Relation-fournisseur

Comment mettre en place et entretenir une relation fournisseur durable de qualité ?

La relation fournisseur/client fonctionne un peu comme un couple : sans communication, sans effort pour entretenir le lien, pas de succès.

Entretenir une relation fournisseur de qualité participe au bon développement de votre activité : mettre en place des échanges fréquents, organiser vos commandes, payer ses factures à l’heure, coordonner vos calendriers de production, être réactifs, etc. Comment bâtir une relation fournisseur/entreprise solide et durable ?

QU’EST-CE QUE LA RELATION FOURNISSEUR ?

Pour assurer la continuité de son activité, une entreprise a besoin de fournisseurs : matériel, équipements, locaux, marchandises, abonnements, logiciels, etc. Mis à part certains secteurs d’activité comme l’industrie pétrolière, il est très rare qu’une entreprise gère seule l’ensemble de ses étapes de production. La plupart passent par des fournisseurs ; des entreprises ou des personnes qui vont leur fournir les biens et services nécessaires à la production. L’entreprise les utilisera pour les transformer en outputs.

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La relation fournisseur, par définition, c’est tout simplement la relation qu’entretient une entreprise avec ses différents fournisseurs. On pourrait la définir à la fois comme :

  • la confiance qui relie un fournisseur à son client (confiance pour être livré dans les temps, pour respecter les commandes, etc.) ;

  • un lien financier.

Pendant longtemps, la notion de relation fournisseur traduisait un rapport inégal, instable. Avec, d’un côté, le client, commanditaire, imposant sa volonté, ses processus, ses délais et un fournisseur n’ayant d’autres choix que de s’exécuter. Or, ce sont ces intermédiaires qui permettent aux entreprises d’atteindre leurs clients.

Sans fournisseurs, pas de produits, ni de services et donc pas de ventes. Il est donc important, pour le bien de l’entreprise, d’entretenir des rapports cordiaux, sinon sociables, avec ses fournisseurs. Ne serait-ce que pour éviter d’être catalogué « mauvais payeur ».

LES ENJEUX DE LA RELATION FOURNISSEURS

Au premier abord, le système paraît simple : l’entreprise passe commande, le fournisseur assure la commande et la livraison. Il facture ensuite l’entreprise, qui paie, et tout est terminé jusqu’à la prochaine commande. En réalité, les cycles d’achats et d’approvisionnement sont beaucoup plus complexes. On distingue 4 enjeux principaux :

  • stratégiques et financiers ⇒ défaillance du fournisseur, commande non livrée, etc.

  • contractuels et légaux ⇒ une mise en cause juridique du fournisseur

  • opérationnel ⇒ non-respect du planning de production

  • atteinte à la réputation ⇒ non-respect des aspects sociétaux

Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises négligent leur relation avec leurs fournisseurs. Un manque d’attention encore trop sous-estimé. Non seulement les retards de paiement détériorent les rapports entre les parties, mais ils peuvent, à terme, conduire à la faillite.

Pourtant, entre évolutions technologiques et législatives, la relation fournisseur est plus stratégique que jamais et sa qualité est devenue bien plus qu’une formalité : c’est désormais un véritable avantage compétitif.

Concrètement, quels sont les facteurs risques à identifier ?

Difficile de définir à l’avance à quoi ressemblera la relation fournisseur, mais certains facteurs ou éléments peuvent vous mettre la puce à l’oreille :

  • Votre fournisseur et vous n’avez pas les mêmes objectifs

  • vous avez un fournisseur unique pour tous les cycles d’achats

  • votre fournisseur ou vous-même commettez un abus de position

  • une faille dans sa chaîne de production

  • votre relation contractuelle est mal définie, imprécise ou manque de clarté.

51 % des entreprises estiment que le traitement des litiges constitue le premier challenge de la relation fournisseur. D’où l’intérêt de prendre de bonnes habitudes dès le début.

RETARDS DE PAIEMENT : LE NŒUD GORDIEN DE LA RELATION ENTREPRISE/FOURNISSEURS

Loin d’être un cas isolé à certains secteurs d’activité, les retards de paiement sont un véritable fléau dans les entreprises françaises : le montant des créances passées en pertes chaque année est estimé à 56 milliards d’euros. Les « factures en retard » seraient à l’origine de 25 % de faillites d’entreprises. Un constat relayé par l’Observatoire des délais de paiement dans son rapport 2018, qui affirme notamment que « le tiers des sociétés paie toujours ses fournisseurs en retard et cette proportion augmente avec la taille des entreprises. »

Mais d’où viennent ces retards ?

Dans la grande majorité des cas, les retards de paiement sont simplement dus à une trésorerie insuffisante. Les entreprises n’ont simplement pas les liquidités nécessaires pour payer leurs factures. Une situation aggravée par la crise liée à la pandémie de Covid-19. En 2020, le nombre de factures payées en retard s’est élevé à :

  • 19 % des factures entre le 1er janvier et le 15 mars 2020,

  • 33 % durant la phase de confinement,

  • 29 % entre le 15 mai et le 30 octobre,

En parallèle, il y a l’autre catégorie, celle des « mauvais payeurs ». Il s’agit des entreprises dont les retards ne sont pas justifiés, qui ont la capacité de payer, mais qui repoussent au maximum l’échéance de leurs paiements. Une tendance qui s’explique par la nécessité pour les entreprises de limiter leur besoin en fonds de roulement, en allongeant leurs délais de paiement fournisseurs. Une façon pour elle de limiter les décalages de trésorerie, entre les cycles de production et de vente des produits.

Le besoin de trésorerie disponible est vital pour l’entreprise. On peut donc comprendre qu’il est naturel de privilégier l’encaissement sur le décaissement (d’être payé avant de payer). Mais attention à ne pas en faire une habitude. Un retard ponctuel est acceptable. Le risque, c’est de voir cette tendance se pérenniser.

Payer ses factures avec plusieurs jours, voire plusieurs semaines de retard, ne doit jamais s’ancrer dans les processus de gestion de l’entreprise. Au mieux, vous risquez une détérioration de votre relation fournisseur, au pire, des dérives plus poussées (mises en demeure, litiges, contentieux, etc.).

La relation fournisseur, un enjeu RSE pour les entreprises

Le respect des délais de paiement entre dans les critères de valeur des marques. Soucieuses de leur image, beaucoup d’entreprises ont intégré des pratiques de responsabilité sociétale pour améliorer la qualité de vie des collaborateurs, mais aussi des parties tierces, notamment les clients et les fournisseurs. En 2021, le respect des délais de paiement est une partie intégrante de la RSE d’une entreprise, intronisée par plusieurs articles de lois :

  • L’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».

  • La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 qui encadre les principes d’amélioration des délais de paiement, avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

COMMENT AMÉLIORER LA RELATION AVEC SES FOURNISSEURS ?

Des processus plus fluides, une gestion plus transparente, mais surtout un effort sur la communication peuvent faire toute la différence entre une bonne et une mauvaise relation fournisseur.

Passer à la facture dématérialisée

Pivot du Procure-to-Play, la numérisation des factures joue aussi un rôle essentiel dans l’amélioration de la relation fournisseur, et de la comptabilité. En passant à la facture dématérialisée, les entreprises réduisent :

Mais surtout, la mise en place de solutions de digitalisation des factures offre la possibilité :

Les solutions Libeo vous permettent non seulement de réduire vos délais de paiement fournisseur, mais vous offrent en plus une vision centralisée de vos factures : date de réception, compte fournisseur, échéance, acompte, etc. De plus, Libeo est compatible avec la plupart des logiciels comptables (Sage, Quickbooks, Dext, Cegid), ce qui permet à terme d’automatiser jusqu’à 100 % du processus de traitement des factures.

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COMMENT COMMUNIQUER AVEC SES FOURNISSEURS ?

Poser les bases dès le début

Pour bien communiquer avec ses fournisseurs, il faut commencer par bien les sélectionner. Cela passe par un travail de sourcing, et de négociation. L’objectif étant d’arriver à définir un cadre de collaboration à la fois flexible et régi par des conditions de collaboration avantageuses pour les deux parties.

Webinar Libeo x Dimpl : Comment une bonne relation client-fournisseur peut aider à préserver sa trésorerie ?

  • Comment vérifier la solvabilité d’un client avant d’accepter un contrat

  • Les clefs pour bien gérer son poste clients

  • Les astuces pour lisser sa trésorerie en préservant sa relation client-fournisseur

Pour cela, avant même de commencer à démarcher, prenez le temps de bien définir vos besoins : qu’attendez-vous de vos fournisseurs ? Tarifs, délais de livraison, effectifs, ancienneté de l’entreprise… Quels sont les critères sur lesquels vous êtes inflexibles ? Quels sont ceux, au contraire, sur lesquels vous pouvez faire des concessions ?

Lire aussi : Know Your Supplier : comment estimer la solvabilité d’un fournisseur avec le KYS ?

Prenez aussi le temps de trouver qui sont les fournisseurs clés nécessaires à votre activité. Certains secteurs ont des fournisseurs de référence, qui ont le monopole sur un type de produit dans une zone géographique. D’autres sont les seuls à répondre aux exigences de qualité de leurs clients. Pièce maîtresse de la supply chain, ces fournisseurs seront indispensables au bon déroulement de votre activité.

Pensez votre recherche de fournisseurs comme un entretien d’embauche : étape par étape, appuyée sur un processus de sélection rigoureux :

Pensez clarté et transparence

Une fois le choix des fournisseurs arrêté, vous pouvez passer à l’étape suivant : la négociation. On pense aux tarifs, mais pas uniquement. Il s’agit également de définir les conditions de collaboration, pour éviter les potentiels litiges.

Privilégiez la mise en place d’un contrat écrit qui reprendra les responsabilités de votre fournisseur en tenant compte :

  • De la qualité des produits et du service fournis :

  • du calendrier de livraison,

  • des conditions de paiement,

  • des procédures de suivi des commandes,

  • de l’existence éventuelle d’une entente de non-divulgation

  • et des conditions de résiliation.

Pensez à prévoir une clause stipulant les sanctions prévues en guise d’indemnisation ainsi que les différentes méthodes de résolution de conflits.

N’hésitez pas à être proactif en organisant des rencontres régulièrement (chaque mois, chaque trimestre…). Ces échanges de vive voix vous permettront de faire remonter les éventuels points d’attention, de voir l’évolution de votre relation, revoir vos conditions, etc.

Pour les relances, privilégiez les contacts directs (téléphone, appel en visio) plutôt que le mail. Faites preuve de tact et diplomatie, tout en restant ferme. Sachez adapter votre discours à votre interlocuteur : petite structure, grand groupe, etc.

Vous pouvez aussi opter pour une solution de recouvrement à l’amiable, comme GoCollect, pour vos relances de factures.

FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on se former à la relation fournisseur ?

Il existe des formations en ligne dédiées à la relation fournisseur, disponibles en ligne, ainsi que de la documentation sur le sujet au format PDF, mais rien ne remplace l’expérience terrain.