Libeo, logiciel de gestion des factures en restauration

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Restaurateurs : gérez et payez vos factures avec Libeo

Êtes-vous propriétaire d'un restaurant, directeur d'une pizzeria ou gérant d'une brasserie ? Vous en avez assez de passer votre temps à gérer les factures, surtout quand vous avez tant d'autres choses à gérer ? Libeo vous aide à gérer l'ensemble du processus de gestion et de paiement des factures fournisseurs.

Alice Bled

Alice BLED • Libeo

Publié le | Mis à jour le

Restaurateurs, êtes-vous concernés par l'obligation de facturation électronique ?

Dès 2024, toutes les entreprises — quelle que soit leur taille — auront pour obligation de recevoir leurs factures de façon électronique à travers une plateforme de facturation électronique, publique ou privée (e-invoicing).

Elles devront aussi transmettre leurs données de paiement et de transactions à l’administration fiscale (e-reporting). Il s’agit des données de vente qui ne font pas l’objet d’une facture électronique : les factures de vente B2C, les factures d’export ou encore les Z de caisse. L’administration fiscale exploitera ces informations pour pré-remplir la déclaration de TVA.

En tant que restaurateur, vous êtes concernés par la réforme. Même si vous n’émettez pas de factures, vous devrez accepter les factures électroniques émises par vos fournisseurs et partenaires commerciaux Grandes Entreprises (première cible d’application de la réforme) à compter du 1er juillet 2024.

Par ailleurs, si vos fournisseurs sont des ETI, TPE-PME qui choisissent de passer à la facturation électronique avant la date butoir, vous devrez être en capacité de recevoir les factures sous ce format à ce moment.

Bon à savoir : si vous vendez exclusivement auprès d’une clientèle de particuliers (B2C) et émettez des tickets de caisse, vous n’êtes pas concernés par l’obligation de facturation électronique. Vous pourrez continuer à émettre des justificatifs papier à la demande du client. Mais vous restez soumis à l’obligation de transmission des données à l’administration fiscale.

Si vous utilisez un logiciel de caisse ou un Terminal Point de Vente, celui devra obligatoirement disposer d’une attestation ou certificat de conformité à la loi anti-fraude (obligatoire depuis janvier 2018).

Concrètement, ça veut dire quoi ?

Cela signifie que pour continuer à recevoir des factures de vos fournisseurs et, le cas échéant, envoyer des factures à vos clients, vous devrez utiliser une plateforme de facturation électronique certifiée. Cette plateforme peut être :

Les échanges de factures s’effectueront conformément au schéma en Y adopté par Bercy, dont voici une illustration :

Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) choisie(s). De même, pour l’émission de vos factures à vos clients, vous devrez utiliser les services d’une plateforme.

Concernant l’obligation de e-reporting, il se présente comme un rapport de synthèse de ventes à transmettre à votre plateforme de facturation électronique (PDP ou PPF).

Quelle plateforme choisir pour mes factures ?

Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix. Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une PDP distincte ou le portail public de facturation (PPF).

Là où le PPF assure un service minimum, les PDPs peuvent inclure des fonctionnalités métiers supplémentaires, qui peuvent s’avérer très utiles aux restaurateurs, comme la récupération automatique des factures, le rapprochement de la facture avec le bon de commande, l’automatisation des flux de paiement, etc.

Vous avez un expert-comptable ? N’hésitez à vous rapprocher de lui pour vous aiguiller dans votre choix.

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Soyez prêts avec Libeo

Les 3 défis de la gestion des factures dans la restauration

Le premier défi est qu'il n'existe pas de méthode standard de gestion des factures pour les restaurants. La plupart des restaurants ont leur propre façon de faire les choses, que ce soit avec un stylo et du papier, un tableau Excel ou une autre méthode.

Il est donc difficile de comparer le processus d'un restaurant à celui d'un autre et encore plus difficile pour les fournisseurs de savoir ce qu'ils peuvent attendre de chaque restaurant en matière de paiement des factures à temps.

Le deuxième défi est qu'un restaurant doit payer de nombreux types de factures différentes - services publics et loyer, charges sociales et primes d'assurance, coûts des aliments et fournitures - ainsi que de nombreux types de fournisseurs qui envoient des factures - opérateurs, fournisseurs d'énergie, d'accès à Internet, grossistes, équipements, produits d'accueil, prestations de services, etc.

Cette complexité crée plus de risques d'erreurs que si toutes les factures étaient d'un seul type ; les erreurs peuvent retarder le paiement ou entraîner des paiements excessifs, car personne ne sait exactement à quoi s'en tenir avant de vérifier les détails de chaque facture individuellement.

Le troisième défi est lié à la dispersion des documents comptables : les factures des fournisseurs, en particulier, arrivent par différents canaux, ce qui complique la gestion des factures et le suivi des approvisionnements.

Une plateforme intuitive et facile à utiliser

Libeo permet aux restaurants de gérer toutes leurs factures, à partir d'une seule plateforme centralisée. Vous pouvez suivre les paiements et les factures en temps réel, garder le contrôle de votre trésorerie, assurer la conformité de vos factures et les obligations en matière de TVA :

Vous n'avez pas besoin d'être comptable ou d'avoir une expérience préalable des logiciels de comptabilité. Avec Libeo, vous pouvez :

  • Gérer tous vos fournisseurs et contacts au sein d'une base sécurisée
  • Gérer et payer les factures de plusieurs restaurants à partir d'un seul compte
  • Suivre vos encaissements et décaissements en temps réel
  • Suivre les commandes et les paiements de chaque client ou fournisseur
  • S'assurer que votre restaurant est conforme à toutes les réglementations fiscales en matière de facturation électronique
  • Synchroniser vos comptes bancaires pour faciliter le rapprochement bancaire
  • Intégrer Libeo à votre logiciel de comptabilité pour automatiser les exports comptables

Schéma de l'environnement Libeo

Une gestion optimisée des fournisseurs

Fiches contacts par fournisseur

Pour chaque fournisseur importé dans Libeo, vous pouvez créer une fiche contact. Aussi appelé fiche fournisseur, ce fichier recense les informations rattachées à chaque partenaire commercial :

  • Ses coordonnées bancaires ;
  • Les préférences de paiement ;
  • Les date d'échéances par défauts
  • Les documents rattachés (contrats, factures, échanges, etc.) ;
  • L’historique des achats et des paiements ;

Vous pouvez également créer un fournisseur à partir d’un contact ou d’un document, ou ajouter une nouvelle fiche à partir d’un exemple existant. Avec Libeo, c’est très simple : une fois votre compte activité, il vous suffit, dans la rubrique « Contacts, » de cliquer sur "Importer mes fournisseurs" :

Association des bons de commande avec la facture correspondante

Pour vérifier les commandes des fournisseurs et s'assurer de payer exactement les quantités commandées, Libeo inclut une fonctionnalité de rapprochement des factures avec leurs bons de commande et vice versa. Lorsque vous importez une facture dans Libeo, retrouvez la commande correspondante et associez-les. C'est la meilleure façon de préparer vos paiements. Retrouvez-les ensuite dans la liste de vos factures à payer :

Notifications de paiement

Nous savons qu'il peut parfois être difficile de tout maîtriser, surtout lorsque vous avez plusieurs restaurants à gérer. Mais nous savons aussi qu'il est important que vos fournisseurs soient payés à temps (ou du moins qu'ils sachent quand ils doivent attendre leur paiement).

Une fois que vous avez payé une facture dans Libeo, la plateforme envoie automatiquement une notification par e-mail à votre fournisseur pour lui indiquer le paiement de la facture - qu'elle ait été payée en totalité ou partiellement :

Un traitement automatique des factures

Centralisation illimitée des factures

Libeo est l'un des meilleurs outils pour gérer les finances des restaurants. Il offre un large éventail de fonctionnalités qui vous permettent de gérer vos comptes et de payer vos factures en toute simplicité, à commencer par la collecte automatique des factures.

Cette fonction vous permet de récupérer automatiquement les factures de différents fournisseurs sans avoir à les saisiemanuellement - particulièrement utile si vous recevez des factures dans plusieurs formats (PDF, Word, Factur-X, facture scannée) et par plusieurs canaux (e-mails, courrier, sites fournisseurs, etc.).

Cela signifie que toutes les factures, tous les paiements et toutes les dépenses seront stockés en un seul endroit, ce qui vous permet de les suivre plus facilement et de vous assurer qu'ils sont payés à temps.

Cela vous permet également de visualiser toutes les factures de différents fournisseurs en une seule fois ou de créer des rapports personnalisés.

Comme Capucine, essayez Libeo et gagnez du temps au quotidien

Capucine Frerejean, co-fondatrice de The Cali Sisters, parle de libeo

«J’aime l’intégration automatique des factures récurrentes : ça permet de ne plus penser à ces dépenses qui reviennent chaque mois. Libeo va directement les “aspirer” sur le site correspondant et les comptabiliser sans intervention de ma part.»

Lire le témoignage complet

Saisie automatisée des factures

Nous connaissons tous le problème : un restaurateur doit saisir manuellement toutes les commandes, les paiements et les factures dans son logiciel de comptabilité. Cela prend non seulement beaucoup de temps, mais entraîne également des erreurs et des doubles saisies.

Pour faciliter la gestion de votre entreprise de restauration, automatisez la saisie de vos factures fournisseurs avec la reconnaissance automatique des caractères (OCR). Cette technologie détecte et retranscrit les informations contenues dans au document au format électronique :

Chaque facture importée dans Libeo est contrôlée par OCR et peut être mise en attente d'approbation en cas de doute sur son contenu. Cette étape précède le paiement, s'assure que les factures traitées sont conformes à la législation et ne contiennent aucune erreur.

Circuits de validation et règles d'automatisation

En tant que restaurateurs, vous avez déjà beaucoup à faire. Vous devez gérer votre personnel, surveiller vos comptes et vous assurer que vous commandez la bonne quantité de nourriture pour la journée.

Mais lorsqu'il s'agit de payer vos factures, vous n'avez pas droit à l'erreur.

Pour sécuriser vos paiements et votre cycle fournisseur, définissez des circuits de validation et des règles d'approbation pour vos factures.

Ces circuits consistent en un ensemble d'étape de validation et de contrôle, entre la réception de la facture et son paiement final. Chaque étape est documentée, ce qui permet de reconstituer le fil d'activité de la facture et de renforcer le contrôle des dépenses :

Depuis votre espace Libeo, vous pouvez demander une approbation de la dépense par la personne responsable de l’achat.

Lors du contrôle de la facture, saisissez l’email de la personne en charge de l’approbation de la dépense et cliquez sur le bouton “Demander une approbation”.

La gestion des approvisionnements étant la clé de voûte de la réussite d'un restaurant, Libeo vous donne la possibilité d’inviter des utilisateurs et de gérer leurs droits sur la plateforme :

  • Contrôleur : le contrôleur peut ajouter, contrôler et valider une facture. Il peut effectuer une demande de paiement mais il ne pourra pas déclencher celui-ci sans la validation d’un payeur.
  • Payeur : le payeur a les mêmes droits que le contrôleur, mais il peut effectuer un paiement et valider ou refuser une demande de paiement.

La gestion des droits d'équipe permet d'attribuer à chaque employé(e) de votre établissement des accès selon sa fonction (manager, économe, gestionnaire de stock, chef d'équipe, gérant, etc.). Une façon de s'assurer qu'aucune facture n'est payée en retard ou en double.

Des solutions de paiement flexibles et sécurisées

Une grande majorité de restaurants échouent au cours de la première année en raison d'une mauvaise gestion de la trésorerie. Dans la restauration, de nombreuses factures sont mensuelles et certaines sont dues chaque semaine, voire chaque jour. Il est souvent difficile de suivre ces paiements et de les équilibrer avec votre trésorerie.

Pour s'adapter aux besoins de chaque restaurateur, Libeo propose plusieurs options de paiement :

Pour les paiements récurrents avec vos fournisseurs, vous pouvez définir des règles d'automatisation pour le contrôle, l'approbation, le paiement et la comptabilisation des factures. Cela vous permet de gagner du temps sur vos paiements les plus réguliers.

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Gérant de restaurants multi-sites : l'imputation analytique par site

Le secteur de la restauration une gestion attentive et une analyse détaillée de tous les types de dépenses : loyer, personnel, coût des matières premières, etc.

Les propriétaires qui gèrent plusieurs restaurants ont besoin d'une vue par poste de dépense. Il peut s'agir d'un établissement, d'un produit, d'une catégorie de coût (matières premières, boissons, mobilier, etc.) ou d'un département (fournisseurs, RH, marketing, juridique, etc.). Cette répartition analytique est possible dans Libeo grâce au plan comptable et aux axes analytiques.

À partir du plan comptable, vous pouvez utiliser des axes analytiques pour segmenter vos données selon d'autres critères tels que la localisation sur le site (accueil, salle, cuisine, cave, gîte, etc.), le restaurant, les catégories de dépenses ou encore le département.

Vous pouvez spécifier les différents types de coûts engagés dans votre établissement et mieux comprendre leur rentabilité :

L'allocation analytique aide à la prise de décision stratégique et à une meilleure gestion des coûts : en analysant les factures des fournisseurs par poste de dépense, les gestionnaires de restaurants peuvent optimiser leur stratégie d'achat.

Par exemple, certains restaurants vont optimiser les coûts matières en concentrant leurs achats sur les produits les plus rentables. D'autres vont chercher à augmenter le ticket moyen ou le nombre de couverts. Enfin, certains restaurants vont chercher à adapter leur carte selon la saisonnalité.

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