validation des factures

Quelles sont les étapes de validation des factures ?

Établie lorsqu’un service ou un produit a été fourni, la facturation concerne toutes les entreprises. Elle leur permet d’être payées par leurs clients.

Conçue pour améliorer le contrôle interne de la facturation, la validation des factures les rend définitives. Comment faut-il procéder ? Peut-on automatiser cette tâche ? Libeo vous dit tout sur la validation des factures.

POURQUOI ASSURER LA VALIDATION DES FACTURES ?

La validation des factures est une tâche non obligatoire qui permet d’améliorer le processus de contrôle des factures. Elle empêche notamment qu’une modification frauduleuse y soit réalisée ou que des erreurs soient commises.

C’est d’autant plus intéressant que les factures fournisseurs comportent régulièrement des erreurs, notamment au niveau des tarifs. Même lorsque les factures sont établies informatiquement, une virgule peut avoir été décalée, ou un même produit peut afficher deux prix différents par exemple.

Assurer la validation des factures est le signe d’une gestion sérieuse de votre part, qui donnera confiance à vos fournisseurs. Si vous leur montrez que vous êtes vigilants, ils le seront davantage eux aussi.

Ce mécanisme de contrôle rend toute modification de la facture impossible et lui confère un caractère définitif. Il faut donc s’assurer que toutes les informations soient correctes avant de la valider et de la rendre définitive.

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COMMENT VALIDER SES FACTURES EN 3 ÉTAPES

Pour assurer une sécurité optimale en termes de facturation, il est essentiel de séparer les tâches. Ainsi, il ne faut pas qu’une même personne réalise seule ces 3 étapes que sont la vérification, l’enregistrement et le paiement.

ÉTAPE 1 : LA VÉRIFICATION

Avant de payer une facture, il faut vérifier que toutes les mentions obligatoires y figurent. Une facture doit en effet comporter plusieurs informations comme :

  • La date à laquelle elle a été établie ;

  • La date à laquelle elle doit être réglée ;

  • Le numéro de la facture ;

  • Les coordonnées du vendeur et celles du client ;

  • L’indication du service ou du bien fourni ainsi que leurs montants ;

  • La somme totale à payer ;

  • Le taux de TVA ;

  • Le délai de paiement à respecter et les pénalités de retard.

À réception, la facture peut être comparée au bon de commande qui avait été signé pour s’assurer de son authenticité et vérifier que les produits, les quantités et le prix facturé sont justes. Il faut également vérifier que les conditions de vente (délai de règlement, réductions éventuelles) ont bien été respectées. Si l’une ou l’autre des mentions obligatoires ne figurent pas sur la facture, celle-ci est déclarée non conforme. Dans ce cas, il faut contacter le fournisseur pour qu’il la réédite.

Comment annuler une facture fournisseur en comptabilité ?

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Toutes les mentions obligatoires figurent sur la facture ? Si elle est conforme, la mention « bon à payer » doit y être apposée.

ÉTAPE 2 : L’ENREGISTREMENT

Une fois que les mentions et l’authenticité de la facture sont vérifiées, il faut l’enregistrer. Dès leur arrivée dans l’entreprise, les factures sont enregistrées dans le logiciel de suivi de la facturation et tamponnées (dans le cas de factures au format papier).

Bon à savoir : En plus d’un enregistrement facilité, un logiciel de gestion des factures permet un meilleur suivi de leur statut. Elles peuvent être marquées comme reçues, enregistrées ou encore réglées. Les factures dématérialisées facilitent ainsi ce travail d’enregistrement.

Dès que la facture est enregistrée, il faut la valider pour que le service comptable puisse la régler. Attention, car une facture validée rend impossible toute modification. Il faut donc s’assurer qu’elle ne comporte aucune erreur avant de la transmettre à la comptabilité.

Comment saisir le paiement d'une facture fournisseur dans la comptabilité ?

ÉTAPE 3 : LE PAIEMENT

Lorsqu’elle reçoit une facture, l’entreprise doit la payer au plus tard à la date d’échéance qui y est indiquée. La facture est prise en compte par le service comptable au jour du règlement.

Le mode de règlement de la facture est établi en amont de la prestation entre l’entreprise acheteuse et le fournisseur. Il peut s’effectuer par virement bancaire, par chèque ou par le biais d’un service de paiement en ligne.

Il faut également respecter les délais de paiement, généralement fixés à 30 jours, parfois plus, à partir de l’exécution de la prestation. De plus, mieux vaut éviter les retards de paiement sous peine de se voir appliquer des pénalités.

AUTOMATISER LA VALIDATION DES FACTURES, EST-CE POSSIBLE ?

Avec une hausse des retards de paiement chaque année, et un délai de paiement de plus en plus espacé, la facturation est un véritable enjeu pour les organisations professionnelles.

Bien qu’elle présente un réel intérêt, la validation des factures peut s’avérer complexe pour les petites et moyennes entreprises. La gestion des factures est chronophage et pourtant il s’agit d’une activité à faible valeur ajoutée. Pour éviter de perdre du temps et par conséquent de l’argent, mieux vaut automatiser le process.

Pour ce faire, il est possible d’investir dans un logiciel capable d’automatiser le traitement des factures fournisseurs. Toutes les factures ont ainsi le même point d’entrée pour leur validation. Adopter un outil de centralisation des factures comme Libeo permet de mieux les gérer et de simplifier le processus de validation. Ces solutions gèrent le cycle d’achat et de vente de bout en bout :

  • Collecte et centralisation automatique des factures

  • Dématérialisation instantanée des factures

  • Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles

  • Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)

  • Connexion intégrée à toutes les banques européennes

  • Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

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Benjamin Illouz
Benjamin Illouz, dirigeant de 9 centres de santé, parle de libeo

"Nous avons également adopté Libeo car il va nous permettre de définir et d’attribuer des rôles et des accès différents, pour créer une véritable chaîne de validation pour le traitement, la validation et le paiement des factures."

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