E-invoicing 2024 : checklist

Quelques points de clarification :

• Le report de l'entrée en vigueur de la réforme a été confirmé un communiqué officiel de la DGFIP le 28 juillet dernier.
• La Journée de la Facture Électronique 2023 a apporté des précisions sur le cadre réglementaire, les formats et les modalités d'échanges des factures électroniques.
• Le service d'immatriculation des PDP a ouvert le 3 mai 2023. Les candidatures sont actuellement en cours de traitement. À l'heure actuelle, il n'existe aucune PDP certifiée par l'État ; uniquement des candidats PDP.
• La phase pilote de la facturation électronique devrait débuter le 1er janvier 2024.

Pour accompagner les entreprises dans ce basculement numérique notable, Libeo a conçu une checklist des actions et initiatives à mettre en place avant le 1er juillet 2024.

La facturation électronique n’est pas obligatoire en 2023, mais il est important de mettre en place une préparation interne et avec ses partenaires dès aujourd’hui.

L’obligation d’émettre des e-factures à compter de juillet 2024 ne s’applique qu’aux grandes entreprises, à savoir les entreprises qui :

• soit emploient plus de 5 000 personnes ;
• soit emploient moins de 5 000 personnes et dont le CA annuel et le total de bilan dépassent les seuils respectifs de 1 500 M€ et 2 000 M€.

Situez-vous par rapport au périmètre de la réforme ; autrement dit, recensez et segmentez votre base client et fournisseur en fonction du calendrier de déploiement de la réforme.

Calendrier de la facture électronique

Initialement prévue au 1^er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances 2024.

• Parmi vos fournisseurs, qui est concerné par l’e-invoicing en juillet 2024 ?
• Quel sera le volume de factures électroniques entrant à traiter à compter de 2024 ?
• Parmi vos partenaires commerciaux, quelles sont les entreprises soumises à l’obligation d’émettre des factures dématérialisées à compter de l’année prochaine ?

Quelques cas particuliers :

• Vous faites partie d’un groupe de sociétés, intégré fiscalement ou non, la notion d’entreprise retenue est celle de l’unité légale ; une unité légale étant identifiée par son numéro SIREN.
• Vous êtes une association à but non lucratif non soumise à la TVA ; vous n’avez pas l’obligation d’émettre ni de recevoir des factures électroniques.
• Vous êtes auto-entrepreneur ou micro-entreprise et bénéficiez de la franchise en base de TVA ; vous avez aussi l’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques.

Si beaucoup d’entreprises ont déjà dématérialisé une partie de leurs flux, c’est la totalité des flux, entrants et sortants, qui va être impactée. Il n’y aura plus d’échange de factures direct entre client et fournisseur.

Voici à quoi ressemble le cycle de vie d'une facture électronique, à chaque statut ;

• Les flux d’informations
• Les flux physiques
• Les flux bancaires et financiers
• Les circuits de validation des factures
• Les flux de factures en réception/en émission

Faites l’inventaire de vos cas d’usage et pratiques internes. Voici quelques exemples des cas d’usage les plus répandus dans les entreprises :

• Bons de commande/livraison
• Paiement d’acompte
• Paiement par un tiers (assurance)
• Facture finale après acompte
• Gestion des arrhes et des acomptes
• Gestion des tickets de péage
• Gestion des notes de restaurant
• Gestion des tickets de péage
• Note de frais avec facture
• Achats avec carte logée
• Facture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement (marketplace)
• Facture payée avec escompte
• Affacturage

Il convient également de recenser le matériel disponible dans l’entreprise pour la facturation : ordinateurs, tablettes, smartphones, connexion wifi, ADSL, etc.

Recensez les acteurs concernés de l’entreprise de manière exhaustive : CEO, CRO, expert-comptable, DAF, facturier, etc. Nommez des personnes référentes et constituez des groupes de travail en interne pour définir et mettre en place des mesures de soutien pour préparer les équipes et ne pas surcharger leur quotidien.

Définissez le périmètre et l'implication de chacun. Aidez-vous de l’organigramme ci-dessous comme cadre de réflexion :

La dématérialisation des factures répond à un certain nombre d’obligations légales. Prenez bien en compte également les nouvelles mentions obligatoires à apposer sur les factures.

La facturation électronique ne se limite pas l’e-invoicing. Des quatre volets, c’est sans doute le e-reporting qui va donner le plus de fil à retordre aux entreprises. Notamment sur la partie gestion et transmission des statuts tout au long du cycle de vie de la facture. Abordez la conformité fiscale de votre outil de dématérialisation. Celui-ci doit répondre aux exigences de conformité des normes ISO 27001 et SecNumCloud.

Vérifiez le périmètre de votre solution ; la réforme concerne les factures, mais aussi les notes de frais, les acomptes, avoirs, l’auto-facturation, les factures proforma, etc.

Pensez à interroger vos partenaires (éditeurs de logiciels, ERP, BPO, opérateurs de dématérialisation, de facturation, affacturage, etc.) sur le périmètre de la réforme qu’ils vont gérer :

• Comment se positionnent-ils par rapport à la réforme ?
• Quels services ont-ils à proposer ?
• À quelle échéance ?
• Quel budget cela va-t-il représenter ? Pour quel ROI ?
• Si vous utilisez un opérateur de dématérialisation pour vos factures, votre OD a-t-il entamé les démarches auprès de la DGFIP pour être immatriculé PDP ?

L'audit technique est le processus qui permet aux entreprises de réduire les risques et les vulnérabilités de leurs systèmes informatiques (SI) et de se conformer aux réglementations en vigueur en matière de cybersécurité.

L'objectif est de fournir une assurance sur la sécurité des systèmes informatiques et de recommander des mesures correctives pour réduire les risques.

Voici les étapes à suivre pour réaliser un audit technique du SI d'une entreprise :

Planification

• Collectez des informations sur l'entreprise et ses systèmes informatiques.
• Identifiez les risques et les vulnérabilités potentiels.
• Définissez les objectifs et le périmètre de l'audit.
• Définissez les méthodes et les outils qui seront utilisés.

Exécution

• Effectuez l'évaluation des systèmes informatiques.
• Collectez des preuves de la présence de risques et de vulnérabilités.
• Évaluez l'impact des risques et des vulnérabilités.

Rapport

• Rédigez un rapport qui résume les résultats de l'audit.
• Le rapport doit inclure les risques et les vulnérabilités identifiés, leur impact, et les recommandations pour les réduire.

Suivi

Suivez les recommandations du rapport d'audit et mettez en œuvre les mesures correctives nécessaires pour réduire les risques et les vulnérabilités.

La facture électronique obligatoire dans le secteur privé repose sur l’utilisation de plateformes pour les échanges : le Portail Public de Facturation (PPF) ou les Plateformes de Dématérialisations Partenaires (PDP).

Ces plateformes intermédiaires assurent l’envoi et la réception des factures entre clients et fournisseurs. Là où le PPF assure un service minimum, les PDPs proposent des fonctionnalités supplémentaires, comme l’automatisation des flux de paiement, la Piste d’Audit Fiable ou encore la récupération automatique des factures, selon les prestataires.

Repensez vos circuits de validation des factures : dans votre entreprise, qui valide les factures et comment (manuellement, à l'aide d'un logiciel) ? À quel niveau ? Qui prépare les paiements ? Comment les fonctions sont-elles séparées ? Avec quel niveau d’automatisation ?

À compter du 1er juillet 2024, votre entreprise devra être en mesure de recevoir des factures sous format électronique adressées par les grandes entreprises et les entreprises volontaires qui auront fait le choix de rentrer de manière anticipée dans la réforme.

Actuellement, il n’existe pas de PDP ; uniquement des candidats PDP. La liste définitive des PDP ne sera connue qu’à l’automne 2023. Cela vous laisse le temps de sourcer et comparer les différents candidats PDP et sélectionner vos favoris.

Au plus tard le 1er juillet 2024 : vous devez avoir fait le choix d’une plateforme pour la réception des factures fournisseurs. Le choix de la plateforme de dématérialisation des factures dépendra :

• De la complexité de l’activité économique (B2B domestique, BtoC, B2B international, pratique de la facture électronique avec des formats divers)
• De la taille de l’entreprise et du nombre de factures
• De l’exposition aux différents cas de gestion (gestion de frais, coupons, acomptes tiers, vente sur plateformes, affacturage…)
• De la capacité d’intégration et de mise en conformité en propre
• De sa sensibilité à la confidentialité et à la sécurité qui exige un SLA contractuel
• De la capacité à suivre et mettre en œuvre les obligations réglementaires
• Une activité internationale qui demande à adresser la diversité des réglementations
• De son budget et de ses ressources

En attendant la facture électronique, prenez de l'avance dans vos projets de digitalisation en visionnant les dernières fonctionnalités de Libeo en conformité avec la facture électronique.