Qu'est-ce que la reconnaissance automatique des factures par OCR ?

Reconnaissance automatique des factures fournisseurs via OCR : c'est quoi ?

Le terme OCR est l’acronyme de Reconnaissance Optique des Caractères (ou Optical Character Recognition en anglais). Ce système permet l’automatisation de votre saisie comptable en scannant un document texte au format papier pour venir le dématérialiser et l’enregistrer au format numérique, afin de le rendre accessible sur différents supports.

L'océrisation utilise des technologies récentes pour collecter les informations utiles à votre comptabilité via la reconnaissance de plusieurs polices et caractères, que ce soient des écritures manuscrites ou informatiques. Cela s’inscrit ainsi dans une démarche d’automatisation de la comptabilité. Cela permet, entre autres, de favoriser le traitement informatique de votre saisie, de faciliter votre gestion des factures, mais aussi de réduire la quantité d’interventions humaines nécessaires au processus. Vous pourrez ainsi directement gagner du temps au quotidien et vous concentrer sur les tâches pour lesquelles vous avez une réelle valeur ajoutée.

En somme, la reconnaissance automatique fonctionne comme suit :

• Préanalyse de l’image ;
• Segmentation des lignes et caractères ;
• Classification par caractéristiques des formes et lignes reconnues ;
• Comparaison de la structure des éléments via des algorithmes ;
• Réalisation du post-traitement en utilisant des méthodes contextuelles et linguistiques pour limiter autant que possible le nombre d’erreurs.

Reconnaissance automatique des factures : les secteurs concernés

La technologie d’OCR est très polyvalente et convient à de nombreuses situations données. Non seulement elle peut scanner rapidement une grande quantité d’informations, mais elle peut également accélérer le traitement des données et, in fine, d’améliorer les délais d’exécution des tâches.

Les domaines pour lesquels la reconnaissance automatique est le plus utilisée

Devenu très populaire aujourd’hui, l’OCR est fréquemment utilisé dans de nombreux domaines d’activité :

• L’expertise-comptable : factures, classement, rapprochements bancaires, etc. ;
• Le secteur bancaire : assurances, immobilier… ;
• La documentation : tout ce qui concerne les manuscrits ;
• Le secteur légal et juridique : conservations des données pour tout type de documents (jugements, testaments, avis, déclarations, etc.) ;
• Le milieu de la santé (historique et suivi des traitements d’un patient, radiographies…) ;
• Le monde des chaînes d’approvisionnement (codes EAN, dates d’expiration, numéros de série et suivi d’un produit, entre autres).

Le fonctionnement pour les factures fournisseurs avec Libeo

Concernant la collecte des factures fournisseurs, de nombreuses solutions sont disponibles sur le marché. La solution proposée par Libeo comporte plusieurs canaux de récupération :

• Collecte et centralisation de l’ensemble de vos factures sur une seule et unique plateforme ;
• Récupération simplifiée de vos factures via vos espaces clients ;
• Transfert rapide de vos factures reçues par email sur votre application ;
• Import en masse de vos factures sur votre espace personnel Libeo ;
• Extraction de vos données par OCR.

Pour ce dernier point, vous n’avez plus qu’à valider l’import effectué automatiquement et programmer le paiement de vos factures fournisseurs lorsque vous le souhaitez.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'OCR ?

Outre le fait de fluidifier votre processus, ce système vous permet donc d’exploiter tous les types de documents souhaités. Trois principaux avantages sont à noter :

• Le gain de temps ;
• La limite du risque d’erreurs ;
• La réduction du volume de papier.

La saisie comptable demande beaucoup de temps. Automatiser ce processus vous fera donc facilement gagner plusieurs heures par semaine que vous auriez normalement consacrées à cette tâche. Effectuée manuellement, la saisie peut en outre apporter son lot d’erreur : doublons, inversion de la TVA et du HT, etc. Un logiciel permettra d’éviter et de limiter ces erreurs. Enfin, le fait de réduire le volume de papier permettra de diminuer la charge de documents papier, de faire des économies et de dégager l’espace consacré au stockage. De plus, l’empreinte carbone sur l’environnement de votre entreprise sera diminuée.

Deux inconvénients sont toutefois à signaler :

• Les conditions de forme ;
• Le coût des solutions.

Le premier est lié au fait que les factures doivent répondre à des conditions spécifiques pour rendre la lecture et l’analyse possibles. Certains logiciels de reconnaissance optique de caractères nécessitent une présentation particulière des documents. Le second constitue sans nul doute un point très important. En fonction des besoins de votre entreprise et de la solution choisie, le coût de cette dernière peut être très important, ce qui risque de lui faire perdre de son intérêt à l’issue d’une analyse coûts/bénéfices.

En bref

Comme le prévoit la loi de finances pour 2020, il est désormais obligatoire pour une structure de recevoir et d’émettre des factures au format électronique. En optimisant ce processus grâce à une solution d'extraction automatiser des données, les directions comptables et financières simplifient la gestion comptable.

La reconnaissance automatique des factures via OCR est idéale pour gagner du temps au quotidien. Bien que cette technologie nécessite la vigilance de l’être humain, on constate que les résultats obtenus par de telles solutions sont impressionnants.