Sommaire
Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
Les enjeux de la gestion des achats en entreprise
Statistiques clés à retenir :
- 88% des CFO et dirigeants consacrent encore plus de 20 heures par semaine à des tâches administratives sans valeur ajoutée (source : BearingPoint).
- Les entreprises qui optimisent leur gestion des achats peuvent réduire leurs coûts d'approvisionnement de 5 à 10 % (source : Deloitte).
- Une gestion des achats bien structurée peut augmenter l'efficacité opérationnelle de 20 %.
La gestion achats se résume donc pas à l'acquisition de biens et services. C’est un processus complexe qui inclut la recherche, la sélection, la négociation avec les fournisseurs, la passation des contrats, et bien d’autres aspects essentiels.
Face à ces défis croissants, une gestion efficace des achats est essentielle pour garantir une utilisation optimale des ressources financières, minimiser les risques et contribuer à la performance de votre entreprise.
Voici quelques défis courants auxquels vous pouvez être confronté :
La charge opérationnelle importante
Pour de nombreuses équipes finance, la gestion achat peut ressembler à un parcours semé d'embûches. Elle implique une charge opérationnelle souvent lourde. Les tâches répétitives, telles que la saisie manuelle des factures d’achats, sont la source de nombreuses erreurs et de frustration.
Pour beaucoup, cette charge est une réalité quotidienne qui peut entraîner :
- Un volume important de factures d’achat et de données à traiter
- Des retards ou doublons dans les paiements
- Des processus de validation des factures longs et fastidieux
- Une manque de coordination entre les équipes
- Une fragmentation des outils utilisés
Si cette charge opérationnelle pèse lourdement sur les équipes finance, elle a également des répercussions importantes au niveau stratégique de votre société.
Le contrôle des coûts et du cash : le nerf de la guerre
Pour les dirigeants et les directeurs financiers (CFO), le manque de visibilité sur les finances est aussi un défi permanent. Cela se traduit par :
- Une pression continue sur la trésorerie
- Une visibilité limitée sur les marges et les dépenses
- Une gestion multi-sites souvent complexe
À cela s'ajoutent d'autres défis, tels que l'évolution constante du cadre légal et fiscal, et un risque accru de fraude.
Il devient donc crucial pour les entreprises de s'équiper d'outils adaptés.
Choisir le bon logiciel gestion achat, un levier stratégique
Dans un environnement où chaque décision compte, le choix d'un logiciel de gestion achats peut transformer votre entreprise. Traditionnellement, ces processus achat étaient gérés par des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning), souvent perçus comme lourds et complexes à mettre en œuvre.
Cependant, l'évolution du rôle stratégique des achats a permis l'émergence de solutions plus agiles et spécialisées, comme Libeo.
Libeo se distingue par sa capacité à simplifier et automatiser le processus d’achat répondant aux besoins spécifiques des TPE, PME, groupes et franchises. Chaque étape du cycle d'achat, de la réception des factures à leur paiement, est optimisée pour offrir une efficacité maximale.
Infographie sur l’automatisation du cycle achats chez Libeo
Un cycle fournisseur automatisé
Avec Libeo, l'automatisation devient votre alliée. Le logiciel vous permet de récupérer, lire (grâce à une reconnaissance OCR avec une précision de 98 %), pré-comptabiliser et orienter vos factures d’achats de manière fluide.
Vous pouvez également personnaliser votre circuit de validation achats selon des critères, tels que les montants, les départements ou les utilisateurs, garantissant ainsi un contrôle optimal.
Libeo facilite également la gestion des demandes d’achats grâce au rapprochement automatique entre factures et bons de livraison ou de commande. Cela simplifie la vérification pour s'assurer que vos factures correspondent bien à vos commandes, garantissant que vous ne payez que ce qui est dû.
Bénéfices : en automatisant les tâches manuelles, vous réduisez les délais de traitement et améliorez la productivité de vos équipes achats, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Comment mettre en place une récupération automatique de factures ?
En entreprise, la récupération des factures est parfois un vrai sujet. Et si vous passiez à la récupération automatique de factures ?
Une expérience de paiement fluide et sécurisée
Au-delà de l'automatisation, Libeo transforme le paiement des fournisseurs en une expérience simple, en offrant diverses modalités de paiement : instantanés, en masse, différés ou par fichier SEPA.
Par exemple, les paiements instantanés peuvent être essentiels pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs en réglant rapidement leurs factures urgentes. Tandis que les paiements à débit différés offrent une flexibilité précieuse pour gérer votre trésorerie.
Bénéfices : en simplifiant le processus de paiement, vous réduisez les risques d'erreurs et de fraudes, tout en accélérant vos transactions.
Les cartes bancaires professionnelles pour un budget maîtrisé
En complément des fonctionnalités de paiement, les cartes affaires de Libeo offrent à vos équipes l'autonomie nécessaire pour gérer leurs dépenses efficacement. En fixant des plafonds et en automatisant la collecte des justificatifs, vous éliminez les avances de frais et simplifiez le suivi, tout en évitant les dépassements imprévus.
Bénéfices : en maîtrisant vos dépenses, vous améliorez la transparence et le contrôle budgétaire. Vos équipes gagnent en autonomie, ce qui favorise une gestion proactive et responsable des ressources financières.
Un pilotage des dépenses en temps réel
Pour une gestion financière efficace, il est indispensable d'avoir une visibilité immédiate sur vos dépenses. Avec Libeo, bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur votre dette fournisseurs, vous permettant de suivre et d'analyser vos coûts à tout moment.
Bénéfices : une vision instantanée de vos finances vous permet d'identifier rapidement les opportunités pour optimiser vos marges. Vous pouvez mieux anticiper les besoins financiers et ajuster vos stratégies d'achat en conséquence.
Un logiciel qui s’adapte à votre écosystème
Enfin, Libeo, c'est aussi une solution qui s'intègre parfaitement à votre environnement existant :
- Synchronisation avec plus de 250 outils comptables tels que Sage, Cegid, Odoo, ACD, facilitant ainsi votre gestion comptable.
- Connexion fluide avec plus de 5 000 banques partenaires, assurant une expérience de paiement, sans friction.
Bénéfices : en intégrant Libeo à vos systèmes actuels, vous centralisez vos opérations financières, réduisez les silos d'information et améliorez la collaboration entre équipes.
Finis les allers-retours avec votre expert-comptable
Sur Libeo, transmettez tous vos documents automatiquement à votre expert-comptable, sans qu'il ait besoin de vous solliciter, grâce à nos 250 intégrations natives.
La facture électronique obligatoire : un enjeu d’avenir
La transition vers la facturation électronique obligatoire offre une opportunité de transformation significative pour la gestion de vos achats.
Libeo est déjà préparé pour cette évolution, grâce à sa compatibilité avec la facturation électronique et son accréditation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
En intégrant l’automatisation de la collecte et du traitement des factures électroniques dans votre cycle d'achat, vous assurez non seulement la conformité avec les réglementations à venir, mais vous optimisez également la fluidité de vos transactions.
Pour illustrer concrètement les impacts de Libeo, explorons le cas client Côté Sushi.
Étude de cas : comment le groupe Côté Sushi a révolutionné sa gestion des achats avec Libeo
En déployant Libeo dans l'ensemble de ses 115 restaurants, le Groupe Côté Sushi a obtenu des résultats significatifs, tant au niveau de l'organisation que de son chiffre d'affaires. Voici comment :
Centralisation et rapprochement
L’équipe comptable du groupe comptant 210 utilisateurs retrouve sur Libeo l’ensemble des factures transférées par chaque gérant de restaurant depuis son espace dédié.
Préparation des paiements
La même équipe contrôle les factures, vérifie l’imputation comptable et prépare leur paiement, ce qui représente plus de 4 000 factures par mois.
Exécution des paiements
La RAF (Responsable Financière et Administrative) du groupe programme les paiements après s’être assurée que chaque facture correspond bien à sa commande, grâce à l’intégration entre Inpulse et Libeo, permettant un rapprochement automatique. Actuellement, c’est plus de 2M€ payés par mois qui sont transités sur Libeo.
Emmanuel Taib, CEO de Côté Sushi parle de Libeo
« Sans Libeo, Côté Sushi n'aurait pas été en mesure d'assumer le développement qu’il a connu ces dernières années. L'outil m’apporte une visibilité et maîtrise complètes sur l’ensemble de mes flux achat et m’assure une vraie tranquillité d’esprit dans ma gestion. »
Exports comptables
Avec l’intégration avec Cegid, le cabinet comptable de Côté Sushi synchronise Libeo avec son système et récupère automatiquement les pièces et écritures comptables dans son outil de production.
Résultats ?
- Gain de productivité (central & local)
- Optimisation des coûts d’achat
- Frais de virement économisés
Soit, au total : +200K€ économisés par an !
La gestion achats est donc un levier puissant qui peut impacter significativement la réussite et la pérennité de votre entreprise. En adoptant un logiciel de gestion des achats comme Libeo, transformez vos défis en opportunités.
FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Un logiciel de gestion des achats est une solution numérique qui aide les entreprises à gérer l'ensemble de leur processus achats, de la demande initiale à la réception et au paiement des biens et services. Il permet d'automatiser les tâches administratives, d'améliorer la visibilité sur les dépenses et de renforcer le contrôle des coûts.
Quels sont les avantages d’un logiciel comme Libeo pour la gestion de vos achats ?
Libeo offre une automatisation complète du cycle d'achat de bout en bout, y compris une expérience de paiement fluide. Grâce à son intégration avec d'autres outils comptables et bancaires, Libeo facilite la collecte des données, le contrôle des dépenses et l’automatisation des tâches. Libeo simplifie votre quotidien : moins d’erreurs, moins de papier, moins de scans, moins de manutention.
Comment Libeo peut-il aider un expert-comptable ?
Libeo est une nouvelle source de revenus pour votre cabinet. Libeo vous permet de gagner du temps sur la collecte des documents de vos clients et de développer de nouvelles missions, comme la délégation de paiement. Avec notre logiciel pour expert-comptable, anticipez dès maintenant les évolutions réglementaires, avec l’arrivée de la facture électronique obligatoire. Pour en savoir plus sur notre offre cabinet, cliquez-ici.
Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
Comment Libeo se différencie-t-il d’un ERP ?
Contrairement à un logiciel ERP classique, souvent complexe et coûteux à mettre en place, Libeo est une solution intuitive et moins chère, conçue spécifiquement pour la gestion des achats. Et ce, quel que soit le secteur d'activité : Restauration, Hôtellerie, Santé, BTP, Retail... Elle offre une prise en main rapide en moins de 2 heures, une interface utilisateur fluide, et des fonctionnalités ciblées pour optimiser le processus d'achat, sans la lourdeur d'un ERP.