5 conseils à suivre pour bien négocier avec un fournisseur

Les enjeux de la négociation fournisseurs

Si la négociation client est essentielle, la négociation avec les fournisseurs l’est tout autant. La négociation avec les fournisseurs fait partie intégrante du processus de recherche de fournisseurs et de votre stratégie d’achat. La négociation dans la relation avec le fournisseur est non seulement l’une des techniques les plus importantes pour améliorer votre pouvoir de négociation, mais aussi une technique qui vous place en position défensive pour vous assurer d’obtenir les meilleurs résultats possibles.

Si vous ne négociez pas avec vos fournisseurs, vous payez le prix qu’ils fixent. Cela pourrait avoir un impact réel sur vos bénéfices en augmentant vos coûts au-delà de ce qu’ils devraient être.

Un fournisseur est un partenaire clé pour l’entreprise qui peut contribuer à assurer la pérennité de son activité. Entretenir de bonnes relations avec lui est essentiel dans la mesure où cette entente peut mener à une diminution du coût de revient du produit fourni, et par la même occasion de son prix de vente.

Savoir négocier avec un fournisseur permet de rester concurrentiel vis-à-vis des autres entreprises de son secteur. C’est alors un moyen efficace pour attirer une nouvelle clientèle et pour fidéliser les clients déjà conquis.

5 best-pratices pour négocier avec un fournisseur

Les méthodes de négociation employées varient d’une entreprise à une autre. Certains éléments sont toutefois repris dans la plupart des négociations fournisseurs.

1) Identifier avec exactitude ses besoins

Si vous êtes à la recherche d’un fournisseur, commencez par dresser la liste de vos besoins. Cela vous aidera à rester concentré lorsque vous commencerez à parler avec des fournisseurs potentiels, et vous aidera à identifier les facteurs les plus importants pour en choisir un. Voici quelques questions à vous poser avant de commencer votre recherche :

• De combien d’unités avez-vous besoin ? Si vous démarrez une nouvelle activité, il est souvent préférable de commencer par une quantité minimale de commande (QM) assez faible afin de pouvoir démarrer sans investir trop de capital. Toutefois, ne sous-estimez pas la quantité de travail nécessaire à l’exécution des commandes pour une quantité minimale donnée.
• Combien de temps pensez-vous avoir besoin de ce produit ? Certains produits ont des cycles de vie très courts – les accessoires de mode, par exemple, sont souvent abandonnés après une seule saison. En revanche, d’autres peuvent être utiles, voire nécessaires, pendant des années ou des décennies.
• Si votre produit est saisonnier, y a-t-il certaines périodes de l’année où la demande sera plus forte ? Si c’est le cas, envisagez de constituer des stocks pendant les mois creux pour profiter des prix bas.
• Où sont situés vos clients ? Si vos clients habitent à proximité, les frais d’expédition peuvent être moins élevés que s’ils habitent à l’autre bout du pays. S’il est possible d’aller chercher les produits sur place, les frais d’expédition peuvent être moins élevés.

Une fois vos besoins définis, priorisez-les. Qu’est-ce qui est le plus important pour la réussite de votre entreprise ? Le délai de livraison et le coût ? De meilleures conditions de paiement ? Une remise pour les achats en gros ? Tenez compte des frais d’expédition et des frais généraux afin d’avoir une idée claire de vos résultats.

2) S’informer sur son fournisseur avec la procédure KYS

Avant d’entamer la moindre négociation avec un fournisseur, il est essentiel de se renseigner sur lui afin d'évaluer son profil et son niveau de risques. Plus la prise d’informations sera complète et plus vous serez en mesure d’avancer des arguments pertinents lors de la signature du contrat.

Vous envisagez une première collaboration avec un fournisseur ? Apprenez-en un maximum sur son histoire, sur sa situation économique et financière, sur les produits qu’il propose, sur ses tarifs ou encore sur son positionnement par rapport à la concurrence. Vous devez également étudier le taux de dépendance de votre entreprise vis-à-vis du fournisseur en question. Cherchez également à savoir quels sont ses clients : si vous êtes son principal client, il sera peut-être plus enclin à négocier avec vous.

Enfin, en apprendre davantage sur votre interlocuteur vous permettra de vous mettre à sa place, de comprendre ses besoins et d’anticiper ses réactions pour réussir votre négociation.

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3) Proposer un prix pertinent

Lorsqu’un fournisseur vous propose un prix, n’acceptez pas la première offre qui vous est faite : vous devez proposer une contre-offre. Si le prix vous semble trop élevé, analysez le contrat et faites retirer les clauses qui ne sont pas utiles.

Pour faire baisser le prix, vous pouvez également apporter des devis réalisés auprès de concurrents à votre fournisseur. Si sa proposition est plus élevée, vous pourrez soit obtenir une réduction, soit d’autres avantages supplémentaires.

Vous orienter vers le fournisseur le moins cher n’est pas toujours la meilleure stratégie à adopter. Négocier avec un fournisseur doit également vous amener à réfléchir à la qualité des marchandises qu’il propose, au respect des délais de livraison ou encore à sa capacité de production. Il peut également vous proposer des conditions de paiement plus avantageuses qu’un concurrent qui proposerait simplement un tarif bas. Ainsi, l’objectif est surtout de signer un contrat qui satisfait toutes vos exigences.

4) Réfléchir à une stratégie à mener

Si vous devez négocier avec un fournisseur, réfléchissez au préalable à la stratégie à mener. Vous pouvez par exemple laisser votre fournisseur parler et se dévoiler pour distinguer les failles et vous en servir pour obtenir ce que vous voulez. À l’inverse, vous pouvez également prendre le contrôle des échanges, jouer cartes sur table et exprimer directement vos attentes à votre fournisseur.

Quelle que soit la stratégie que vous avez décidé d’adopter, prenez votre temps. Rares sont les bonnes décisions qui ont été prises à la va-vite. Ayez des exigences raisonnables et restez respectueux vis-à-vis de votre fournisseur pour établir un partenariat fructueux dès les premiers instants.

5) Rédiger un contrat

Une négociation doit toujours aboutir à la signature d’un contrat avec votre fournisseur. Ce dernier doit notamment évoquer les obligations de chaque partie, vos responsabilités en cas de problème et d’éventuelles pénalités à régler dans l’hypothèse où le contrat ne serait pas respecté. Prenez le temps d’étudier les conditions générales de vente, quitte à faire une petite pause dans la négociation avant de signer le contrat final. N’hésitez pas à vérifier la légalité du contrat avec un partenaire juridique qui pourra l’examiner sous toutes les coutures. Vous pourrez ainsi vous assurer de la clarté et du bien-fondé de chaque clause présente au contrat.

Négocier avec un fournisseur est une tâche difficile qui demande une bonne préparation. Avec un peu d’exercice et une bonne méthodologie, vous devriez rapidement parvenir à vos fins. À vous de jouer.

La négociation n’est que la première étape. Les fournisseurs peuvent faire ou défaire une entreprise. Pour que vos relations fournisseurs se passent au mieux, confiez la gestion de vos factures à Libeo.