Les différents documents comptables en entreprises

Les livres comptables sont les principaux outils utilisés pour enregistrer et analyser les transactions financières effectuées par une entreprise. Ces documents comptables offrent une visibilité sur les activités menées par l’entreprise et sur l’état de son patrimoine.

Les documents comptables se divisent en deux catégories :

• Les livres et journaux, qui comprennent les journaux de caisse et les journaux généraux.
• Les états financiers, qui sont composés d'un compte de résultat et d'un bilan ;

Les livres et journaux

1) Le livre-journal

À l’exception des micro-entreprises, toutes les entreprises doivent tenir un livre-journal.

Ce document comptable retrace la chronologie jour après jour des transactions réalisées par l’entreprise. Selon la nature des opérations (banque, achat, vente), elles sont retranscrites dans des journaux différents : journal des achats, journal des ventes ou journal de banque.

Bon à savoir : si vous tenez plusieurs journaux, il faudra tout de même rassembler l’ensemble des informations contenues dans un livre-journal général.

2) Le grand livre

Comme le livre-journal, le Grand livre est obligatoire. Ce document reprend les informations contenues dans le livre-journal, mais organisées selon les catégories définies dans les classes du plan comptable de l’entreprise:

• Comptes financiers ;
• Comptes de stocks ;
• Comptes de tiers ;
• Comptes d’immobilisation ;
• Etc.

Le grand livre vous permet de consulter un compte spécifique en détail pour identifier son solde et son évolution.

Dans le grand livre général, vous pouvez :

• Consulter le détail de chaque compte.
• Voir le solde total de chaque compte et son évolution dans le temps.
• Voir les transactions enregistrées pour chaque compte, avec leurs dates et leurs montants.

3) Le livre d'inventaire

Le livre d’inventaire mentionne tous les éléments inscrits à l’actif et au passif de l’entreprise avec leur quantité et leur valeur au moment de l’inventaire.

L'utilité du livre d’inventaire est de justifier les informations contenues dans chaque poste du bilan. Il couvre notamment les immobilisations, les stocks et les dettes fournisseurs. Ce document comptable n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2016 mais il reste intéressant de le produire pour simplifier l'établissement du bilan comptable.

Les états financiers

Les comptes annuels

Une bonne tenue de la comptabilité permet d'établir des comptes annuels irréprochables à la fin de l'exercice comptable. Ils donnent ainsi une vision claire de la santé financière de l'entreprise, tant pour ses dirigeants que pour l'administration fiscale. Les comptes annuels sont donc composés de trois documents comptables :

• Le bilan ;
• Le compte de résultat ;
• Les annexes comptables.

Le bilan comptable

Le bilan est un document comptable qui permet à l’entreprise d’avoir une visibilité sur son patrimoine à un instant T. Il s’agit en quelque sorte d’une photographie prise à un instant T du patrimoine de l’entreprise (ses ressources et ses dépenses).

En effet, il contient :

• L’actif, c’est-à-dire ce que possède l’entreprise (créances, biens immobiliers…) ;
• Le passif, c’est-à-dire ce que doit l’entreprise (capital social, emprunts bancaires…).

Le compte de résultat

Le compte de résultat fait apparaître les produits et les charges de l’exercice comptable. Il met en évidence un résultat positif ou négatif, attestant ainsi que l’entreprise génère des bénéfices ou des pertes.

Bon à savoir : pour analyser un compte de résultat, il faut le diviser en soldes intermédiaires de gestion (SIG).

Les annexes comptables

L'annexe comptable fournit des détails sur les éléments apparaissant dans le bilan et dans le compte de résultat. Elles apportent des précisions sur les mouvements qui peuvent affecter les comptes d'une entreprise, tels que les changements dans les niveaux de stock ou les charges d'amortissement.

Les autres documents comptables

Les pièces justificatives comptables

Les pièces comptables sont utilisées pour enregistrer des transactions telles que les achats, les ventes, les salaires, les avances de fonds et d'autres types de transactions financières. Il peut s'agir :

• Relevés bancaires, talons de chèque, libellés bancaires
• Notes de frais, reçus
• Factures d’achat et de vente
• Bons de commande et de livraison
• Z de caisse, brouillard de caisse

Ce sont les documents qui apportent la preuve de la transaction et de la raison de son enregistrement.

Pour retrouver et suivre aisément vos factures, nous vous conseillons d’adopter une solution de gestion des factures fournisseurs. Très performants, ces outils vous offrent une visibilité optimale sur l’état de vos factures, le suivi des paiements et l’archivage des documents.

Le fichier des écritures comptables

Le fichier des écritures comptables (FEC) est le document qui regroupe l'ensemble des mouvements comptables de l'entreprise. Pour chaque opération, le FEC fait apparaître le montant, la date de réalisation ou encore les numéros des comptes concernés.

Seules les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon 100% dématérialisée peuvent utiliser un FEC. Elles doivent notamment fournir ce fichier, à jour et sans rature, en cas de contrôle fiscal.

Bon à savoir : les entreprises relevant du régime micro BIC ou micro BNC ne sont pas concernées par ce document.

Documents comptables : classement et conservation

Une entreprise doit respecter certaines règles pour la bonne tenue de ses documents comptables, notamment :

• Des règles de classement ;
• Des règles de conservation.

Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pour une période minimale de 10 ans. Il est important de classer chaque document de manière rigoureuse afin de ne pas en perdre une partie. Pour faciliter la recherche des documents, numérotez-les par ordre chronologique.

Vous devez stocker vos documents comptables d'une manière qui vous permette de les retrouver facilement et qui préserve leur qualité. Si votre comptabilité est tenue sur papier, vous aurez besoin de classeurs. Si vous les tenez sous forme numérique, utilisez un espace de stockage sécurisé, d'où vous pouvez les retrouver facilement.