récupération automatique factures

5 min

Comment récupérer automatiquement vos factures ?

En entreprise, la récupération des factures peut être un véritable casse-tête. Bon nombre de sites fournisseurs, comme Amazon, EDF, Orange ou encore OVH n’envoient pas directement les factures à leurs clients, mais déposent dans un espace client. Et si vous passiez à la récupération automatique de factures ?

Alice Bled

Alice BLED • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Récupération automatique de factures : une nécessité pour les entreprises

Comment faire pour récupérer une facture ?

Dans beaucoup d’entreprises, la collecte de factures s’effectue manuellement. Soit :

  • En récupérant la facture déposée par le fournisseur dans l’espace client ;
  • En saisissant à la main les données des factures reçues par courrier ;
  • En transférant les factures reçues par mail dans le logiciel comptable.

Une opération qui consiste, chaque mois, à aller dénicher dans les espaces clients et les mails des fournisseurs de l’entreprise la bonne facture, et à l’intégrer ensuite dans le logiciel comptable. Si cette tâche est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, elle mobilise des ressources et du temps, qui prennent sur la productivité de l’entreprise.

La gestion des fournisseurs est un point central de la productivité de la tenue comptable d’une entreprise. Il y va de sa relation avec ses prestataires, mais aussi (et surtout) de sa capacité à produire n’importe quel document comptable en cas de contrôle. En optant pour la collecte automatique des factures, vous réduisez le nombre de tâches à faible valeur ajoutée de votre organisation, et sécurisez votre facturation.

En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, vous retrouverez vos documents plus facilement, et plus rapidement, s’ils sont rangés dans une seule interface de gestion. Cela contribue à une meilleure conservation des documents et une gestion optimisée de la comptabilité de l'entreprise.

imports-automatiques

NE PERDEZ PLUS DES HEURES À RÉCUPÉRER VOS FACTURES !

Grâce à notre écosystème intégré de plus de 200 collecteurs web, récupérez toutes vos factures pros depuis vos espaces clients.

Essayer gratuitement

Facture dématérialisée : le futur des paiements B2B

Si le format papier domine encore de loin la version numérique en facturation, les factures dématérialisées s’intègrent peu à peu dans le paysage comptable. Dans un souci de réduction des coûts, de plus en plus de fournisseurs délaissent les feuillets A4 pour la facture digitale. Moins chère, plus rapide à éditer et à envoyer, la facture numérique a de quoi convaincre.

Mais contrairement à une facture papier, qu’on reçoit dans son enveloppe timbrée, la facture dématérialisée se contente d’être glissée en pièce jointe d’un mail ou déposée dans un espace client. Un mode d’envoi beaucoup plus rapide certes, mais moins percutant pour le réceptionnaire. C’est le comptable, ou, dans certaines structures, le dirigeant qui doit ensuite :

  • Jongler entre les boîtes mail pour trouver le bon mail (et la bonne pièce jointe).
  • Se connecter à son espace client EDF, Amazon, Orange, etc. pour récupérer la bonne facture (et ne pas perdre ses identifiants !)
  • Naviguer dans les espaces partagés (Google Drive, Microsoft Teams, DropBox, etc.) pour récupérer le bon document.

Un véritable travail d’archéologie… C’est pourquoi de plus en plus de dirigeants choisissent de mettre en place un collecteur automatique de factures, comme Libeo. Une gestion efficace des factures permet aussi d'obtenir des indicateurs de performance plus précis et d'améliorer la rentabilité et le calcul des opérations financières de l'entreprise.

Comme Capucine, essayez Libeo et gagnez du temps au quotidien

Capucine Frerejean, co-fondatrice de The Cali Sisters, parle de Libeo

« J’aime l’intégration automatique des factures récurrentes : ça permet de ne plus penser à mes dépenses qui reviennent chaque mois. Libeo va directement les “aspirer” sur le site et les comptabiliser sans intervention de ma part. »

Voir le témoignage

Comment fonctionne la récupération automatique de facture avec Libeo ?

Les solutions de collecte Libeo vous permettent d’importer directement toutes vos factures dans un seul et même espace. Cette méthode est simple et rapide, et vous permet de concentrer vos efforts sur des tâches plus importantes comme l'optimisation du chiffre d'affaire et l'amélioration de votre seuil de rentabilité.

Par Drag and Drop

Grâce à la fonction « Glisser / déposer » (Drag and Drop), il vous suffit de transférer les pièces jointes dès leur réception sur votre espace Libeo.

Importer une facture

Partagez cette adresse avec votre équipe et votre comptabilité pour qu’elles fassent de même.

Par mail

Une autre option consiste tout simplement à donner l’adresse mail de facturation à vos fournisseurs. Ce faisant, vous gagnez une étape : plutôt que de les envoyer au service comptabilité, ou à la personne en charge, les factures sont envoyées directement dans votre compte Libeo.

Par capture d'écran

Vos factures arrivent au format papier ? Aucun problème. Prenez-les en photo, et transférez-les directement dans votre espace Libeo. Avec la reconnaissance automatique des factures, la lecture s’effectue automatiquement. Les données comptables sont détectées et saisies pour être ensuite transférées dans votre logiciel comptable.

Depuis vos espaces clients

Avec 200 connecteurs disponibles sur l’application, Libeo vous permet d’automatiser la récupération des factures très facilement. Grâce aux différentes solutions de collecte Libeo, vous pouvez centraliser toutes vos factures. Et ce peu importe leur format de réception : mail ou papier.

Prenons l'exemple d'OVH. La facturation se fait via un espace client : les factures sont automatiquement glissées chaque mois. Avec la récupération automatique, vos factures OVH sont directement exportées de votre espace client vers votre compte Libeo.

Pour rattacher votre compte OVH à votre compte Libeo, rendez-vous dans l'onglet Intégrations dans le menu de droite, puis cliquez sur "Collecte de factures" :

collecte de factures

Dans la liste des établissements disponibles, saisissez "OVH" et acceptez les conditions générales d'utilisation. Vous serez alors automatiquement redirigé vers le site d'OVH pour finaliser l'automatisation.

Toutes vos factures sont ainsi centralisées sur une seule application ce qui vous évitera de mauvaises surprises en fin de mois !

Facture à contrôler

Elles sont ensuite transférées dans votre compte Libeo et classées par fournisseur.

Terminée, la recherche de documents manquants, la navigation entre les boîtes mail pour trouver le bon fichier, les relances aux fournisseurs pour obtenir un duplicata…

La centralisation des factures vous offre une visibilité accrue sur votre comptabilité. Le processus est simplifié, fluidifié, et votre service comptable gagne en productivité. Ce qui vous assure une gestion plus fluide de votre plan de trésorerie et une meilleure gestion des amortissements.

Foire aux questions

Comment bien gérer ses factures ?

Si vous avez plusieurs fournisseurs, il est important de définir des paramètres de paiement différents pour chacun d'eux.

Par exemple, si un fournisseur a un taux d'intérêt plus élevé qu'un autre, vous voudrez peut-être le payer plus rapidement que les autres afin de ne pas encourir de coûts supplémentaires dus aux retards de paiement ou aux pénalités pour non-paiement.

Pensez également à mettre en place des cycles de paiement distincts pour les différents types de produits ou de services, afin de ne pas payer trop de factures à la fois ou de ne pas vous éparpiller entre plusieurs services de comptabilité fournisseurs au sein de votre organisation.

Quand doit-on remettre une facture ?

Entre professionnels, la remise de facture doit s'effectuer au plus tard à la livraison de la marchandise ou dès la prestation du services.

Qu’est-ce que ZeBill ?

ZeBill Mail était un logiciel de collecte automatique de factures édité par la société Xamance. Aujourd’hui indisponible au téléchargement.

facebookIcontwitterIconlinkedInIcon

Vous aimerez aussi

Solution de facture électronique

Libeo, solution de facture électronique B2B

Libeo, solution de dématérialisation des factures fournisseurs, évolue pour devenir une plateforme de facture électronique certifiée en partenariat avec Docaposte. Une décision stratégique, qui rapproche le spécialiste européen du paiement entre entreprises et le référent de la confiance numérique en France autour d’une solution de facture électronique innovante et sécurisée.

7 min

E-invoicing 2024 checklist

E-invoicing 2024 : checklist

Afin d'être prêtes lorsque ce changement majeur aura lieu, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme, faire un état des lieux des modifications à apporter, adapter son processus de traitement des factures et donc choisir une plateforme de réception des factures électroniques. Pour simplifier, voici la checklist conçue par Libeo.

9 min

PPF ou PDP pour la facture électronique ?

PPF ou PDP pour la facture électronique ?

À compter de juillet 2024, soit dans un an exactement, pour émettre et recevoir des factures clients et fournisseurs, les entreprises devront impérativement par le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). L'administration les laisse libre de choisir entre l'un et l'autre. Nos conseils pour un choix éclairé.

8 min