Quelles sont les étapes de validation des factures ?

Le contrôle des factures fournisseurs

Le contrôle des factures fournisseurs consiste à vérifier l'exactitude de toutes les factures fournisseurs. Il s'agit notamment de vérifier que les détails de la facture (la quantité, la description, le prix et le montant total) sont conformes au bon de commande et qu'aucune facture n'a été émise en double avant de les envoyer au service financier pour paiement.

Le processus de vérification des factures fournisseurs commence dès la réception de la facture du fournisseur. Le numéro de la facture, la date d'émission et le montant sont comparés à ceux figurant sur le bon de commande.

S'il y a concordance, la facture est approuvée pour paiement. S'il n'y a pas de concordance, une enquête plus approfondie est menée pour déterminer s'il s'agit d'une erreur ou d'une fraude. Dans ce cas, des contrôles supplémentaires peuvent être effectués, par exemple :

• Vérifier si d'autres factures ont été reçues pour ce numéro de commande.
• Vérifier si d'autres fournisseurs ont émis une facture pour ce numéro de commande.

Ce mécanisme de contrôle rend toute modification de la facture impossible et lui confère un caractère définitif. Il faut donc s’assurer que toutes les informations soient correctes avant de la valider et de la rendre définitive.

Qui contrôle les factures ?

Le contrôle interne des factures fournisseurs est généralement assuré par la fonction comptable ou la fonction Achats. Dans les grandes organisations, le contrôle des factures peut être assuré par :

• L'agent de facturation
• L'expert-comptable
• Le chargé de facturation
• Le gestionnaire au bureau facturier
• Le responsable des factures
• Le comptable fournisseur

Dans les petites structures, c'est souvent le chef d'entreprise ou son expert-comptable qui endossent cette responsabilité...

Le processus de validation des factures fournisseurs

Le processus de contrôle des factures fournisseurs comporte généralement 5 étapes :

1. La vérification des mentions obligatoires
2. Le rapprochement avec le bon de commande
3. La préparation du paiement
4. L'approbation du paiement
5. L'archivage sécurisé

Pour renforcer le contrôle des factures fournisseurs, il faut prévoir une séparation des fonctions entre la saisie des écritures et l’ordre de paiement. Autrement dit, la personne qui approuve la facture n'est pas la même que celle qui approuve le paiement.

1. La vérification des mentions obligatoires

Avant de payer une facture, la première étape consiste à la contrôler, pour s'assurer qu'elle comporte bien toutes les mentions obligatoires :

• La date d'émission ;
• La date d'échéance ;
• Le numéro de la facture ;
• Les coordonnées du vendeur et celles du client ;
• L’indication du service ou du bien fourni ainsi que leurs montants ;
• La somme totale à payer ;
• Le taux de TVA ;
• Le délai de paiement à respecter et les pénalités de retard.

Si l’une ou l’autre des mentions obligatoires ne figurent pas sur la facture, celle-ci est déclarée non conforme. Dans ce cas, il faut contacter le fournisseur pour qu’il la réédite.

2. Le rapprochement avec le bon de commande

À réception, la facture est comparée au bon de commande pour s’assurer de son authenticité et vérifier que les produits, les quantités et le prix facturé sont bien correspondent bien à ceux de la commande. On vérifie également que les conditions de vente (délai de règlement, réductions éventuelles) ont bien été respectées.

Cette étape de contrôle sert aussi à détecter les éventuels doublons de facture.

Toutes les mentions obligatoires figurent sur la facture ? Si elle est conforme, la mention « bon à payer » doit y être apposée.

3. La préparation du paiement

Dès la facture enregistrée, elle doit être validée pour pouvoir procéder au paiement. Attention, car une facture validée rend impossible toute modification. Il faut donc s’assurer qu’elle ne comporte aucune erreur avant de la transmettre à la comptabilité.

Bon à savoir : En plus de faciliter le traitement comptable, les solutions de pré-comptabilité optimisent le suivi des factures en leur attribuant des statuts : à contrôler, à payer, en cours de paiement, en attente d'approbation, payées, etc.

4. Le paiement

La facture est prise en compte par le service comptable au jour du règlement. Le mode de règlement est établi en amont de la prestation entre l’entreprise et le fournisseur. Il peut s’effectuer par virement bancaire, par chèque, en espèces ou par le biais d’un service de paiement en ligne (PayPal).

5. L'archivage

Le cycle de vie d'une facture ne s'arrête pas avec le paiement. L'entreprise doit aussi veiller à les archiver dans les normes de conservation établies par la législation. On entend par là établir un archivage à valeur probante. En cas de contrôle fiscal ou d'audit interne, l'entreprise doit être à même de produire n'importe quel justificatif ou document comptable ayant moins de 10 ans.

La validation des factures électroniques

La généralisation de la facture électronique va modifier en profondeur les procédures de contrôle et de validation des factures fournisseurs. Notamment avec l'arrivée sur la chaîne de facturation de nouveaux acteurs :

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
• Les Opérateurs de dématérialisation (OD)

Avec chacun des rôles et des relations différents, ces différents acteurs définissent le nouvel écosystème de la facture électronique. Ils ont pour mission :

• Transmettre les factures électroniques, sous format structuré, aux plateformes de leurs destinataires ;
• Recevoir les factures et les mettre à disposition de leurs destinataires ;
• Extraire et transmettre les données obligatoires des factures à l’administration ;
• Recevoir, contrôler et transmettre à l’administration les données de e-reporting (transaction et paiement) ;
• Effectuer des contrôles de conformité sur les factures et les données de transaction avant transmission ;
• Gérer les statuts de traitement des factures électroniques ;
• Fournir les informations nécessaires à la mise à jour de l’annuaire.

La validation des factures fournisseurs suit un flux de cycle de vie bien défini et automatisé. Ce flux de cycle de vie permet à chacun des acteurs impliqués (fournisseurs, acheteurs, PDP, PPF et administration fiscale) de suivre le statut d’avancement des factures dans le circuit de facturation, du dépôt de la facture jusqu’à son encaissement :

Libeo, la solution de validation des factures fournisseurs

Avec une hausse des retards de paiement chaque année, et un délai de paiement de plus en plus espacé, la récupération des pièces comptables de manière sécurisée et automatisée est aussi un vrai enjeu pour eux. La gestion des factures fournisseurs automautomatisée et sécurisée devient cruciale. De même que la mise en place de circuits de validation avancés et transversaux.

L'automatisation de la comptabilité apparaît comme une réponse adéquate aux enjeux des experts-comptables, CEOs et DAFs modernes. Surtout dans les organisations qui utilisent une comptabilité analytique. ou qui traitent une volumétrie de factures très élevée.

Voici, schématisé, le circuit d'approbation d'une facture fournisseur dans Libeo, de l'import sur la plateforme jusqu'à l'archivage dans le système de l'entreprise :

Automatiser la récupération des pièces comptables

Les solutions d'automatisation comptable importent et centralisent les factures au sein d'une plateforme unique. Les différentes solutions de collecte récupèrent les factures où qu'elles soient :

• Boîtes mails
• Sites fournisseurs
• Fichiers stockés sur ordinateur
• Pièces jointes
• Factures papier

De cette façon, un même point d’entrée pour l'ensemble du workflow de validation des factures qui facilite ce processus.

Définir des règles d'automatisation

Mais surtout, elles permettent de définir des règles d'automatisation. Ces instructions indiquent au logiciel de pré-comptablité comment réagir à réception des factures en fonction :

• Du fournisseur
• Du montant TTC
• De la catégorie

Voici quelques exemples de règles d'automatisation :

• Si la facture à régler provient de (Fournisseur) alors la date d'échéance de la facture est fixée à (Nombre de jours) jours après de fin de décade.
• Si la facture à régler provient (Fournisseur), alors le compte comptable à débiter / créditer est le compte (Numéro de compte).
• Si la facture à régler provient de (Fournisseur), alors les catégories sont (Catégories)
• Si la facture à régler a un montant TTC supérieur à (Montant TTC) €, alors l'approbateur est (Identité de l'approbateur).

En définissant des règles, c'est l'ensemble du processus de validation des factures qui est optimisé. Les paiements récurrents sont automatisés et les équipes peuvent envoyer des demandes d'approbation lors du contrôle et du paiement des factures.