Piste d'Audit Fiable

Piste d’Audit Fiable (PAF) : définition, enjeux et méthodologie

C’est une obligation légale des entreprises depuis maintenant 6 ans, et, pour beaucoup d’entre elles, c’est encore un véritable casse-tête. La Piste d’Audit Fiable (PAF) consiste à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » sur les factures.  Cela de façon à leur donner une valeur fiscale, et à renforcer la sécurité des processus de facturation. En 2021, alors que la fraude à la TVA est devenu un enjeu majeur lors des contrôles fiscaux, beaucoup d’entreprises ont encore du mal à saisir toute la complexité de la Piste d’Audit Fiable.

Piste d’Audit Fiable (PAF) : de quoi s’agit-il ?

Depuis le 1er janvier 2013, pour se transmettre leurs factures, les entreprises disposent de 3 possibilités :

  • l’échange EDI (Échange de Données Informatisé) ;
  • la facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS) ;
  • et les autres formats de facture « classiques » (facture papier, en PDF simple, en PDF RGS)

Rappelons que la législation en place contraint les entreprises à conserver toute pièce justificative relative aux opérations d’achat et de vente, et dans leur version d’origine. De plus, les fournisseurs ont l’obligation de conserver un double de tous les documents émis.

Pour les deux premiers modes de facturation, la question de l’authenticité de la facture ne se pose pas : le format EDI suffit, au regard de l’administration fiscale, comme gage de sécurité. Pour les autres formats, c’est moins le cas. Les factures éditées sur papier ou PDF et envoyées par mail ou courrier ne présentent pas autant de garanties. D’où la nécessité de mettre en place une documentation PAF.

Pourquoi une telle réglementation ?

Parce que les factures fournisseurs ont une valeur à la fois commerciale, fiscale, comptable et juridique. Loin d’être un simple « reçu » à la suite d’une transaction, elles participent à l’assiette de calcul du revenu imposable de l’entreprise. Aussi doivent-elles être précieusement envoyées et conservées. L’objectif étant de sécuriser les processus de facturation afin d’éviter les fraudes liées notamment à la déductibilité de la TVA.

Notons que la Piste d’Audit Fiable sert aussi bien à l’administration fiscale qu’à l’entreprise elle-même. C’est elle qui permet aux deux instances :

  • de vérifier le cycle de vie d’une transaction,
  • de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise,
  • et que les transactions ont été réalisées conformément à la réalité commerciale, économique, comptable et financière, ainsi qu’à la réglementation en vigueur, sécurisant les déductions fiscales (TVA, charges…).

Ergo, la piste d’Audit fiable s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque. C’est le cas pour tous les documents au format papier, PDF et PDF simple. Cela concerne aussi les factures signées mais ne faisant pas apparaître les garanties d’une signature RGS**.

Piste d’Audit Fiable : que dit le Bofip ?

L’administration fiscale définit ainsi la PAF :

« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

L’article 289 VII du Code général des impôts prévoit que la réglementation PAF s’applique pour toutes les factures papier et électronique non sécurisées. Autrement dit, les entreprises qui envoient leurs factures par courrier, mail simple ou les éditent dans un espace de partage de fichiers comme Google Drive, par exemple, sont concernées par la PAF.

Pour faire simple, la PAF doit servir à :

  • attester de l’origine de la facture ;
  • garantir l’intégrité du contenu ;
  • et la lisibilité des factures émises ou reçues.

Piste d’Audit Fiable : problématique

Alors même que toute entreprise devrait disposer d’une piste d’audit, dans un rapport de la FNFE-MPE sur les pratiques de la facture électronique datant de 2018, 31% des entreprises interrogées ne disposaient pas de piste d’audit. 23% d’entre elles ignoraient même si elles en disposaient ou non… Les principales raisons évoquées sont :

  • pas de solution clé en main,
  • complexité de la réglementation,
  • pas de budget (coût du projet),
  • pas de temps pour la mise en place.

Force est d’admettre que les conditions de mise en œuvre et de formalisation de la PAF demeurent assez complexes et opaques, faute d’indications précises de la part de l’administration fiscale. Face à ce constat, des formations à la piste d’audit fiable sont dispensées et disponibles en ligne.

Piste d’Audit Fiable : méthodologie

Depuis 2013 donc, la documentation d’une Piste d’Audit Fiable est obligatoire pour justifier le flux entre les factures émises/reçues et la livraison de biens ou la prestation de service réalisée. Cela concerne aussi bien les fournisseurs que leurs clients.

Concrètement, comme procéder ? La documentation de la PAF doit contenir :

  • le processus de facturation (achat et vente),
  • les contrôles mis en place,
  • la conformité de la prestation rendue / du bien livré.

Les principaux documents supportant la piste d’audit sont :

  • la commande,
  • le bon de livraison/réception,
  • la preuve de paiement
  • la facture,
  • le contrat.

Pour mieux saisir toute la complexité de la Piste d’Audit Fiable, Libeo a rédigé des exemples concrets.

Comment mettre en place une PAF dans mon entreprise ?

La documentation de la Piste d’Audit Fiable dépend directement de la taille de votre entreprise :

  • TPE : une simple « documentation orale » ;
  • PME : une documentation écrite synthétique ;
  • Grands groupes : une documentation écrite détaillée.

Sur la question de la documentation orale, exclusive aux TPE, précisons que le caractère « oral » ne doit pas être pris au sens de « léger ». En cas de contrôle fiscal, les TPE doivent être à même pouvoir justifier du fonctionnement de leur processus de facturation, ses avantages et ses limites, devant l’administration fiscale.

Quelles sont les sanctions en cas de Piste d’Audit Fiable non respectée ?

La PAF est une obligation méconnue, mais les sanctions, elles, sont bien là :

  • Pour les factures reçues : rejet de la déduction de la TVA.
  • Pour les factures émises :
    • remise en cause du caractère original de la facture ;
    • pénalité de 50% du montant de l’opération* ;
    • 15 € par omission ou inexactitude constatée.

*Ramenée à 5 % si le service comptable de l’entreprise peut justifier l’opération dans les 30 jours d’une mise en demeure.

La PAF : contrainte ou opportunité pour les entreprises ?

Si votre entreprise n’a pas mis en place de piste d’audit fiable en 2020, il est temps d’initier le chantier en 2021. Rappelons qu’à compter de 2023, la facturation électronique deviendra la norme dans toutes les entreprises. Une transition qui implique pas mal de préparation en amont.

Sans attendre 2023 pour vous y atteler, vous pouvez d’ores et déjà mettre en place les obligations nécessaires à cette obligation. Vous y gagnerez en efficacité et sécurité, mais surtout vous seriez à l’abri lors d’un prochain contrôle fiscal et se voir in fine redresser les montants de TVA déductibles.

Au vu des nombreux atouts qu’elle offre aux entreprises, il serait donc inopportun de la voir uniquement comme une contrainte.

Avec la dématérialisation des factures, la PAF s’inscrit dans une évolution générale des processus de facturation interentreprises, en vue de renforcer la sécurité.

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