Qu'est-ce que le brouillard de caisse en restauration ?

Qu'est-ce que le brouillard de caisse ?

On l’appelle aussi « brouillard comptable » ou « brouillard de saisie ». Cette expression imagée, un peu désuète, désigne le brouillon des opérations, annotées au fur et à mesure de leur arrivée, en attente de leur validation. Il existe un équivalent dans la gestion hôtelière : la main courante, un document comptable qui enregistre chaque jour les sommes à facturer par chambre pour chaque type de prestation (nuitée, petit-déjeuner, bar, etc.).

Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d’arrivée.

Dans la restauration, les gérants se servent du brouillard pour vérifier l’exactitude des données avant enregistrement dans les livres comptables officiels. Ce pré-enregistrement des données vise à pointer les éventuels écarts de caisse.

Le brouillard de caisse est un peu obsolète. De nos jours, les gérants de restaurants utilisent le ruban de la caisse enregistreuse pour avoir le détail des encaissements et décaissements de la journée. De plus, la plupart des restaurants sont aujourd’hui équipés d’un logiciel de caisse, qui enregistre le détail des commandes, des additions et des dépenses de l’établissement. Couplé à un logiciel de comptabilité, ce logiciel émet chaque jour un justificatif, le Ticket Z (ou Z de caisse) qui récapitule en détail l’ensemble des opérations de caisse de la journée.

Le saviez-vous ? La loi de Finances pour 2018 oblige tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA à être équipés d’une caisse enregistreuse, d’un logiciel de caisse ou d’un système d’encaissement certifié, c’est-à-dire conformes aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données définies.

Comment se présente un brouillard de caisse ?

Le brouillard (ou livre de caisse) recense de façon détaillée, au jour le jour, les recettes et dépenses. Mais également :

• La ventilation des recettes par taux de TVA et des sommes à déposer en banque ;
• Le mode de paiement : espèces, chèques, cartes bancaires et ticket restaurant (Swile, Edenred), chèques déjeuner ;
• Les apports personnels ;
• Le détail de sortie espèces : prélèvements personnels, paiements de factures ;
• Le Ticket Z.

Le saviez-vous ? Si le restaurant enregistre peu de mouvements (ventes, dépenses) par jour, avec un taux de TVA unique, le détail des recettes peut être inscrit directement sur l’agenda de caisse.

Comment faire un brouillard de caisse ?

Deux façons de procéder :

• Manuellement, en enregistrant les opérations au fur et à mesure de leur arrivée, dans un brouillon (un tableau Excel par exemple). On brouillard de caisse journalier en PDF pour éviter l’exploitation des données une fois la clôture de caisse effectuée.
• De façon automatique (recommandé) : en comptabilisant les opérations dans le logiciel de caisse, où elles seront ensuite traitées automatiquement. La plupart des caisses enregistreuses modernes incluent cette fonctionnalité. Il s’agit plus exactement d’un préenregistrement, en attente de validation par le gérant (ou la personne en charge).

La tenue de caisse à l'heure de l'automatisation

L'enregistrement automatisé des dépenses et des recettes est une nécessité pour les restaurants, car il permet d'assurer le bon fonctionnement de l'établissement. La saisie manuelle est à l'origine de nombreuses erreurs comptables qui faussent les comptes et nuisent à la trésorerie de l'établissement.

Dans la restauration, où la trésorerie et le renouvellement des stocks sont directement liés à la gestion des paiements des fournisseurs, l'automatisation du cycle d'achat est indispensable.

Vous êtes gérant(e) de restaurant ? Pour augmenter vos marges et gérez vos stocks, envisagez d'optimiser le Procure-to-Pay, c’est-à-dire le processus d’achat fournisseurs de la recherche des produits au paiement final.

Pour un restaurateur, il est recommandé de s’équiper d’une solution capable de couvrir l'intégralité du cycle d'achat : demande, commande, réception ou encore facturation de biens et de services. Dans la gestion quotidienne d'un restaurant, l'utilisation d'un système Procure-to-Pay automatisé se traduit par :

• La mise en place de flux de paiement automatisés ;
• La programmation des paiements à échéance (avec option de débit différé)
• La création de circuits d'approbation fournisseur mutil-séquences
• Un tableau de bord de suivi de trésorerie en temps réel pour aider au contrôle des dépenses
• La récupération automatique de factures
• La centralisation illimitée des factures fournisseurs

Pour répondre toujours mieux aux besoins de ses clients restaurateurs, hôteliers et autres professionnels de la restaurateurs, Libeo adapte ses fonctionnalités. Dernière nouveauté : l'association des factures avec leurs bons de commandes, pour centraliser et s’assurer que les factures correspondent parfaitement aux commandes.

Depuis leur espace Libeo, les restaurateurs peuvent retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande, et éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Foire aux questions

Peut-on faire un brouillard de caisse au format XLS ?

Le brouillard n’étant pas obligatoire en comptabilité, les commerçants et gérants d’établissements sont libres de choisir le format qui leur convient le mieux : à la main, sur Excel, en XLS, etc. Pourvu que le livre de caisse soit mis à jour quotidiennement et soigneusement enregistré, le format XLS peut très bien convenir.

Cela étant dit, la plupart de ces logiciels de caisse incluent cette option dans leurs fonctionnalités.

Comment faire la fin de caisse ?

La fin de caisse ou clôture de caisse est l'opération qui consiste, lors de la fermeture journalière de l'établissement, à "compter la caisse", c'est-à-dire à recenser les recettes et les dépenses de l’établissement, puis de les consigner dans le livre de caisse. La procédure de fin de caisse comporte 4 étapes :

• Rapprochement entre le solde théorique et le solde réel des opérations
• Calcul du montant total des recettes
• Consignation dans le livre de caisse
• Déclenchement de l’édition du Z de caisse sur le logiciel d’encaissement.

Qu'est-ce qu'une tenue de caisse ?

La tenue de caisse consiste à noter instantanément toutes les écritures liées au fonctionnement d'une entreprise, que ce soit les recettes ou les dépenses.

Quelle est la différence entre brouillard de caisse et journal de caisse ?

Le brouillard de caisse est une version provisoire du journal de caisse, avant l’inscription dans la comptabilité définitive.