Comment entretenir une relation fournisseur durable de qualité ?

Comment fonctionne la relation entre une entreprise et un fournisseur ?

La relation fournisseur, c’est tout simplement la relation qu’entretient une entreprise avec ses différents fournisseurs. La relation fournisseur peut se définir comme :

• Un lien commercial qui relie un fournisseur à son client (confiance pour être livré dans les temps, pour respecter les commandes, etc.) ;
• Un lien financier matérialisé par un contrat et des factures.

Gestion de la relation fournisseurs : les enjeux

On distingue 4 enjeux principaux :

1. Stratégiques et financiers ⇒ défaillance du fournisseur, commande non livrée, etc.
2. Contractuels et légaux ⇒ une mise en cause juridique du fournisseur
3. Opérationnel ⇒ non-respect du planning de production
4. Atteinte à la réputation ⇒ non-respect des aspects sociétaux

1. Stratégiques et financiers

Les fournisseurs font et défont les entreprises. Depuis la phase de sourcing jusqu'aux premières livraisons, chaque étape de la relation fournisseur doit être mûrement réfléchie, pesée et évaluée. Le choix des fournisseurs est décisif, surtout dans des secteurs comme la restauration et le commerce de détail.

Pour vérifier l’identité de leurs fournisseurs, les organisations utilisent des procédures KYS, (Know your supplier), pour évaluer les prestataires. Le but est de protéger l’entreprise des fraudes au fournisseurs. Plus globalement, les procédures KYS et KYC (Know Your Customer) s'inscrivent dans une démarche de protection contre les risques financiers :

• Lutte contre le financement du terrorisme
• Blanchiment de capitaux
• Évasion fiscale
• Fraudes (au président, au fournisseur, à la TVA...)

2. Contractuels et légaux

Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises négligent leur relation avec leurs fournisseurs. Un manque d’attention encore trop sous-estimé. Non seulement les retards de paiement détériorent les rapports entre les parties, mais ils peuvent, à terme, conduire à la faillite.

Pourtant, entre évolutions technologiques et législatives, la relation fournisseur est plus stratégique que jamais et sa qualité est devenue bien plus qu’une formalité : c’est désormais un véritable avantage compétitif.

3. Opérationnel

Au premier abord, le système paraît simple : l’entreprise passe commande, le fournisseur assure la commande et la livraison. Il facture ensuite l’entreprise, qui paie, et tout est terminé jusqu’à la prochaine commande. En réalité, les cycles d’achats et d’approvisionnement sont beaucoup plus complexes.

4. RSE

Soucieuses de leur image, beaucoup d’entreprises ont intégré des pratiques de responsabilité sociétale pour améliorer la qualité de vie des collaborateurs, mais aussi des parties tierces, notamment les clients et les fournisseurs. Le respect des délais de paiement entre dans les critères de valeur des marques, intronisée par plusieurs articles de lois :

• L’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».
• La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 qui encadre les principes d’amélioration des délais de paiement, avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Comment anticiper les risques fournisseurs ?

Difficile de définir à l’avance à quoi ressemblera la relation fournisseur, mais certains facteurs ou éléments peuvent vous mettre la puce à l’oreille :

• Votre fournisseur et vous n’avez pas les mêmes objectifs.
• Vous avez un fournisseur unique pour tous les cycles d’achats.
• Votre fournisseur ou vous-même commettez un abus de position.
• Une faille dans sa chaîne de production.
• Votre relation contractuelle est mal définie, imprécise ou manque de clarté.

51 % des entreprises estiment que le traitement des litiges constitue le premier challenge de la relation fournisseur. D’où l’intérêt de prendre de bonnes habitudes dès le début.

Retards de paiement : le nœud gordien de la relation entreprise/fournisseurs

Les retards de paiement sont un véritable fléau dans les entreprises françaises : le montant des créances passées en pertes chaque année est estimé à 56 milliards d’euros. Les « factures en retard » seraient à l’origine de 25 % de faillites d’entreprises. Un constat relayé par l’Observatoire des délais de paiement dans son rapport 2018, qui affirme notamment que « le tiers des sociétés paie toujours ses fournisseurs en retard et cette proportion augmente avec la taille des entreprises. »

Retard de paiement : un fléau accentué par la crise sanitaire

Dans la grande majorité des cas, les retards de paiement sont simplement dus à une trésorerie insuffisante. Les entreprises n’ont simplement pas les liquidités nécessaires pour payer leurs factures. Une situation aggravée par la crise liée à la pandémie de Covid-19. En 2020, le nombre de factures payées en retard s’est élevé à :

• 19 % des factures entre le 1er janvier et le 15 mars 2020,
• 33 % durant la phase de confinement,
• 29 % entre le 15 mai et le 30 octobre,

En parallèle, il y a l’autre catégorie, celle des « mauvais payeurs ». Il s’agit des entreprises qui repoussent au maximum l’échéance de leurs paiements. Une tendance qui s’explique par la nécessité pour les entreprises de limiter leur besoin en fonds de roulement, en allongeant leurs délais de paiement fournisseurs. Une façon pour elle de limiter les décalages de trésorerie, entre les cycles de production et de vente des produits.

Le besoin de trésorerie disponible est vital pour l’entreprise. On peut donc comprendre qu’il est naturel de privilégier l’encaissement sur le décaissement (d’être payé avant de payer). Mais attention à ne pas en faire une habitude. Un retard ponctuel est acceptable. Le risque, c’est de voir cette tendance se pérenniser.

Payer ses factures avec plusieurs jours, voire plusieurs semaines de retard, ne doit jamais s’ancrer dans les processus de gestion de l’entreprise. Ce faisant, vous exposez votre entreprise a de multiples risques :

• Financiers (pénalités de retard),
• Légaux (contentieux),
• Opérationnels (défaillance logistique / planning mettant à risque la production),
• Réputationnels.

Côté fournisseurs, les retards de paiement sont trop souvent à l'origine de faillites.

Comment gérer la relation avec les fournisseurs ?

Des processus plus fluides, une gestion plus transparente, mais surtout un effort sur la communication peuvent faire toute la différence entre une bonne et une mauvaise relation fournisseur.

1. Menez un sourcing fournisseur efficace

Prenez le temps de définir qui sont les fournisseurs clés de activité. Certains secteurs ont des fournisseurs de référence, qui ont le monopole sur un type de produit dans une zone géographique. D’autres sont les seuls à répondre aux exigences de qualité de leurs clients. Pièce maîtresse de la supply chain, ces fournisseurs seront indispensables au bon déroulement de votre activité.

Pensez votre recherche de fournisseurs comme un entretien d’embauche : étape par étape, appuyée sur un processus de sélection rigoureux :

Cela passe par la mise en place d'un processus de contrôle des tiers, appelé KYS (Know Your Suppliers). Cette procédure s'inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT).

2. Posez les bases dès le début

Avant même de commencer à démarcher, prenez le temps de bien définir vos besoins : qu’attendez-vous de vos fournisseurs ? Tarifs, délais de livraison, effectifs, ancienneté de l’entreprise… Quels sont les critères sur lesquels vous êtes inflexibles ? Quels sont ceux sur lesquels vous pouvez faire des concessions ?

L’objectif étant d’arriver à définir un cadre de collaboration à la fois flexible et régi par des conditions de collaboration avantageuses pour les deux parties.

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• Les astuces pour lisser sa trésorerie en préservant sa relation client-fournisseur

3. Pensez clarté et transparence

Une fois le choix des fournisseurs arrêté, vous pouvez passer à l’étape suivant : la négociation. On pense aux tarifs, mais pas uniquement. Il s’agit également de définir les conditions de collaboration, pour éviter les potentiels litiges.

Privilégiez la mise en place d’un contrat écrit qui reprendra les responsabilités de votre fournisseur en tenant compte :

• De la qualité des produits et du service fournis ;
• Du calendrier de livraison ;
• Des conditions de paiement,
• Des procédures de suivi des commandes ;
• De l’existence éventuelle d’une entente de non-divulgation ;
• Et des conditions de résiliation.

Pensez à prévoir une clause stipulant les sanctions prévues en guise d’indemnisation ainsi que les différentes méthodes de résolution de conflits.

N’hésitez pas à être proactif en organisant des rencontres régulièrement (chaque mois, chaque trimestre…). Ces échanges de vive voix vous permettront de faire remonter les éventuels points d’attention, de voir l’évolution de votre relation, revoir vos conditions, etc.

4. Sachez relancer avec tact

Privilégiez les contacts directs (téléphone, appel en visio) plutôt que le mail. Faites preuve de tact et diplomatie, tout en restant ferme. Sachez adapter votre discours à votre interlocuteur : petite structure, grand groupe, etc.

5. Passez à la facture dématérialisée

Selon une enquête réalisée par OpinionWay, 38% des entreprises interrogées reconnaissent que la facturation électronique améliore les relations avec les fournisseurs. Pivot du Procure-to-Play, la facture électronique joue aussi un rôle crucial dans l’amélioration de la relation des relations commerciales :

• Réduction des délais de paiement des factures fournisseurs ;
• Réduction des coûts opérationnels ;
• Gain de performance global ;
• Saisie simplifiée grâce à la reconnaissance automatique des factures ;
• Suivi en temps réel la validation des paiements, depuis leur réception jusqu’au paiement final.

Facture électronique : les impacts sur la Fonction Achats

Réforme de la facture électronique : ce qui change en 2024

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront accepter les factures électroniques en réception. Cette obligation s'accompagne de la transmission de données de transaction à l'administration par voie dématérialisée.

Cette réforme a plusieurs objectifs : simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA, mieux lutter contre la fraude re renforcer et la compétitivité des entreprises.

Pour saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures, les entreprises devront passer par une plateforme de facturation électronique. Elles pourront choisir entre :

• Le Portail Publique de Facturation (PPF)
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), des plateformes immatriculées et habilitées par la DGFiP à proposer des services de facturation électronique.

Ce changement obligera les entreprises à revoir leurs processus opérationnels et à les adapter si nécessaire pour se conformer à ces nouvelles obligations.

Les impacts de la réforme sur la fonction Achats

La fonction achat est concernée par cette évolution à deux niveaux :

• D'une part, elle doit adapter ses processus pour recevoir et gérer les factures électroniques de ses fournisseurs. Ces derniers doivent donc être en mesure de les envoyer dans ce format.
• D'autre part, elle doit se préparer à transmettre des données relatives aux achats (données de transaction) via une interface électronique (EDI).

Si elle transforme en profondeur les échanges entre entreprises et fournisseurs, la facture électronique représente surtout un gain de productivité et d'efficacité dans :

• La réduction des coûts de traitement
• La réduction des délais de paiement ;
• La diminution des risques de fraude ;
• La résolution des litiges ;
• La fiabilisation des données et amélioration de la traçabilité comptable ;
• La fluidification des échanges ;

En rationalisant l'intégralité du processus Procure-to-Pay, la facture électronique va réduire les risques associés au cycle fournisseur et contribuer à l'amélioration des relations commerciales entre les entreprises.

Comment préparer son entreprise à la facture électronique ?

D'ici 2024, la plupart des entreprises voudront commencer à se préparer à cette transition. Elles devront d'abord faire le point sur leurs pratiques actuelles en matière d'émission de factures et déterminer comment elles peuvent tirer parti de ces pratiques pour répondre à leurs besoins futurs.

La première étape de la réforme va porter sur l'émission de factures dématérialisées pour les grandes entreprises et la réception pour toutes les entreprises. Les grandes entreprises sont donc les premières concernées. En particulier, elles devraient :

• Revoir leur processus d'émission de factures et vérifier s'il est conforme à la législation en vigueur ;
• Envisager d'automatiser leur processus d'émission de factures s'il n'existe pas déjà ;
• Identifier les risques éventuels liés à l'automatisation de l'émission des factures ;

En 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir leurs factures au format électronique. Pour s'y préparer efficacement, elles vont devoir :

• Identifier et se familiariser avec les exigences de la nouvelle législation
• Revoir les processus actuels et identifier les domaines qui peuvent être automatisés
• Trouver et tester une plateforme de facturation électronique appropriée
• Former leurs employés à l'utilisation du nouveau système.

Beaucoup d'entre elles ont déjà amorcé la réforme et utilisent un opérateur de dématérialisation ou une solution de numérisation des factures. Certains outils comme Libeo vont même encore plus loin en proposant des services à valeur ajoutée pour gérer le cycle d'achat de bout en bout : onboarding client et fournisseur, accès expert-comptable, vérification des IBAN, création de fiches fournisseurs personnalisées, confirmation de paiement.

Foire aux questions

Quels sont les risques liés aux fournisseurs ?

L'AFNOR (L’Association française de normalisation est l'organisation française) définit le risque fournisseurs comme "la probabilité, pour un donneur d’ordres, de voir son activité économique se dégrader, voire d’interrompre, à la suite d’un dysfonctionnement dans ses relations avec ses fournisseurs et prestataires ou d’un comportement non souhaité de la part de l’un d’entre eux".

Ces dysfonctionnements ou comportements inappropriés peuvent être le fait de plusieurs facteurs internes ou externes :

• Faillite ou difficulté économique
• Défaillance d'un fournisseur
• Retard de production ou de livraison
• Écart de conduite en termes de RSE
• Risques financiers
• Risques cyber (fuite de données du fait de la communication à distance et des échanges par email, fraude au virement, au faux fournisseur)
• Risques financiers (erreur de commande, mauvaises coordonnées bancaires, montants incorrects, retards de paiement, etc.)

Comment évaluer les risques fournisseurs ?

La gestion des risques fournisseurs représente une priorité pour 60% des entreprises. La gestion des risques fournisseurs comprend 4 étapes :

• Identifier les risques
• Évaluer et prioriser
• Mettre en place un plan d'action
• Suivre et contrôler la maîtrise du risque

Mon fournisseur me demande mon bilan comptable, suis-je dans l'obligation de lui communiquer ?

Au même titre que le compte de résultat et l'annexe avec qui ils forment les comptes annuels, le bilan est un document d'entreprise d'ordre public. Votre fournisseur peut donc demander à le consulter sans avoir à justifier d'un motif.

Mon fournisseur est en liquidation judiciaire, dois-je quand même payer mes factures ?

Vous avez une dette envers votre fournisseur, sa procédure de liquidation en cours ne vous exonère pas de payer votre facture. En fournissant un bien / un service, le fournisseur remplit sa part du contrat. Contractuellement, vous devez donc remplir la vôtre. D'un point de vue comptable, ne pas régler votre facture revient à supprimer une dette du passif de votre bilan.

Si votre fournisseur ne vous relance pas pour réclamer sa créance, c'est le mandataire judiciaire chargé de la liquidation qui vous fera régler la facture tôt ou tard. En l'absence de manifestation de sa part, la prescription de votre obligation de paiement est de 5 ans (loi n°2008-561 du 17 juin 2008 - art. 15).