étapes validation factures

8 min

Quelles sont les étapes de validation des factures ?

Essentielle pour améliorer le contrôle interne du cycle d'achats, la procédure de validation des factures fournisseurs les rend définitives. Quelles sont les étapes du processus ? Peut-on l'automatiser ? Voici comment valider efficacement les factures fournisseurs, étape par étape.

Alice Bled

Alice BLED • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Comment vérifier la conformité d'une facture ?

Le contrôle interne des facture fournisseurs est un ensemble d'opérations qui vise à améliorer le processus de contrôle des factures. Elle empêche notamment qu’une modification frauduleuse y soit réalisée ou que des erreurs soient commises.

Pour être aux normes, la facture doit être rédigée en français, éditée en deux exemplaires et comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

En entreprise, le processus de paiement d'une facture est d'autant plus essentiel que le cycle fournisseur est le cycle comptable le plus à risques. Même avec les factures dématérialisées, il suffit d'une virgule décalée ou d'un article affiché en double pour fausser la facture et par extension, la comptabilité. Assurer la validation des factures est donc le signe d’une gestion sérieuse de votre part, qui donnera confiance à vos fournisseurs. Si vous leur montrez que vous êtes vigilants, ils le seront davantage.

Ce mécanisme de contrôle rend toute modification de la facture impossible et lui confère un caractère définitif. Il faut donc s’assurer que toutes les informations soient correctes avant de la valider et de la rendre définitive.

Qui contrôle les factures ?

Le contrôle interne des factures fournisseurs est généralement assuré par la fonction comptable. Dans les grandes organisations, qui disposent d'une comptabilité fournisseur, c'est au comptable fournisseur que revient cette mission. Dans les petites structures, c'est souvent le chef d'entreprise ou son expert-comptable qui endossent cette responsabilité.

Centralisez vos factures FR

validez vos factures en un clic avec libeo

Centralisez, validez et payez vos factures fournisseurs de bout en bout, en quelques clics avec Libeo

Demander une démo

VALIDER SES FACTURES EN 4 ÉTAPES

Pour assurer une sécurité optimale en termes de facturation, il est essentiel de séparer les tâches. Ainsi, il ne faut pas qu’une même personne réalise seule ces 4 étapes que sont :

  • La vérification

  • Le traitement comptable

  • Le paiement

  • L'archivage

ÉTAPE 1 : LA VÉRIFICATION

Avant de payer une facture, la première étape consiste à la contrôler, pour s'assurer qu'elle comporte bien toutes les mentions obligatoires :

  • La date à laquelle elle a été établie ;

  • La date à laquelle elle doit être réglée ;

  • Le numéro de la facture ;

  • Les coordonnées du vendeur et celles du client ;

  • L’indication du service ou du bien fourni ainsi que leurs montants ;

  • La somme totale à payer ;

  • Le taux de TVA ;

  • Le délai de paiement à respecter et les pénalités de retard.

Si l’une ou l’autre des mentions obligatoires ne figurent pas sur la facture, celle-ci est déclarée non conforme. Dans ce cas, il faut contacter le fournisseur pour qu’il la réédite.

À réception, la facture est comparée au bon de commande pour s’assurer de son authenticité et vérifier que les produits, les quantités et le prix facturé sont bien correspondent bien à ceux de la commande. On vérifie également que les conditions de vente (délai de règlement, réductions éventuelles) ont bien été respectées.

Cette étape de contrôle sert aussi à détecter les éventuels doublons de facture

Comment annuler une facture fournisseur en comptabilité ?

Toutes les mentions obligatoires figurent sur la facture ? Si elle est conforme, la mention « bon à payer » doit y être apposée.

ÉTAPE 2 : LE TRAITEMENT COMPTABLE

Une fois l’authenticité de la facture vérifiée, il faut l’enregistrer. Dès leur arrivée dans l’entreprise, les factures sont enregistrées dans le logiciel comptable par le biais de la saisie des écritures comptables. Il s'agit d'affecter la nature de la prestation au compte comptable correspondant (achats, ventes, banque, etc.).

La plupart des organisations utilisent une comptabilité en partie double, qui consiste à enregistrer les écritures comptables en deux parties : au débit et au crédit. Avec cette méthode, chaque écriture saisie a sa contrepartie , par exemple :

  • Crédit => Débit

  • Produits => Charges

  • Actif => Passif

  • Emplois => Ressources

  • TVA déductible => TVA collectée

Type de compteCompteCompte de contrepartie
Bilan comptableDébitCrédit
Bilan fonctionnelEmploisRessources
Compte de résultatsChargesProduits
Écriture comptableActifPassif

Chaque fois que vous passez une écriture comptable, il doit y avoir deux effets : un pour chaque côté de la transaction :

COMPTEÉCRITURES / DATEDÉBITCRÉDIT
Compte 401 (Fournisseurs)Facture fournisseur n°XXX1 800,00 €
Compte 607 (Achats de marchandisesFacture fournisseur n°XXX2 000,00 €
Compte 44561 (TVA déductible)Facture fournisseur n°XXX200,00 €

Dès la facture enregistrée, elle doit être validée pour pouvoir procéder au paiement. Attention, car une facture validée rend impossible toute modification. Il faut donc s’assurer qu’elle ne comporte aucune erreur avant de la transmettre à la comptabilité.

Bon à savoir : En plus de faciliter le traitement comptable, les solutions de pré-comptabilité optimisent le suivi des factures en leur attribuant des statuts : à contrôler, à payer, en cours de paiement, en attente d'approbation, payées, etc.

Comment saisir le paiement d'une facture fournisseur dans la comptabilité ?

ÉTAPE 3 : LE PAIEMENT

Lorsqu’elle reçoit une facture, l’entreprise doit la payer au plus tard à la date d’échéance, généralement fixée à 30 jours à partir de l’exécution de la prestation. Les délais de paiement peuvent varier, mais le maximum est fixé à 90 jours à compter de la date de réception de la facture. Le non-respect de ces délais expose l'entreprise à des pénalités,

La facture est prise en compte par le service comptable au jour du règlement. Le mode de règlement est établi en amont de la prestation entre l’entreprise et le fournisseur. Il peut s’effectuer par virement bancaire, par chèque, en espèces ou par le biais d’un service de paiement en ligne (PayPal).

Étape 4 : l'archivage

Le cycle de vie d'une facture ne s'arrête pas avec le paiement. L'entreprise doit aussi veiller à les archiver dans les normes de conservation établies par la législation. On entend par là établir un archivage à valeur probante. En cas de contrôle fiscal ou d'audit interne, l'entreprise doit être à même de produire n'importe quel justificatif ou document comptable ayant moins de 10 ans.

AUTOMATISER LA VALIDATION DES FACTURES : LA SOLUTION LIBEO

Avec une hausse des retards de paiement chaque année, et un délai de paiement de plus en plus espacé, la récupération des pièces comptables de manière sécurisée et automatisée est aussi un vrai enjeu pour eux. De même que la mise en place de circuits de validation avancés et transversaux.

L'automatisation de la comptabilité apparaît comme une réponse adéquate aux enjeux des experts-comptables, CEOs et DAFs modernes. Surtout dans les organisations qui utilisent une comptabilité analytique.

Automatiser la récupération des pièces comptables

Les solutions d'automatisation comptable importent et centralisent les factures au sein d'une plateforme unique. Les différentes solutions de collecte récupèrent les factures où qu'elles soient :

  • Boîtes mails

  • Sites fournisseurs

  • Fichiers stockés sur ordinateur

  • Pièces jointes

  • Factures papier

De cette façon, un même point d’entrée pour l'ensemble du workflow validation des factures.

Définir des règles d'automatisation

Mais surtout, elles permettent de définir des règles d'automatisation. Ces instructions indiquent au logiciel de pré-comptablité comment réagir à réception des factures en fonction :

  • Du fournisseur

  • Du montant TTC

  • De la catégorie

Voici quelques exemples de règles d'automatisation :

  • Si la facture à régler provient de tel fournisseur, alors la date d'échéance de la facture est fixée à (nombre de jours) jours après de fin de décade.

  • Si la facture à régler provient tel fournisseur, alors le compte comptable à débiter / créditer est le compte (numéro de compte).

  • Si la facture à régler provient de tel fournisseur, alors les catégories sont (catégorie-s)

  • Si la facture à régler a un montant TTC supérieur à (montant TTC) €, alors l'approbateur est (identité de l'approbateur).

En définissant des règles, c'est l'ensemble du processus de validation qui est optimisé. Les paiements récurrents sont automatisés et les équipes peuvent envoyer des demandes d'approbation lors du contrôle et du paiement de la facture.

Gagnez du temps sur la validation de vos factures fournisseurs : demandez votre démo personnalisée pour découvrir tous les avantages de Libeo.

simulateur couts factures.png

COMBIEN VOUS COÛTE VRAIMENT LA GESTION DE VOS FACTURES ?

Utilisez notre simulateur et découvrez combien vous pouvez économiser sur vos coûts de facturation !

Calculer mes économies

Derniers articles factures