Comment mettre en place l'automatisation des flux de paiements

L’automatisation des flux de paiement vous permet de gérer votre processus de paiement du début à la fin avec une seule plateforme. Elle offre également une visibilité sur chaque étape du processus, ce qui vous permet d’identifier tout problème avant qu’il ne devienne trop important. En automatisant vos paiements, vous accélérez les transactions, réduisez les erreurs et augmentez la satisfaction des fournisseurs — tout en économisant du temps et de l’argent en rationalisant les processus.

L’automatisation des flux de paiement peut aider à réduire les points de friction dans le processus de paiement en supprimant les étapes inutiles et en s’assurant que les contrôles nécessaires ont bien été effectués avant validation des paiements.

Conçu pour simplifier le paiement des factures fournisseurs, Libeo a construit sa plateforme de façon à rendre la gestion et le paiement des factures le plus fluide possible.

Depuis votre espace Libeo, importez et centralisez automatiquement toutes vos factures fournisseurs. Lors de l’import, la facture est contrôlée et analysée par OCR, pour éviter tout risque de fraude ou de doublon. Les données lues sont retranscrites au format électronique, ce qui simplifie les futurs exports-comptables.

Une fois contrôlée et validée, la facture est placée en statut « À payer ». De là, deux options :

• Vous avez défini des approbateurs et des règles d’automatisation pour le paiement de ce fournisseur ;
• Vous réglez la facture manuellement.

Pour automatiser vos flux de paiement, définissez des règles et des circuits de validation. Les règles sont un ensemble d’instructions qui définissent la manière de traiter les flux de travail, les tâches et les messages. Ces règles peuvent être utilisées pour traiter les factures entrantes et les paiements sortants, en indiquant :

• Le compte comptable à créditer/débiter ;
• La catégorie où placer la facture ;
• La méthode de paiement ;
• La date d’échéance ;
• Les modalités d’approbation

Les règles de paiement s’appliquent à une seule facture ou à un groupe de factures, selon le type de règle configuré. Si vous souhaitez que la même règle de paiement s’applique à plusieurs factures, créez un modèle pour celle-ci et appliquez-la selon les besoins.

Lorsque vous créez des flux d’approbation dans Libeo, vous pouvez attribuer des droits de contrôle et de paiement à vos collaborateurs. Cela vous permettra de définir des rôles distincts pour l’approbation et le paiement des factures fournisseurs.

La gestion des droits est accessible depuis la section « Équipe » :

La mise en place de droits d’équipe et de règles d’automatisation pour les factures contribue à la mise en place de circuits transversaux et sécurisés de validation des factures. Ces circuits garantissent que seules des personnes spécifiques ont accès à certaines données et processus.

Lorsque vous automatisez vos flux de paiement, veillez à garder la flexibilité en tête. Pour ne pas créer de déséquilibre de trésorerie et pour ne pas manquer les échéances de paiement des fournisseurs, Libeo peut vous aider à choisir parmi plusieurs options de paiement des factures :

• Paiement immédiat
• Paiement à échéance
• Paiement planifié
• Versement d’acompte
• Demande d’approbation avant paiement

Un système automatisé peut également identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne se produisent et vous aide également à garder le contrôle de vos processus comptables, ce qui est essentiel pour sécuriser vos transactions, surtout des transactions financières entre différentes sociétés ou personnes qui peuvent être situées dans le monde entier.

Une API (Application Programming Interface) est un ensemble de fonctions informatiques qui fonctionne comme un intermédiaire entre un humain et une application. En l’occurrence, une API de paiement permet aux développeurs de gérer les factures et les paiements des utilisateurs dans un logiciel ou une plateforme de paiement en ligne.

Les API contribuent à l’automatisation en permettant aux entreprises d’envoyer des paiements sans passer par une banque ou un processeur de carte de crédit. Cela facilite la tâche des collaborateurs qui n’ont pas accès aux services bancaires (parce qu’ils se trouvent à l’étranger ou dans un endroit éloigné des banques traditionnelles).

Il est important que les informations financières de votre entreprise soient stockées en un seul endroit, afin que vous puissiez facilement les récupérer en cas de besoin. Synchronisez vos flux bancaires en intégrant votre banque avec votre système de paiement pour associer chaque paiement à sa facture.

Plus vous avez d’employés, de clients et de fournisseurs, plus vos volumes de paiement augmentent. Optez pour un système de paiement automatisé capable de traiter de plus gros volumes de transactions sans ralentir vos processus opérationnels ni exiger de ressources supplémentaires de la part de votre personnel.

Certaines entreprises utilisent plusieurs logiciels de comptabilité à des fins différentes — par exemple, la gestion de la paie, le lettrage des comptes, la tenue du grand livre, etc. Ce qui les oblige à intégrer leur système de paiement à d’autres applications comptables et de gestion : logiciel de production comptable, de facturation, ERP, journaux, etc.

Libeo s’intègre à vos outils de gestion et de comptabilité pour créer un écosystème de solutions connectées qui automatise les flux de paiement de bout en bout :