Validité des factures : comment optimiser son archivage ?

COMMENT CONSERVER LES FACTURES POUR ASSURER LEUR VALIDITÉ ?

Une facture peut être conservée au format papier ou au format électronique. Dans tous les cas, il faut prévoir une procédure d’archivage spécifique pour ces deux types de factures.

Les factures électroniques

La facture électronique est un document dématérialisé qui a été créé et envoyé de manière numérique. Une facture électronique doit obligatoirement être conservée au format électronique pendant au moins 3 ans. Au-delà de ce délai, elle peut être conservée sous format numérique ou papier.

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La facture électronique doit être accompagnée des documents nécessaires en vue d’une piste d’audit fiable.

Les factures papier

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture papier, elle peut la stocker au format papier ou via un support numérique, à condition de respecter certaines règles :

• La version numérique soit la copie parfaite de la facture papier ;
• La facture papier soit numérisée au format PDF ou PDF A/3 et signée électroniquement ;
• Les annotations et autres ajouts présents sur le document papier apparaissent également sur la version numérique ;
• La numérisation des factures papier soit effectuée à partir d’un processus établi qui permet d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures, et par la même occasion, leur validité.

Si l’ensemble de ces conditions ne peuvent pas être respectées, il faut conserver les factures au format papier.

OÙ ARCHIVER SES FACTURES ?

Choisir le lieu de stockage de ses factures

Pour assurer la validité des factures, il faut les stocker au bon endroit. Mais où donc ? Encore une fois, tout dépend de leur format d’émission :

• En France pour les factures papier ;
• N’importe où dans le monde pour les factures électroniques dans la mesure où les garanties en matière d’accès aux données et d’assistance administrative sont les mêmes.

Bon à savoir : dans le cas de factures électroniques, si le serveur est localisé à l’étranger, il faut en faire la déclaration auprès du Service des impôts.

Focus sur l’archivage numérique

Le format papier a longtemps été la norme en entreprise. Conservées sous ce format, les factures s’exposent à des risques :

• Un mauvais classement ;
• Des pertes/vols de documents ;
• La disparition des documents suite à un incident (inondation, incendie…).

Depuis 2020, certaines entreprises ont l’obligation d’émettre leurs factures au format électronique. L’archivage numérique prend tout son sens et devient la solution incontournable pour assurer la validité des factures. Les entreprises qui font le choix de l’archivage dématérialisé n’ont plus aucun risque de détériorer ou de perdre leurs factures.

COMMENT OPTIMISER L’ARCHIVAGE DE SES FACTURES ?

Si l’archivage des factures représente un véritable enjeu pour les entreprises, c’est à la fois pour se plier aux contraintes légales et pour faciliter la prise d’information. Dans un monde de plus en plus digital où tout va plus vite et où tout coûte plus cher, les entreprises cherchent à optimiser la conservation de leurs documents comptables et donc, de leurs factures.

Adopter la bonne méthodologie pour assurer la validité de ses factures

L’archivage des factures doit être le fruit d’une véritable stratégie pensée pour réduire les coûts de stockage malgré un volume de données de plus en plus important. De trop nombreuses entreprises ne se préoccupent ni des durées de conservation de leurs factures ni de la manière dont elles doivent s’y prendre pour les stocker.

Elles doivent s’intéresser à la méthodologie à adopter pour assurer la validité de leurs factures. Elles peuvent le faire en interne ou externaliser cette mission. Pour une bonne gestion des factures, mieux vaut les traiter au fil de l’eau, dès leur réception ou leur émission, plutôt que de les laisser s’accumuler. Une bonne solution, c’est la collecte automatique de factures, qui permet ensuite de les centraliser, et facilite l’archivage.

Utiliser un logiciel de facturation pour optimiser son archivage

En plus d’améliorer la gestion de l’entreprise, un logiciel de facturation facilite le stockage des factures et assure ainsi leur validité. En cas de contrôle fiscal ou de litige, l’entreprise peut facilement retrouver les documents dont elle a besoin. Le logiciel de facturation facilite la conservation et la recherche des factures.

Archiver électroniquement ses factures présente de nombreux avantages à commencer par un gain de place conséquent et un gain de temps indéniable. En regroupant toutes les données dans un même outil, l’entreprise réalise des économies et gagne en productivité.

Bon à savoir : si l’entreprise doit stocker des factures au format papier, elle doit les classer par ordre chronologique pour optimiser leur rangement. Elles peuvent être classées dans des cartons ou des classeurs par exemple.

Si les règles en matière de conservation des factures ne sont pas respectées, l’entreprise s’expose à des sanctions. Mieux vaut jouer le jeu et assurer la validité des factures en optimisant leur archivage dès à présent.