-IL UTILISER UN LOGICIEL DE FACTURATION ?

Ce n’est pas obligatoire, mais vivement conseillé. La facture électronique va devenir la norme d’ici 2024. Utiliser une classification dématérialisée des factures fournisseurs vous facilitera le classement et vous évitera les erreurs de classement et la perte de documents.

COMMENT NUMÉROTER UNE FACTURE D'AVOIR ?

Les factures d’avoir suivent les mêmes règles de numérotation que les factures « classiques ». Avec quelques flexibilités en place. Vous pouvez choisir soit :

  • De conserver la même numérotation que pour vos factures « classiques ». Auquel cas, le numéro de facture d’avoir suit le numéro de la précédente facture.

  • D’utiliser un préfixe spécifique pour vos factures d’avoir. Si votre préfixe est A, cela donne A002, A003, etc.

LES NUMÉROS DE FACTURES DOIVENT-ILS SE SUIVRE ?

Oui, l’incrémentation (le suivi) des numéros est la règle fondamentale. La facture numéro 12 doit précéder la facture numéro 13, qui doit elle-même précéder la facture numéro 14…

Par ailleurs, il est strictement interdit de supprimer une facture. Cette action est considérée par l’administration fiscale comme de la fraude, et passible de sanctions.

ASTUCE

Pour simplifier la numérotation des documents, numérisez-les. Mieux encore : utilisez une solution de gestion des factures dématérialisée.

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