Comment collecter ses factures fournisseurs ?

Collecte des factures : la première étape du processus de validation post-achat

La collecte des factures fournisseurs est l’une des tâches les plus importantes en pré-comptabilité. Il s’agit de la première étape du circuit de validation des factures, qui clôture le cycle fournisseurs. La capacité d’une entreprise à recouvrer les factures de ses fournisseurs est directement liée à ses performances commerciales.

Si une entreprise ne parvient pas à faire payer ses fournisseurs à temps, elle s’expose à des pénalités de retard, des litiges, une détérioration de ses relations commerciales, une augmentation de ses dettes, etc. Il en va de même pour les fournisseurs qui ne parviennent pas à se faire payer par leurs clients.

La manière dont les entreprises gèrent leurs factures fournisseurs est essentielle, car elle a aussi une incidence sur la reconnaissance des revenus et les états financiers, ainsi que sur les flux de trésorerie et le fonds de roulement.

Qui vérifie les factures des fournisseurs ?

Dans les grandes organisations, qui disposent d'une comptabilité fournisseur, c'est au comptable fournisseur que revient cette mission. Le contrôle interne des factures fournisseurs est généralement assuré par le responsable comptable, le coordinateur de contrôle, le chargé de facturation ou encore le responsable du budget. Dans les petites structures (TPE, startups), c'est souvent le dirigeant ou le gérant à qui revient la charge de contrôler les factures.

Les problèmes posés par la collecte manuelle des factures fournisseurs

Les experts-comptables consacrent en moyenne 30 % de leur temps à rassembler les documents comptables. La raison ? Les différents biais d’acheminement des factures : envoi par courrier, mail, fax, document glissé en pièce jointe, facture déposée dans l’espace client du site du fournisseur, etc. Toute erreur dans ce processus peut entraîner des pénalités de retard et exposer votre entreprise à un risque de non-conformité avec les réglementations sectorielles telles que le RGPD.

Le problème est aggravé lorsque plusieurs services sont impliqués dans le processus ou que les fournisseurs ont des conditions de paiement différentes. Il devient difficile de trouver la bonne facture suffisamment avant la date d’échéance, ce qui entraîne des retards de paiement, voire l’absence totale de paiement. Voici quelques-uns des problèmes associés à la récupération manuelle :

1. Manque de visibilité sur les paiements en cours ;
2. Impossibilité de gérer les données relatives aux factures des fournisseurs de manière centralisée ;
3. Manque de sécurité et augmentation des risques de fraude ;
4. Difficulté d’accès pour les différents utilisateurs.

De nombreuses entreprises ne disposent pas d’une solution efficace pour résoudre ce problème et perdent un temps précieux à la collecte manuelle des factures, qui n’apporte aucun résultat tangible.

Cette inefficacité peut être évitée grâce à un outil de collecte automatique des factures. La collecte automatique des factures permet non seulement de réduire les retards de paiement, mais aussi d’offrir à votre organisation une gestion centralisée de la trésorerie. En centralisant leurs factures fournisseurs, les gérant(e)s d’entreprise rationalisent le suivi des paiements, et bénéficient d’une vision en temps réel sur les flux d’encaissements et de décaissements.

Pourquoi opter pour la collecte automatique des factures fournisseurs ?

La collecte automatique des factures fournisseurs s’inscrit naturellement dans la généralisation de la facture électronique, qui deviendra effective à partir de juillet 2024. Cette fonctionnalité supprime le besoin de récupération manuelle, de numérisation des factures papiers, de connexion aux espaces clients sur les sites fournisseurs, etc.

À compter de juillet 2024, pour recevoir et émettre leurs factures au format électronique, les entreprises françaises devront passer par une plateforme de dématérialisation de facture certifiée. Pour cela, elles auront le choix entre :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) : construit et déployé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État), le PPF est une solution accessible gratuitement par tous les assujettis émetteurs et récepteurs de factures (privés ou publics).
• Une Plateforme Partenaire de Dématérialisation (PDP), une plateforme immatriculée par l’administration fiscale en tant que prestataire de services habilité à transmettre et recevoir des factures électroniques et adresser des données de transactions et de paiement à l’administration.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Pour dématérialiser leurs factures, les entreprises peuvent passer un opérateur de dématérialisation (OD), un prestataire de services dont le rôle est d’envoyer et réceptionner les factures en convertissant les données au format électronique

La dématérialisation des factures consiste à faire passer les documents du support physique au support numérique/électronique. Mais attention, pas n’importe comment : selon l’article 289 bis du Code général des impôts, pour être homologuée « électronique », la facture doit être émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et comporter un socle minimum de données sous forme structurée :

Comment collecter ses factures fournisseurs automatiquement ?

Transforme le processus fastidieux de collecte manuelle des factures en une routine automatisée, c’est la mission de Libeo. pour simplifier le quotidien des gérants d’entreprises et leurs experts-comptables, Libeo a conçu et développé une plateforme qui automatise la collecte des factures. Ses fonctionnalités incluent :

• La saisie automatisée des factures via la reconnaissance automatique des caractères (OCR).
• L’extraction de factures depuis les sites des fournisseurs via les collecteurs web.
• La réception des factures fournisseurs directement dans votre espace Libeo mails via une adresse de facturation personnalisée.
• L’import en masse de factures dans Libeo depuis un PC, une tablette ou un smartphone.

La reconnaissance automatique des caractères

Grâce à la reconnaissance automatique de factures, les factures sont dématérialisées et leurs données collectées automatiquement, depuis n’importe quel support : facture papier, numérisée, scannée, etc. Aussi appelé OCR (optical character recognition), ce procédé numérique détecte et saisit directement les données contenues dans les documents pour les convertir en fichier électronique. En scannant un document, l’appareil est donc capable de « lire » son contenu.

Les données des factures (montants, fournisseur, SIRET, taux de TVA, date de facturation, devise, numéro de facture, etc.) sont ensuite retranscrites dans les champs correspondants :

Les collecteurs web

Les fournisseurs d'énergie, de téléphonie et d'accès à Internet et les géants du Web déposent les factures de leurs clients directement sur un espace utilisateur. Pour le collaborateur chargé de les récupérer, c'est un véritable travail d'excavation : il faut se connecter chaque fois au bon compte, avec l'identifiant, le bon mot de passe, récupérer la bonne facture et faire de même pour tous les fournisseurs.

Cette tâche chronophage peut être évité grâce aux collecteurs web, des passerelles qui permettent à plusieurs interfaces ou systèmes d'information de communiquer entre eux et de récupérer des données. Autrement dit, il s'agit de « connecter » votre espace utilisateur à la plateforme Libeo :

Une fois connectés, toute facture déposée sur votre espace client est automatiquement importée dans Libeo, d’où vous pouvez ensuite procéder la contrôler, la payer puis l'exporter en comptabilité.

L’adresse de facturation

Si vos fournisseurs ont l’habitude de vous envoyer leurs factures par mail, une méthode simple consiste à remplacer votre adresse de facturation par celle de votre compte Libeo. Cette adresse envoie vos factures directement sur la plateforme. Vous pouvez effectuer cette démarche depuis votre compte Libeo en cliquant sur « Payer votre facture » :

De cette façon, vos factures sont directement transférées dans votre espace Libeo.

Lire aussi : Comment impliquer vos fournisseurs dans la collecte de factures ?

L’import dans Libeo depuis vos fichiers

Pour importer plusieurs factures à la fois, cliquez sur "Importer une facture" et glissez-déposez vos documents :

Depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, importez directement toutes vos factures dans Libeo.

De la collecte au paiement : comment se fait le traitement des factures fournisseurs dans Libeo ?

Une fois collectées et importées dans Libeo, vos factures sont classées dans la rubrique "Imports à contrôler". Vous pouvez facilement trouver la facture à contrôler en recherchant le nom du fournisseur, le numéro de la facture ou la plage de dates :

• Vérifier les informations (fournisseur, montants, taux de TVA, dates, devise, etc.)
• Détecter les éventuels doublons,
• Effectuer l'affectation comptable
• Choisir le mode de comptabilité (simple ou analytique) pour le traitement de la facture)
• Demander une approbation

Une fois contrôlée, la facture est envoyée dans la section "Payer" d'où vous pouvez préparer le paiement :

• Choisir le montant à payer (total ou partiel, sous forme d'acompte)
• Choisir le mode de paiement (paiement en un clic, paiement à débit différé, paiement hors Libeo)
• Choisir la date souhaitée de réception des fonds
• Choisir le compte bancaire à débiter
• Envoyer une notification de paiement au fournisseur
• Confirmer et envoyer le paiement pour validation.

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