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Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?
Récupérer les factures au format électronique
Les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs sont conçus pour identifier et lire les factures au format papier ou numérique (PDF, Word, XML, etc.). Ils intègrent des technologies de reconnaissance automatique des caractères, comme les OCR, capables de reconnaître et d’extraire toutes les données de facturation :
- Date
- Fournisseur
- Numéro de facture
- Référence de commande
- Numéro de TVA,
- Montant HT et TTC
- Taux de TVA applicable(s)
- Devise
- Catégorie(s)
Les plateformes de dématérialisation comprennent des options de récupération automatique des factures, qui vont les collecter directement depuis les boîtes mail ou les espaces clients des sites fournisseurs (OVH, EDF, Enedis, Orange, etc.). Les factures sont récupérées au fil de l’eau, intégrées sur la plateforme et leurs données systématiquement contrôlées.
Pour faciliter la tâche des services comptables, les outils de dématérialisation sont paramétrés pour reconnaître les fournisseurs habituels et enregistrer directement leurs factures dans le compte comptable correspondant. Les meilleures solutions sont capables de détecter les factures en double, effectuer l’encodage automatique des factures et associer les factures à leurs bons de commande et de livraisons.
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Valider les factures et préparer le paiement
Une fois la facture contrôlée et ses données retranscrites, elle est horodatée à sa date d’import. Si besoin, sa validation peut être attestée par plusieurs intervenants (par exemple le responsable des achats et le comptable) au moyen de circuits de validation en séquences, définis par des règles d’automatisation.
Voici comment se présente un circuit d’approbation des factures fournisseurs dématérialisé, étape par étape :
Le contrôle des factures des fournisseurs est une pratique courante dans les entreprises pour réduire le risque de fraude : fraude à la TVA, au faux virement, fraude au fournisseur, etc., qui menacent les entreprises et nuisent à leur trésorerie. Il est donc essentiel de pouvoir vérifier que :
Archiver ses factures au format électronique
La législation en place oblige les entreprises à conserver toutes leurs factures fournisseurs pour une durée d’utilité administrative (DUA) de 10 ans minimum. Pour garantir la conservation et la restitution des factures dématérialisées, l’entreprise devra s’équiper d’un système d’archivage électronique (AE) à valeur probante conforme à la norme AFNOR NF Z 42-013.
Comment passer à la dématérialisation ?
La dématérialisation des factures fournisseurs est un projet multiaxes : technique, organisationnel, communication, RH, marketing, etc. Cette transformation des processus nécessite la mise en œuvre et la coordination des outils en place actuellement (ERP, APIs, logiciel de production comptable, Piste d’Audit Fiable, etc.) ainsi qu’une plateforme de facturation électronique.
Libeo est un opérateur de dématérialisation qui inclut toutes les fonctionnalités suscitées : collecte, traitement, imputation comptable, validation en équipe et préparation des paiements, mais aussi des fonctionnalités de comptabilité analytique, des exports d’écritures vers la production comptable et de paiement à débit différé.
Voici à quoi ressemble la gestion dématérialisée des factures dans Libeo.
Les factures importées dans Libeo sont classées en « Documents à contrôler ». Selon leur origine (fournisseur) ou leur contenu (montants, catégorie, dates, etc.), elles font l’objet d’une ou plusieurs étapes de contrôles grâce aux fonctions de validation en réseau.
Solution Saas, la solution de dématérialisation de Libeo s’intègre de façon hybride dans les environnements numériques des entreprises et cabinets comptables.
La plateforme est bâtie pour fonctionner en accord avec les outils de production comptable et de gestion, se connecter avec toutes les banques européennes et même s’intégrer en API pour former un écosystème de solutions connectées :
Déployer une solution de gestion des factures fournisseurs dématérialisée est la meilleure façon d’entamer cette transformation tout en construisant un projet conforme avec la règlementation.
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Comment fonctionne la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents repose sur l’absence de support physique. Elle désigne le processus d’élimination des processus basés sur le papier par des moyens électroniques ou numériques comme l’échange et le stockage d’informations, l’e-mail, l’échange de données informatisé (EDI), les bases de données et les réseaux informatiques.
La dématérialisation est plus rentable, car elle évite les coûts d’impression et d’envoi liés aux documents papier. Voici un exemple d’échange de facture au format dématérialisé via EDI :
Dans le cas des factures fournisseurs, le processus consiste à transformer les informations contenues dans une facture en un format numérique, ce qui facilite leur traitement comptable et leur stockage électronique. Elle facilite également la recherche d’informations pertinentes dans les grandes collections de factures, car toutes les données pertinentes sont centralisées et accessibles par filtre ou mots-clés.