Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

La dématérialisation des documents repose sur l’absence de support physique. Elle désigne le processus d’élimination des processus basés sur le papier par des moyens électroniques ou numériques comme l’échange et le stockage d’informations, l’e-mail, l’échange de données informatisé (EDI), les bases de données et les réseaux informatiques.

La dématérialisation est plus rentable, car elle évite les coûts d’impression et d’envoi liés aux documents papier. Voici un exemple d’échange de facture au format dématérialisé via EDI :

Dans le cas des factures fournisseurs, le processus consiste à transformer les informations contenues dans une facture en un format numérique, ce qui facilite leur traitement comptable et leur stockage électronique. Elle facilite également la recherche d’informations pertinentes dans les grandes collections de factures, car toutes les données pertinentes sont centralisées et accessibles par filtre ou mots-clés.

La dématérialisation des factures fournisseurs est un projet multiaxes : technique, organisationnel, communication, RH, marketing, etc. Cette transformation des processus nécessite la mise en œuvre et la coordination des outils en place actuellement (ERP, APIs, logiciel de production comptable, Piste d’Audit Fiable, etc.) ainsi qu’une plateforme de facturation électronique.

Libeo est un opérateur de dématérialisation qui inclut toutes les fonctionnalités suscitées : collecte, traitement, imputation comptable, validation en équipe et préparation des paiements, mais aussi des fonctionnalités de comptabilité analytique, des exports d’écritures vers la production comptable et de paiement à débit différé.

Voici à quoi ressemble la gestion dématérialisée des factures dans Libeo.

Les factures importées dans Libeo sont classées en « Documents à contrôler ». Selon leur origine (fournisseur) ou leur contenu (montants, catégorie, dates, etc.), elles font l’objet d’une ou plusieurs étapes de contrôles grâce aux fonctions de validation en réseau.

Lors de la saisie des factures, toutes les informations sont encodées dans les onglets correspondants. Cette imputation automatique facilite les opérations de lettrage et de rapprochement bancaire.

Une fenêtre s’ouvre et un message informe l’utilisateur que sa facture est validée, et peut être classée en attente de paiement.

Une fois validées, les factures sont classées dans la section « Factures à payer ». De là, les intervenants peuvent préparer le paiement en choisissant parmi les différentes options : paiement immédiat, à échéance, paiement à débit différé, versement d’acompte, etc.

Chaque facture possède son propre fil d’activité, qui retrace l’ensemble des actions effectuées lors de son traitement comptable.

Solution Saas, la solution de dématérialisation de Libeo s’intègre de façon hybride dans les environnements numériques des entreprises et cabinets comptables.

La plateforme est bâtie pour fonctionner en accord avec les outils de production comptable et de gestion, se connecter avec toutes les banques européennes et même s’intégrer en API pour former un écosystème de solutions connectées :

Que vous soyez une PME, un groupe, une franchise ou un cabinet d’expertise-comptable, vous devrez être en mesure de recevoir vos factures fournisseurs au format électronique dès 2024.

Déployer une solution de gestion des factures fournisseurs dématérialisée est la meilleure façon d’entamer cette transformation tout en construisant un projet conforme avec la règlementation.