brouillard de caisse

Qu'est-ce que le brouillard de caisse en restauration ?

Cette expression imagée, un peu désuète, désigne le brouillon des opérations, annotées au fur et à mesure de leur arrivée, en attente de leur validation.

Le brouillard de caisse permet aux gérants de restaurants de vérifier les données saisies avant export vers la comptabilité. Peut-on faire son brouillard de caisse journalier sur Excel ? Comment faire un brouillard de caisse ? Libeo fait le point.

QU'EST-CE QUE LE BROUILLARD DE CAISSE ?

On l’appelle aussi « brouillard comptable » ou « brouillard de saisie ». Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d’arrivée. Dans la restauration, les gérants se servent du brouillard pour vérifier l’exactitude des données avant enregistrement dans les livres comptables officiels. Ce préenregistrement des données permet de corriger les éventuelles erreurs.

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Le brouillard de caisse est un peu obsolète. De nos jours, les gérants de restaurants utilisent le ruban de la caisse enregistreuse pour avoir le détail des encaissements et décaissements de la journée. De plus, la plupart des restaurants sont aujourd’hui équipés d’un logiciel de caisse, qui enregistre le détail des commandes, des additions et des dépenses de l’établissement. Couplé à un logiciel de comptabilité, ce logiciel émet chaque jour un justificatif, le Ticket Z (ou Z de caisse) qui récapitule en détail l’ensemble des opérations de caisse de la journée.

Le saviez-vous ? La loi de Finances pour 2018 oblige tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA à être équipés d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel de caisse ou d’un système d’encaissement certifié, c’est-à-dire conformes aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données définies.

Comment se présente un brouillard de caisse ?

Le brouillard (ou livre de caisse) recense de façon détaillée, au jour le jour, les recettes et dépenses. Mais également :

  • La ventilation des recettes par taux de TVA et des sommes à déposer en banque ;

  • Le mode de paiement : espèces, chèques, cartes bancaires et ticket restaurant (Swile, Edenred), chèques déjeuner ;

  • Les apports personnels ;

  • Le détail de sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures ;

  • Le Ticket Z.

Le saviez-vous ? Si le restaurant enregistre peu de mouvements (ventes, dépenses) par jour, avec un taux de TVA unique, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse.

COMMENT FAIRE UN BROUILLARD DE CAISSE ?

Deux façons de procéder :

  • Manuellement, en enregistrant les opérations au fur et à mesure de leur arrivée, dans un brouillon (un tableau Excel par exemple). On brouillard de caisse journalier en PDF pour éviter l’exploitation des données une fois la clôture de caisse effectuée.

  • De façon automatique (recommandé) : en comptabilisant les opérations dans le logiciel de caisse, où elles seront ensuite traitées automatiquement. La plupart des caisses enregistreuses modernes incluent cette fonctionnalité. Il s’agit plus exactement d’un préenregistrement, en attente de validation par le gérant (ou la personne en charge).

DÉMATÉRIALISATION DES OPÉRATIONS COMPTABLES : LA RESTAURATION À L'ÈRE DIGITALE

La tenue impeccable de caisse au jour le jour est indispensable au bon fonctionnement des restaurants. C’est pour cela qu’il est plus que conseillé d’automatiser l’enregistrement des dépenses et des recettes dans le logiciel de caisse. La saisie manuelle est source de beaucoup d’erreurs en comptabilité, qui fausse les comptes et mettent à mal la trésorerie de l’établissement.

Dans la restauration, où le renouvellement des stocks dépend beaucoup de la gestion des factures fournisseurs, la mise à jour quotidienne de la comptabilité et la gestion de trésorerie sont indispensables.

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CHECKLIST
RESTAURATION : 4 CONSEILS POUR GÉRER SA TRÉSORERIE

Lorsqu’on dirige un restaurant, les imprévus sont monnaie courante. Les transactions sont nombreuses, chaque fournisseur à ses propres habitudes et/ou contraintes. La clé pour vous en sortir ? L’anticipation.

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Vous êtes gérant(e) de restaurant ? Pour maximiser la performance de votre activité, pensez à optimiser le Procure-to-Pay, c’est-à-dire le processus d’achat de l’établissement, qui va de la recherche des produits au paiement final. Dans un restaurant, cela se traduit par :

Les restaurateurs sont dangereusement occupés. Pour les aider dans leur activité, Libeo offre une interface simple et intuitive pour gérer et payer toutes leurs factures fournisseurs, comme en témoigne Capucine Frerejean, co-fondatrice des restaurants The Cali Sisters :

Cali Sisters

Capucine Frerejean, co-fondatrice des restaurants The Cali Sisters, parle de libeo

«Par rapport à l’avant Libeo, on a divisé par 3 le temps passé sur les factures fournisseurs pour la collecte, le paiement et l’analyse. Ça me permet de me concentrer sur le business - les futures implantations, la gestion des équipes, la trésorerie.»

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FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on faire un brouillard de caisse au format XLS ?

Le brouillard n’étant pas obligatoire en comptabilité, les commerçants et gérants d’établissements sont libres de choisir le format qui leur convient le mieux : à la main, sur Excel, en XLS, etc. Pourvu que le livre de caisse soit mis à jour quotidiennement et soigneusement enregistré, le format XLS peut très bien convenir. Cela étant dit, il est vivement conseillé d’opter pour un logiciel de caisse qui intègre cette fonction, pour faciliter les opérations comptables en évitant les erreurs de saisie.

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