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Saisie comptable en ligne : l’apport des nouvelles technologies de la comptabilité
La profession comptable se digitalise. Les cabinets d’expertise-comptable et les professionnels en ligne dépassent peu à peu les modèles traditionnels. Les fonctions comptables utilisent quotidiennement des outils de comptabilité en ligne. Au point qu’il devient difficile d’envisager la saisie comptable sans logiciel.
Le secteur comptable doit beaucoup aux nouvelles technologies de la comptabilité : IA, reconnaissance optique des caractères, Big Data, etc. Toutes ces évolutions technologiques ont contribué au développement de la saisie comptable en ligne des pièces et des écritures.
La dématérialisation
La dématérialisation des factures est un pas important vers la professionnalisation des entreprises et la modernisation des procédures comptables. Cette technologie apporte de nombreux avantages en termes d’automatisation, de fiabilité et d’efficacité lors de la saisie des factures.
Le principal avantage de la saisie comptable en ligne est qu’elle permet aux comptables de saisir les factures à tout moment, sans avoir à attendre que leurs fournisseurs leur envoient des copies papier. Cela permet d’avoir des informations à jour dans leur programme comptable, qu’ils peuvent utiliser pour des décisions futures ou des rapports financiers.
La reconnaissance optique des caractères (RCO)
La reconnaissance optique de caractères est une technologie de détection et de captation des données à partir d’un support physique ou numérisé. En comptabilité, les solutions OCR sont très pratiques pour saisir les données des factures papier, sans retranscription manuelle, directement dans le logiciel comptable.
- Détection des fausses factures
- Détection des doublons
- Vérification de la conformité des informations contenues
- Export des données de facture dans le logiciel comptable
En automatisant la saisie comptable, l’OCR facilite la récupération des pièces comptables et la lutte contre la fraude.
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Essayer maintenantAutomatisation comptable : gain de temps et réduction des risques
L’automatisation de vos processus comptables est un excellent moyen de gagner du temps, de réduire le risque d’erreur humaine et d’améliorer la précision des données. C’est particulièrement important pour les entreprises qui travaillent avec de grandes quantités de données qui, autrement, nécessiteraient beaucoup de saisie manuelle de la part des employés.
Saisie manuelle des données : un processus fastidieux et chronophage
En moyenne, les experts-comptables consacrent 30 % de leur temps à récupérer et centraliser les pièces comptables de leurs clients. La tâche est compliquée par le fait que ces documents se présentent de différentes manières, sous différentes formes : factures papier, fichier .PDF, JPG, Drive, Dropbox, facture scannée, etc. En rendant la saisie comptable automatique, c’est autant de temps libéré, que la fonction comptable peut consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. En fin de comptes, c’est toute la performance de l’entreprise qui en bénéficie !
Saisie automatique : créer un circuit de validation sécurisé
La saisie comptable en ligne participe à la contre la fraude dans les entreprises. Outre la fraude à la TVA, les organisations sont régulièrement victimes de tentatives de fraude, plus ou moins abouties : fraude au président, au fournisseur, au virement, etc. Il est plus facile de repérer les activités suspectes lorsque toutes les transactions sont enregistrées de manière cohérente tout au long de l’année.
Comment la saisie comptable en ligne fluidifie la relation client/expert-comptable
La saisie comptable en ligne est un moyen pour les comptables d’automatiser les tâches de saisie de données et de rendre leurs services plus efficaces. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’analyse et à la planification stratégique au lieu de saisir des données dans des feuilles de calcul ou d’effectuer des tâches comptables manuelles.
En même temps, la saisie comptable en ligne rend la relation entre le comptable et son client plus fluide. Elle leur permet de travailler ensemble sur des documents partagés, ce qui se traduit par une collaboration accrue et une meilleure communication en général.
La saisie automatisée avec Libeo
La saisie automatisée est une fonctionnalité qui permet d’importer automatiquement les données d’applications tierces, telles que MEG, Cegid Loop ou QuickBooks, dans votre compte Libeo. Cela permet d’éliminer la saisie manuelle des données et de réduire le risque de fraude.
Vous pouvez facilement importer des données dans Libeo à partir de vos factures d'achats , de vos bons de commande et relevés bancaires — aucune saisie manuelle n’est nécessaire. Pour plus d’efficacité, vous pouvez inviter votre expert-comptable à collaborer avec vous sur la plateforme.
Comment fonctionne la saisie automatique ?
Tout d’abord, vous devez vous créer un compte Libeo, et connecter votre compte bancaire. Importez directement votre plan comptable dans Libeo, pour gagner du temps :
L'import du plan comptable va permettre d'automatiser l'imputation comptable des factures.
Depuis les solutions de collecte, vos factures fournisseurs sont automatiquement importées pour être saisies dans la plateforme. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, les données de facturation (fournisseur, montants HT et TTC, dates, devise, etc.) sont retranscrites directement dans Libeo :
Caroline Soubils, Experte-comptable chez Expert Innov, à propos de Libeo ;
"J'ai vu un changement d'organisation drastique : mon propre reporting sort plus vite et de meilleure qualité. Au moins c'était clair : on va aider les gens à mieux payer."
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