collecter factures

Comment collecter ses factures fournisseurs ?

Le recouvrement des factures des fournisseurs est un problème majeur dans le secteur des PME-TPE. De nombreuses entreprises n'ont aucune idée de la manière de recouvrer leurs factures, ce qui engendrent pas mal de retards de paiement.

Retrouver ses factures, les trier, calculer le bon montant de TVA, entrer les coordonnées de chaque fournisseur, son compte bancaire, son IBAN, etc. C'est un véritable casse-tête pour les petites et moyennes entreprises. Comment collecter ses factures fournisseurs efficacement ?

Comptabilité : pourquoi la collecte des factures est cruciale

La gestion des factures est l'une des tâches les plus importantes pour les entreprises. Si les factures ne sont pas payées à temps, cela peut signifier qu'une partie au moins de l'argent sera perdue à jamais. En outre, les retards de paiement peuvent nuire à la réputation de l'entreprise, et à sa trésorerie.

Si elle est correctement effectuée, la collecte de factures permet non seulement de réduire les retards de paiement, mais offre aussi une gestion centralisée de sa trésorerie. En rassemblant leurs factures, les gérant(e)s d'entreprise bénéficient d'un suivi des factures en temps réel, ainsi que des flux d'encaissements et de décaissements de l'entreprise.

Collecte de factures : les principaux problèmes

Lorsqu'il s'agit de rassembler leurs factures en vue de les traiter et de les payer, les experts-comptables y consacrent en moyenne 30% de leur temps. Le problème ? Les factures qui transitent par différents biais : mail, courrier, fax, document glissé en pièce jointe, etc.

Ajouté à cela le fait que peu d'organisations mettent en place un flux d'approbation des factures efficace et structuré. Celles-ci transitent entre le service des achats, la comptabilité, l'administratif, etc. Elles s'entassent dans des bannettes en plastique, s'accumulent dans les boîtes mail, etc. Résultat ? Une multiplication des risques de pertes, de doublons et des fraudes.

Or, de nombreuses entreprises ne disposent toujours pas d'une solution efficace pour résoudre ce problème. Elles consacrent leur temps précieux à la collecte manuelle des factures, qui n'apporte aucun résultat tangible.

Pourquoi les entreprises peinent-elles à abandonner le papier ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises ont recours à la gestion manuelle des factures. Tout d'abord, on considère souvent qu'il est plus facile d'automatiser le processus de collecte des informations sur les factures et d'envoyer des rappels sur les retards de paiement aux clients.

Ensuite, certains obstacles empêchent les entreprises de mettre en œuvre des solutions de gestion automatique des factures :

  • Certaines ne savent pas quel type de logiciel utiliser ;

  • D'autres n'ont pas les moyens de se payer des systèmes coûteux ;

  • Enfin, il y a celles qui ne savent tout simplement pas comment trouver un système de gestion des factures adapté aux besoins de leur entreprise.

Or, les factures payées en retards sont sources de pertes de temps et d'argent. En France, environ 25% des faillites dans les PME sont dues à des retards de paiement.

Toutefois, ce problème peut être facilement résolu avec l'aide d'une solution de récupération automatique des factures.

comment déployer une Récupération automatique de facture ?

Quelles sont les technologies disponibles pour le recouvrement des factures ?

La première étape consiste à trouver les factures. Vous pouvez le faire à la main, ou utiliser la technologie. Plus vous avez de factures, plus il est logique d'utiliser la technologie. Il existe plusieurs technologies et modèles commerciaux différents pour collecter les paiements des commerçants par le biais des factures :

  • Paypal - il s'agit d'une alternative populaire, bien connue et pratique aux paiements en ligne standard. Les paiements Paypal sont rapides et populaires parmi les personnes qui préfèrent effectuer des transactions en ligne.

  • Banques (ACH, Wire Transfer) - ces services sont fournis par les banques et les institutions financières réglementées comme PayPal, Moneybookers, etc. Ces paiements sont bon marché et sûrs car leurs transferts sont généralement protégés par un cryptage SSL.

  • Passerelles de paiement (Authorize.net, Chase Paymentech) - ces services fournissent aux commerçants des systèmes complets et prêts à l'emploi pour accepter les cartes de crédit via Internet à un coût très raisonnable.

  • Comptes marchands - ces services fournissent aux commerçants un accès direct au système de paiement par carte de crédit à un coût réduit par rapport aux comptes marchands standard.

  • Sociétés de facturation - ces services offrent aux commerçants la possibilité de créer des factures d'aspect professionnel qui peuvent être envoyées par courrier ou par e-mail aux clients avec les paiements électroniques ou les chèques.

  • Institutions gouvernementales - ces services permettent aux entreprises d'accepter les fonds gouvernementaux des citoyens et des organisations en utilisant divers types de comptes bancaires.

Comment Libeo automatise la collecte de factures ?

Libeo automatise la collecte des factures pour simplifier le quotidien des gérants d'entreprises. Ses fonctionnalités incluent :

  • La saisie des factures via la reconnaissance automatique des caractères ;

  • Les collecteurs web ;

  • L'import dans Libeo via l'adresse de facturation.

  • L'import dans Libeo depuis vos fichiers

La reconnaissance automatique des caractères

Transforme le processus fastidieux de collecte manuelle des factures en une routine automatisée, c'est qu'offre Libeo aux gérants de TPE-PME, experts-comptables et CEO. Comment ? Grâce à la dématérialisation des factures, qui permet la collecte automatique via la reconnaissance automatique de factures. Aussi appelée OCR (optical character recognition), ce procédé numérique saisit directement les données contenues dans les documents papier, afin de les convertir fichier électronique. En scannant un document, l'appareil est donc capable de "lire" son contenu.

Les collecteurs web

Certaines "gros" fournisseurs déposent les factures clients directement sur un espace utilisateur. Pour éviter d'aller les récupérer une par une, en se connectant à chaque fois avec identifiant et mot de passe, une technique consiste à "connecter" votre espace utilisateur à la plateforme Libeo. Ce faisant, toute facture déposée sur votre espace client est automatiquement importée dans Libeo, d'où vous pouvez ensuite procéder au paiement et à l'export vers la comptabilité.

Amazon, OVH, Apple, qui sont les collecteurs web du réseau Libeo ?

L'adresse de facturation

Si vos fournisseurs ont l'habitude de vous envoyer leurs factures par mail, une méthode simple consiste à remplacer votre adresse de facturation actuelle par celle de votre compte Libeo. Vous pouvez effectuer cette démarche depuis votre compte Libeo en cliquant sur "Payer votre facture" :

De cette façon, vos factures sont directement transférées dans votre espace Libeo.

Lire aussi : Comment impliquer vos fournisseurs dans la collecte de factures ?

L'import dans Libeo depuis vos fichiers

Depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, importez directement toutes vos factures dans Libeo.

Simplifiez-vous la collecte des factures avec Libeo

Une fois collectées et importées dans Libeo, vos factures sont classées par fournisseur dans la rubrique "Contrôler" :

Facture à contrôler

Cette vérification permet de repérer les éventuels doublons, vérifier les informations (montants, TVA, dates, devise, etc.) et si besoin demander une approbation :

Contrôler vos factures

Une fois contrôlée, la facture est envoyée dans la rubrique "Payer" d'où l'utilisateur peut planifier son paiement :

Payer factures

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