Les enjeux du sourcing fournisseur en restauration

Qu’est-ce que le sourcing fournisseur ?

Avant d’aborder les défis de la recherche de fournisseurs dans le secteur de la restauration, revenons sur la définition de ce concept. Pour que votre restaurant réussisse, votre menu doit proposer des plats suffisamment attrayants pour garantir un ticket moyen élevé, tout en optimisant vos coûts matière et d’approvisionnement. C’est là que le sourcing fournisseur entre en jeu. Cet anglicisme désigne une démarche de prospection (« sourcer ») utilisée en entreprise afin de dénicher les meilleurs outils/prestataires/ressources humaines, mais aussi les fournisseurs.

Pourquoi effectuer un sourcing fournisseur ?

La gestion des approvisionnements fait partie intégrante de la réussite d’un restaurant. Effectuer un sourcing fournisseur consiste à mener des recherches pour trouver les partenaires commerciaux les plus à même de contribuer à la réussite de votre projet. Cette pratique répond à 4 objectifs :

• Construire un réseau de fournisseurs ;
• Augmenter le nombre de fournisseurs ;
• Renforcer son indépendance vis-à-vis de ses fournisseurs ;
• Augmenter les marges réalisées

En effet, pour surveiller vos dépenses d’approvisionnement, il est dans votre intérêt d’obtenir la meilleure offre pour les fournitures de restaurant dont vous avez besoin. Toutefois, la recherche de produits alimentaires peut s’avérer difficile, au vu du nombre de prestataires présents sur le marché, et des nombreux critères de sélection.

les étapes du sourcing fournisseurs

La démarche de sourcing ne diffère pas tellement d’un processus de recrutement :

Comment faire un bon sourcing fournisseur ?

1) Identifier ses besoins

Pour réussir son sourcing fournisseur, la première étape est essentielle. Identifier et quantifier les besoins, volumes et quantités nécessaires est primordiale pour assurer une rotation des stocks équilibrée. S’il s’agit d’un réapprovisionnement, basez-vous sur la fréquence de renouvellement de vos stocks. En sachant que le stock moyen d’un restaurant varie entre 5 et 20 jours de CAHT selon le concept, la fréquence des approvisionnements, l’importance de la cave…

S’il s’agit de déterminer comment constituer le stock pour l’ouverture, cela dépend bien sûr de la carte et des prévisions de fréquentation, c’est-à-dire :

• Le nombre de couverts moyen
• Le ticket moyen
• La zone de chalandise
• Le type de restauration (rapide, traditionnelle, dark kitchen, franchise, etc.)

Pour prévoir au mieux les ingrédients et quantités à commander, le mieux reste d’employer des fiches recettes. Très utilisées par les professionnels de la restauration, les fiches recettes (ou fiches techniques) détaillent les étapes, ingrédients, quantités, ressources et matériaux nécessaires à la préparation de chacun des plats du menu.

2) Identifier les profils

Une fois vos besoins estimés et quantifiés, vous pouvez entamer votre démarche de prospection. Pour cela, différents canaux sont accessibles :

• Les sites de sourcing fournisseur et annuaires spécialisés ;
• Les centrales d’achats ;
• Les réseaux sociaux ;
• Les salons et événements professionnels ;
• Le bouche-à-oreille ;
• les clubs et réseaux spécialisés.

La modernisation des pratiques professionnelles due au développement du Web et des réseaux sociaux a modifié la façon dont l’intelligence est organisée et partagée entre les fournisseurs. La veille numérique et les réseaux sociaux prennent de plus en plus d’importance dans le sourcing fournisseur.

Pour autant, on aurait tort de négliger le potentiel que les salons et événements professionnels offrent aux restaurateurs. Ces manifestations sont l’occasion pour les nouveaux arrivants de faire connaissance avec les fournisseurs.

Malgré l’essor du Web, de nombreux professionnels jugent encore indispensable d’établir un contact direct avec les fournisseurs. C’est pourquoi les clubs et réseaux spécialisés jouent un rôle important dans le sourcing fournisseur. C’est l’occasion de poser les bases d’une relation fournisseur pérenne et solide.

3) La collecte d’informations

Lorsque vous approchez un futur fournisseur potentiel, renseignez-vous sur :

• la société, ses dirigeants, ses actionnaires et ses bénéficiaires effectifs ;
• Les délais de livraison et de paiement ;
• Les conditions tarifaires ;
• La marge de négociation ;
• Les processus de facturation ;
• La localisation ;
• Les références clients.

Cette collecte d’informations s’inscrit dans la procédure « Know Your Supplier » (KYS), qui vise à s’assurer de la solvabilité et de la fiabilité d’un tiers dans le cadre de la « Due Diligence » avant toute collaboration, et tout au long de la relation contractuelle.

Cette procédure répond aux obligations de vigilances définies par la loi Sapin II, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux, la corruption et le terrorisme. Une vigilance nécessaire quand on sait combien les fraudes au fournisseur coûtent aux entreprises chaque année.

4) Lancer un appel d’offres

Vous avez ciblé plusieurs profils susceptibles de correspondre à vos critères. Il est temps de passer à l’étape suivante : l’appel d’offres. Celle-ci se présente sous la forme d’un dossier à envoyer à tous les fournisseurs retenus, par mail ou courrier. Un dossier d’appel d’offres se compose de 8 éléments :

1. La lettre d’introduction qui présente le contexte de la consultation, les objectifs visés et la date limite de retour des offres ;
2. L’accusé de réception que doivent retourner les fournisseurs en tenant compte du délai de réponse ;
3. Le guide de l’appel d’offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ;
4. Le cahier des charges des produits ou services ;
5. Les termes et conditions de l’établissement d’une relation d’affaires ;
6. Le questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur ;
7. Le guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires types, les délais ;
8. Le cas échéant, les annexes.

exemple de mail de sourcing fournisseur

Pour poser les bases d’une relation cordiale, l’approche est capitale. Soignez la présentation avec un mail courtois et professionnel. Voici un exemple de mail de prise de contact auprès d’un fournisseur :

Objet : Appel d’offres pour… Références : (référence à préciser)

Madame, ou Monsieur (à préciser)

(se présenter), nouveau fabricant de… (à préciser), spécialiste de… (à préciser), nous sommes à la recherche de fournisseurs.

Nous souhaiterions obtenir des informations sur vos produits (prestations).

Vous voudrez bien nous préciser vos conditions de vente et de livraison.

Nous vous remercions de votre réponse.

Cordialement,

Signature

Analyse et sélection

Trouver des fournisseurs n’est pas bien compliqué. C’est de les choisir qui est difficile. Toujours dans le cadre de la démarche KYS, les entreprises doivent mettre en place une procédure d’évaluation de vos tiers, qui repose sur trois piliers :

• l’identification légale du tiers ;
• le calcul du risque financier ;
• l’estimation du risque opérationnel.

En tant que restaurateur, soyez particulièrement attentif à :

• La variété de produits et leur provenance ;
• Le type de livraison pratiquée ;
• Les prix pratiqués.

En entreprise, c’est à la direction financière qu’il incombe de définir et mettre en place une procédure de contrôle des tiers (fournisseurs et clients). À défaut, assurez-vous de mettre régulièrement à jour votre base fournisseur.

Fournisseur local ou national ?

Si vous êtes ambitieux, vous pouvez lancer votre sourcing fournisseur dans toute l’Europe, mais gardez en tête que, lorsqu’ils vont au restaurant, les consommateurs sont de plus en plus attentifs à la provenance de la nourriture. Le bio, le local et les productions en circuit court sont entrés dans les moeurs des consommateurs. Pour répondre à ces nouvelles attentes et garantir une transparence, vous pouvez partir sur la répartition suivante :

• Produits frais : fournisseurs locaux
• Fruits et légumes : fermiers, maraîchers
• Produits transformés : fournisseurs locaux/nationaux
• Produits d’hygiène : distributeurs
• Emballages : distributeurs

Les outils de sourcing fournisseurs à connaître

Pour accompagner les restaurateurs dans leurs démarches de sourcing, il existe maintenant de nombreux outils et ressources, comme les logiciels de sourcing et les solutions e-sourcing. Ces outils aident les gérants de restaurants à gérer les appels d’offres et le processus de réquisition, du devis à l’attribution et à l’achat. En bref, ils simplifient le sourcing fournisseur. Comme exemple, on peut citer :

• Tradogram
• Promena e-sourcing
• Prokuria

Saviez-vous également que les restaurants peuvent être difficiles à gérer en raison de leurs approvisionnements ? Traiter avec un si grand nombre de fournisseurs comporte de nombreux défis. Gérer les paiements, les factures et autres documents administratifs, gérer les attentes, etc. Et si on simplifiait tout ça ?