Comment entretenir une relation fournisseur durable de qualité ?

Les enjeux de la relation fournisseurs

La relation fournisseur, par définition, c’est tout simplement la relation qu’entretient une entreprise avec ses différents fournisseurs. On peut la définir comme :

• Un lien commercial qui relie un fournisseur à son client (confiance pour être livré dans les temps, pour respecter les commandes, etc.) ;
• Un lien financier matérialisé par un contrat et des factures.

On distingue 4 enjeux principaux :

1. Stratégiques et financiers ⇒ défaillance du fournisseur, commande non livrée, etc.
2. Contractuels et légaux ⇒ une mise en cause juridique du fournisseur
3. Opérationnel ⇒ non-respect du planning de production
4. Atteinte à la réputation ⇒ non-respect des aspects sociétaux

1. Stratégiques et financiers

Les fournisseurs font et défont les entreprises. Depuis la phase de sourcing jusqu'aux premières livraisons, chaque étape de la relation fournisseur doit être mûrement réfléchie, pesée et évaluée. Le choix des fournisseurs est décisif, surtout dans des secteurs comme la restauration et le commerce de détail.

Pour vérifier l’identité de leurs fournisseurs, les organisations utilisent des procédures KYS, (Know your supplier), pour évaluer les prestataires. Le but est de protéger l’entreprise des fraudes au fournisseurs. Plus globalement, les procédures KYS et KYC (Know Your Customer) s'inscrivent dans une démarche de protection contre les risques financiers :

• Lutte contre le financement du terrorisme
• Blanchiment de capitaux
• Évasion fiscale
• Fraudes (au président, au fournisseur, à la TVA...)

2. Contractuels et légaux

Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises négligent leur relation avec leurs fournisseurs. Un manque d’attention encore trop sous-estimé. Non seulement les retards de paiement détériorent les rapports entre les parties, mais ils peuvent, à terme, conduire à la faillite.

Pourtant, entre évolutions technologiques et législatives, la relation fournisseur est plus stratégique que jamais et sa qualité est devenue bien plus qu’une formalité : c’est désormais un véritable avantage compétitif.

3. Opérationnel

Au premier abord, le système paraît simple : l’entreprise passe commande, le fournisseur assure la commande et la livraison. Il facture ensuite l’entreprise, qui paie, et tout est terminé jusqu’à la prochaine commande. En réalité, les cycles d’achats et d’approvisionnement sont beaucoup plus complexes.

4. RSE

Soucieuses de leur image, beaucoup d’entreprises ont intégré des pratiques de responsabilité sociétale pour améliorer la qualité de vie des collaborateurs, mais aussi des parties tierces, notamment les clients et les fournisseurs. Le respect des délais de paiement entre dans les critères de valeur des marques, intronisée par plusieurs articles de lois :

• L’article L225-102-4 de la Loi Sapin II, qui préconise un plan de vigilance consistant à vérifier que tous les sous-traitants et fournisseurs, respectent « les droits humains et les libertés fondamentales, la santé et la sécurité des personnes ainsi que l’environnement ».
• La Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2008 qui encadre les principes d’amélioration des délais de paiement, avec notamment un délai de règlement maximum unique entre entreprises qui est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Quels sont les facteurs de risques à identifier ?

Difficile de définir à l’avance à quoi ressemblera la relation fournisseur, mais certains facteurs ou éléments peuvent vous mettre la puce à l’oreille :

• Votre fournisseur et vous n’avez pas les mêmes objectifs.
• Vous avez un fournisseur unique pour tous les cycles d’achats.
• Votre fournisseur ou vous-même commettez un abus de position.
• Une faille dans sa chaîne de production.
• Votre relation contractuelle est mal définie, imprécise ou manque de clarté.

51 % des entreprises estiment que le traitement des litiges constitue le premier challenge de la relation fournisseur. D’où l’intérêt de prendre de bonnes habitudes dès le début.

Retards de paiement : le nœud gordien de la relation entreprise/fournisseurs

Les retards de paiement sont un véritable fléau dans les entreprises françaises : le montant des créances passées en pertes chaque année est estimé à 56 milliards d’euros. Les « factures en retard » seraient à l’origine de 25 % de faillites d’entreprises. Un constat relayé par l’Observatoire des délais de paiement dans son rapport 2018, qui affirme notamment que « le tiers des sociétés paie toujours ses fournisseurs en retard et cette proportion augmente avec la taille des entreprises. »

Retard de paiement : un fléau accentué par la crise sanitaire

Dans la grande majorité des cas, les retards de paiement sont simplement dus à une trésorerie insuffisante. Les entreprises n’ont simplement pas les liquidités nécessaires pour payer leurs factures. Une situation aggravée par la crise liée à la pandémie de Covid-19. En 2020, le nombre de factures payées en retard s’est élevé à :

• 19 % des factures entre le 1er janvier et le 15 mars 2020,
• 33 % durant la phase de confinement,
• 29 % entre le 15 mai et le 30 octobre,

En parallèle, il y a l’autre catégorie, celle des « mauvais payeurs ». Il s’agit des entreprises qui repoussent au maximum l’échéance de leurs paiements. Une tendance qui s’explique par la nécessité pour les entreprises de limiter leur besoin en fonds de roulement, en allongeant leurs délais de paiement fournisseurs. Une façon pour elle de limiter les décalages de trésorerie, entre les cycles de production et de vente des produits.

Le besoin de trésorerie disponible est vital pour l’entreprise. On peut donc comprendre qu’il est naturel de privilégier l’encaissement sur le décaissement (d’être payé avant de payer). Mais attention à ne pas en faire une habitude. Un retard ponctuel est acceptable. Le risque, c’est de voir cette tendance se pérenniser.

Payer ses factures avec plusieurs jours, voire plusieurs semaines de retard, ne doit jamais s’ancrer dans les processus de gestion de l’entreprise. Ce faisant, vous exposez votre entreprise a de multiples risques :

• Financiers (pénalités de retard),
• Légaux (contentieux),
• Opérationnels (défaillance logistique / planning mettant à risque la production),
• Réputationnels.

Côté fournisseurs, les retards de paiement sont trop souvent à l'origine de faillites.

Comment améliorer la relation avec ses fournisseurs ?

Des processus plus fluides, une gestion plus transparente, mais surtout un effort sur la communication peuvent faire toute la différence entre une bonne et une mauvaise relation fournisseur.

1. Menez un sourcing fournisseur efficace

Prenez le temps de définir qui sont les fournisseurs clés de activité. Certains secteurs ont des fournisseurs de référence, qui ont le monopole sur un type de produit dans une zone géographique. D’autres sont les seuls à répondre aux exigences de qualité de leurs clients. Pièce maîtresse de la supply chain, ces fournisseurs seront indispensables au bon déroulement de votre activité.

Pensez votre recherche de fournisseurs comme un entretien d’embauche : étape par étape, appuyée sur un processus de sélection rigoureux :

Cela passe par la mise en place d'un processus de contrôle des tiers, appelé KYS (Know Your Suppliers). Cette procédure s'inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT).

2. Posez les bases dès le début

Avant même de commencer à démarcher, prenez le temps de bien définir vos besoins : qu’attendez-vous de vos fournisseurs ? Tarifs, délais de livraison, effectifs, ancienneté de l’entreprise… Quels sont les critères sur lesquels vous êtes inflexibles ? Quels sont ceux sur lesquels vous pouvez faire des concessions ?

L’objectif étant d’arriver à définir un cadre de collaboration à la fois flexible et régi par des conditions de collaboration avantageuses pour les deux parties.

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3. Pensez clarté et transparence

Une fois le choix des fournisseurs arrêté, vous pouvez passer à l’étape suivant : la négociation. On pense aux tarifs, mais pas uniquement. Il s’agit également de définir les conditions de collaboration, pour éviter les potentiels litiges.

Privilégiez la mise en place d’un contrat écrit qui reprendra les responsabilités de votre fournisseur en tenant compte :

• De la qualité des produits et du service fournis ;
• Du calendrier de livraison ;
• Des conditions de paiement,
• Des procédures de suivi des commandes ;
• De l’existence éventuelle d’une entente de non-divulgation ;
• Et des conditions de résiliation.

Pensez à prévoir une clause stipulant les sanctions prévues en guise d’indemnisation ainsi que les différentes méthodes de résolution de conflits.

N’hésitez pas à être proactif en organisant des rencontres régulièrement (chaque mois, chaque trimestre…). Ces échanges de vive voix vous permettront de faire remonter les éventuels points d’attention, de voir l’évolution de votre relation, revoir vos conditions, etc.

4. Sachez relancer avec tact

Privilégiez les contacts directs (téléphone, appel en visio) plutôt que le mail. Faites preuve de tact et diplomatie, tout en restant ferme. Sachez adapter votre discours à votre interlocuteur : petite structure, grand groupe, etc.

5. Passez à la facture dématérialisée

Selon une enquête réalisée par OpinionWay, 38% des entreprises interrogées reconnaissent que la facturation électronique améliore les relations avec les fournisseurs. Pivot du Procure-to-Play, la facture électronique joue aussi un rôle crucial dans l’amélioration de la relation des relations commerciales :

• Réduction des délais de paiement des factures fournisseurs ;
• Réduction des coûts opérationnels ;
• Gain de performance global ;
• Saisie simplifiée grâce à la reconnaissance automatique des factures ;
• Suivi en temps réel la validation des paiements, depuis leur réception jusqu’au paiement final.

Relation fournisseurs : l'impact de la généralisation de la facture électronique

Réforme de la facture électronique : ce qui change en 2024

À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront accepter les factures électroniques. Cette obligation s'accompagne de la transmission de données de transaction à l'administration par voie dématérialisée.

Cette réforme a plusieurs objectifs : simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA, renforcer la lutte contre la fraude et la compétitivité des entreprises.

Facture électronique : les formats homologués

La facturation électronique implique d'utiliser un format de facturation homologué. À ce jour, les formats de facture électronique acceptés par la législation sont :

1. L’échange de données structurées, conformes à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…)
2. Le standard franco-allemand Factur-X qui combine un fichier PDF et un format XML.
3. Des formats optionnels (EDIFACT, par exemple), à condition que ce format soit accepté par l’autre partie (fournisseur/client) avec qui vous traitez, et de passer par une PDP pour l’e-reporting de vos données/
4. Des flux dématérialisés (EDI, API…) ou les saisir en ligne sur la plateforme publique.

PPF, PDP : les nouveaux acteurs de la dématérialisation

Pour saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures, les entreprises auront le choix entre :

• Le Portail Publique de Facturation (PPF)
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), des plateformes immatriculées et habilitées par la DGFiP à proposer des services de facturation électronique.

Les bénéfices de la réforme pour la fonction Achats

La réforme de la facture électronique est un basculement numérique majeur. Si elle transforme en profondeur les échanges entre entreprises et fournisseurs, elle représente surtout un gain de productivité non négligeable,

• Meilleure résolution des litiges ;
• Optimisation de la comptabilité fournisseur ;
• Diminution des risques de fraude ;
• Réduction des délais de paiement ;
• Fiabilisation des données et amélioration de la traçabilité comptable ;
• Fluidification des échanges ;

En rationalisant le processus Procure-to-Pay, la dématérialisation réduit les risques liés au cycle fournisseur et contribue à l'amélioration des relations commerciales. À condition de faire adhérer pleinement vos fournisseurs à ce changement !

Dématérialisation imposée : accompagner vos fournisseurs dans cette transition

La première étape de la réforme de la facture électronique va porte sur l'émission de factures dématérialisées. Les fournisseurs qui facturent leurs clients sont donc parmi les premiers concernés.

Pour les fournisseurs, ce virage numérique en épingle bouscule considérablement leurs habitudes : c'est l'intégralité de leur mode d'échange et de facturation qui est remis en question. Un nouveau cadre réglementaire qui suscite crainte et méfiance.

Pour rassurer et convaincre vos fournisseurs d'adopter la facture dématérialisée, il va falloir faire preuve de pédagogie et communiquer sur le fonctionnement de la réforme, et surtout ses avantages au travers d'un plan de communication clair et exhaustif.

Pour être efficace, votre plan de communication se doit être :

• Pro-actif : allez à la rencontre de vos fournisseurs pour comprendre leurs interrogations, répondre à leurs questions.
• Séquencé : calendrier, relances, adaptation et reformulation, etc.
• Multi-canaux : campagne de mails, rendez-vous physiques, réseaux sociaux, formations, table ronde, etc.

Pour garantir l'adhésion et maximiser les chances de succès de votre projet de facturation électronique, communiquez régulièrement avec toutes les parties prenantes et impliquez-les au maximum dans le processus.

Expliquez-leur notamment que les solutions de dématérialisation de factures incluent des fonctionnalités et services additionnels qui renforcent la relation que l'entreprise entretien avec ses fournisseurs.

Certains outils comme Libeo vont même encore plus loin en proposant des services à valeur ajoutée pour gérer le cycle d'achat de bout en bout : onboarding client et fournisseur, accès expert-comptable, vérification des IBAN, création de fiches fournisseurs personnalisées, confirmation de paiement.

FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on se former à la relation fournisseur ?

Il existe des formations en ligne dédiées à la relation fournisseur, disponibles en ligne, ainsi que de la documentation sur le sujet au format PDF, mais rien ne remplace l’expérience terrain.